Jakie akty prawne zmieniła ustawa skracająca okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszły w życie istotne zmiany w kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją spowodowała wprowadzenie zmian w kilku aktach prawnych.
Jakie akty prawne zmieniła ustawa skracająca okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszły w życie istotne zmiany w kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją spowodowała wprowadzenie zmian w kilku aktach prawnych.
Konsekwentnie, aby możliwe było stosowanie przepisów wprowadzających skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, nowelizacji uległa ustawa z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach tj. tzw. ustawa o archiwizacji , a także ustawa z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa z 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Szczególnie doniosłe zmiany dotyczą nowelizacji tych dwóch ostatnich ustaw. Wprowadzono pojęcie raportu informacyjnego (ZUS RIA), dzięki któremu będą przekazywane informacje niezbędne do przyznania i ustalenia wysokości świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz świadczeń finansowanych z budżetu państwa za okres przypadający przed dniem wejścia w życie ustawy. Informacje przekazane do ZUS mają zostać zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego.
Zakres danych przekazywanych w tym raporcie został określony w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ponadto przepis art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach w nowym brzmieniu od 1 stycznia 2019 roku reguluje zasadę 10 letniego okresu przechowywania list płac, kart wynagrodzeń i innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego.
Zasada ta będzie stosowana wobec osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Jak również odpowiednio do osób zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, za które został złożony raport. Jeżeli raport ten nie został złożony dokumenty będą przechowywane przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego stosunku pracy u danego płatnika.
Podsumowując warto zaznaczyć, iż w związku ze zmianą ustawy dotyczącej skrócenia okresu przechowywania akt osobowych znowelizowany został również kodeks pracy. Ponadto z dniem 1 stycznia 2019 roku zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10. 12. 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
