Komu i jak delegować obowiązki?

 

Zazwyczaj delegowanie obowiązków kojarzy się z sytuacją, kiedy wciskamy komuś swoje zadania i czekamy, że wszystkie sprawy się wyjaśnią, czyli pewnego rodzaju „zrzucanie z siebie ciężaru” i przerzucanie go na inną osobę.

Jednak w rzeczywistości delegowanie obowiązków nie na tym polega, a jego funkcją jest odpowiednie rozłożenie pracy na kilka osób, w celu przyspieszenia i zoptymalizowania czasu realizacji danego procesu.

Przekazanie zadania ma dwa podstawowe wymiary. Pierwszy z nich to jednorazowe przekazanie obowiązku, zadania do realizacji. Po wykonaniu danej czynności czy przeprowadzenia akcji, kolejna podobna sytuacja będzie musiała zostać zaanonsowana.

Należy tu podkreślić, że zadanie zostaje w rękach przełożonego. Drugim rodzajem jest trwałe oddelegowanie obowiązków. Pracownik, któremu się zleca pakiet obowiązków do wykonania, jest za nie odpowiedzialny przez cały czas, aż do momentu odwołania go przez przełożonego. Pracownik nie musi konsultować w tym przypadku wszystkiego z przełożonym, bo to on sam będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie procesu od początku do końca.

Jednak nawet w przypadku trwałego przeniesienia obowiązków na inną osobę, to manager jest odpowiedzialny za kontrolę wykonywanych zadań, koordynacja – w przypadku gdy różne działania różnych osób mają jeden wspólny cel, a także bieżące doradzanie i wyjaśnianie sytuacji problemowych, gdy pracownik z danym zadaniem sobie nie radzi czy ma jakiekolwiek wątpliwości, które mogłyby negatywnie wpłynąć na realizację procesu.

Funkcją managera jest także analiza postępów i ewaluacja zakończonych procesów. Ocena końcowa ma ogromne znaczenie, a jeżeli pracownik dobrze wywiązuje się z powierzanych mu zadań, warto go docenić i wyrazić to w wybrany sposób, by podtrzymać jego motywację do dalszego działania w przyszłości.

Delegowanie obowiązków wymaga od managera zaangażowania i poznania umiejętności każdego pracownika. To właśnie dobór odpowiedniej osoby do danego zadania ma kluczowe znaczenie. Oczywistym wydaje się, że jeżeli oddelegujemy do jakiegoś zadania osobę, która nie ma predyspozycji w danym zakresie, to nie otrzymamy satysfakcjonującego rezultatu.