Zarządzanie czasem w firmie

 
Zarządzanie czasem w firmie

Zarządzanie czasem to niezwykle trudna umiejętność, która ma ogromny wpływ na naszą pracę. Znajomość odpowiednich technik może znacząco wpłynąć na naszą wydajność. Jest to szczególnie ważne wśród przedsiębiorców, kierowników i menedżerów. Wdrożenie systemów zarządzania czasem to klucz do odpowiedniej organizacji w firmie.

Ustalanie priorytetów

Prawdopodobnie najważniejszą częścią zarządzania naszym czasem jest odpowiednie ustalanie priorytetów i zadań, któe wymagają natychmiastowej realizacji. Najważniejszą i najbardziej popularną techniką podziału obowiązków jest Matryca Eisenhowera (tzw. Matryca Priorytetów).

Według niej dzielimy wszystkie czekające na nas zadania na cztery grupy:

1. Zadania ważne i pilne – wszelkie obowiązki, które powinny zostać wykonane jak najszybciej. Od realizacji tych zadań może zależeć nasz sukces w spotkaniu biznesowym czy sprzedaży. Może to być dokończenie ważnej prezentacji, której zbliża się termin wygłoszenia czy organizacja codziennej odprawy dla zespołu pracowniczego.
2. Zadania ważne i niepilne – sprawy, które są ważne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak na których załatwienie mamy jeszcze trochę czasu. Przykładem może być wysyłka dokumentów do instytucji państwowych, której termin mija dopiero za kilkanaście dni.
3. Zadania nieważne i pilne – obowiązki, które powinny być wykonane w krótkim czasie, jednak ich przełożenie nie spowoduje dotkliwych konsekwencji. To grupa zadań, której ustalenie sprawia najwięcej problemów. Ich realizacja może ułatwić nam pracę, jednak możemy je odsunąć maksymalnie w czasie i wykonać w wolnej chwili lub zlecić zewnętrznej firmie. Może to być zmiana kolorystyki na stronie firmowej lub segregacja dokumentów.
4. Zadania nieważne i niepilne – są to wszelkie rzeczy, którymi zajmujemy się w wolnej chwili w pracy, a które nie przynoszą większego pożytku. Do tej grupy zaliczymy więc zarówno wszelkie czynności o osobistym charakterze (np. rozmowy prywatne), jak i realizacja obowiązków firmowych, które jednak nie przynoszą żadnych korzyści - np. dodatkowe czynności porządkowe, jeśli mamy zatrudnioną firmę sprzątającą.

Zarządzanie czasem w praktyce

Optymalizację czasu pracy wyznacza Reguła Pareto, która mówi o ilości wykorzystanych zasobów, które generują konkretne zyski. W przypadku zarządzania czasem często mówi się o proporcjach 80/20 – 80% wszystkich wypracowanych zysków generowana jest podczas 20% czasu pracy. Oczywiście, proporcje te mogą być zależne w zależności od zaangażowania pracowników, branży, charakteru działalności czy nawet tak błahych (lub przynajmniej trudnych do zauważenia) zależności jak pogoda czy nastroje społeczne. Niektóre szkolenia dla firm kompleksowo przedstawiają czynniki, które mogą wpływać na optymalizację czasu pracy. Jeśli zdecydujemy się na dobre szkolenie zarządzanie czasem w naszej firmie może stanąć na zupełnie innym poziomie, dzięki czemu wykorzystamy potencjał firmy w stu procentach. Do tego wykorzystywać możemy techniki zarządzania czasem krótkoterminowego – np. technikę Pomodoro, która polega na organizacji krótkich sesji pracy (np. 20, 30, 45 minut), podczas której skupiamy się tylko na wykonaniu konkretnego zadania oraz po której następuje kilkanaście minut odpoczynku.

Organizacja naszego czasu pracy tak, by był on jak najbardziej efektywny, jest wyjątkowo trudnym zadaniem. Branżowe szkolenia otwarte oraz warsztaty organizowane przez firmy edukacyjne mogą znacząco podnieść naszą świadomość tego, w jak dużym stopniu marnujemy swój czas i potencjał przedsiębiorstwa. Kluczem do sukcesu jest nauczenie się w jaki sposób możemy dzielić zadania (m. in. dzięki macierzy Eisenhowera czy metodzie ABC). Dużą rolę odgrywa również umiejętność delegowania zadań w taki sposób, by ich realizacja była najbardziej wydajna (wykorzystanie potencjału pracowników, ocena kosztów i zysków skorzystania z usług firmy zewnętrznej). Połączenie tych dwóch elementów sprawi, że nasza organizacja znacząco wzrośnie oraz zoptymalizujemy czas wykonywania konkretnych obowiązków z zachowaniem najwyższej wydajności.