Praca w zespole rozproszonym

Wirtualna współpraca to jedna z tzw. kompetencji przyszłości, czyli kluczowych umiejętności na rynku pracy.  Ośmiu na dziesięciu specjalistów globalnych firm pracuje dziś w zdalnych zespołach. Elastyczne formy zatrudnienia przy rekrutacji oferuje ponad 60 proc. firm na całym świecie. Wkrótce taka praca stanie się standardem w wielu branżach.

17 września 2019
zdjęcie - Praca w zespole rozproszonym


Praca w zespole rozproszonym


Jak osiągać dobre rezultaty w zespole rozproszonym?

Praca z zespołem rozproszonym ma jednak swoją unikalną specyfikę i wymaga zmiany sposobu myślenia i działania.

Wielu managerów ma wątpliwości, co do rzeczywistej efektywności wirtualnych zespołów i obawia się wyzwań, jakie niesie za sobą praca zdalna i zarządzanie rozproszonym zespołem - szczególnie jeśli chodzi o kontrolę efektów i zaufanie.

Doświadczenie zdobyte w biurze nie zawsze znajduje zastosowanie w zarządzaniu pracownikami, z którymi kontakt face to face jest ograniczony.

Zespoły rozproszone złożone są z pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach i czasem równych strefach czasowych.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Zapraszamy na zarządzanie projektami szkolenie. Na szkoleniu dowiesz się m. in.: jak opracować plan projektu? Jak zarządzić czasem i jakością w projekcie? Jak zadbać o przepływ informacji? Jakie są dobre praktyki w zarządzaniu projektami?


Powiązane z tym tematem: szkolenie zarządzanie zespołem pracowniczym, Prince2, szkolenia miękkie Warszawa.

Mogą być złożone z pracowników, którzy:

  • większość czasu spędzają poza centralą, np. handlowcy, informatycy, ludzie pracujący z domu
  • pochodzą z różnych organizacji albo odległych działów tej samej organizacji
  • są członkami zespołu sieciowego, który w określonym czasie pracuje projektowo
  • pracują w siedzibie klienta

Stają one przed większymi wyzwaniami związanymi z wydajnością niż ich realne odpowiedniki. Brak bezpośredniego kontaktu z pracownikami może stanowić przeszkodę dla komunikacji, współpracy, budowania relacji i wzajemnego dzielenia się wiedzą, dlatego tak ważne jest stworzenie odpowiednich warunków pracy takiego zespołu.

Co praca zdalna oznacza dla firmy?

  • niższe koszty: nie trzeba utrzymywać biura a w przypadku zatrudniania pracownika z odległej lokalizacji ponosić kosztów relokacji jego i jego rodziny czy kosztów dojazdu do miejsca pracy
  • możliwość wyboru najlepiej wykwalifikowanych pracowników z całego świata
  • szansę na przyciągnięcie młodych pracowników i zmniejszenie rotacji wśród obecnych pracowników - pokolenie Millenialsów bardzo ceni sobie work-life balance a wśród ich priorytetów znajduje się bliskość miejsca zatrudnienia od domu, niezależny styl pracy i elastyczny grafik
  • źródło pozapłacowej motywacji pracowników - 28% pracowników wyżej ocenia taki pozapłacowy bonus niż np. dodatkowe płatne wakacje
  • możliwość rozwijania biznesu w bardziej przystępnych lokalizacjach
  • skrócenie czasu realizacji zadań i większą wydajność zespołu
  • innowacyjność wynikającą z różnorodności pracowników
  • dostępność pracy dla osób niepełnosprawnych
  • możliwość pracy zmianowej pozwalającej na rozwijanie produktu przez 24 godziny na dobę,
  • szybkie reagowanie na awarie systemowe
  • międzynarodowe środowisko pracy
  • ograniczenie zanieczyszczeń środowiskowych związane z redukcją transportu pracowników.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Przeszkoliliśmy ponad 50 tys. osób na stanowiskach menedżerskich. Realizujemy szkolenia stacjonarne otwarte, szkolenia zamknięte oraz szkolenia menedżerskie online.


Zapoznaj się z naszymi szkoleniami menadżerskimi.

80% menadżerów twierdzi, że elastyczne opcje pracy pomagają zatrzymać najzdolniejszą kadrę
64% firm oferuje taką formę pracy podczas rekrutacji
58% uważa, że dostępność elastycznych form pracy zwiększa satysfakcję pracowników
91% jest zdania, że elastyczne przestrzenie robocze zwiększają produktywność pracowników podczas podróży służbowych
85% firm wprowadziło lub planuje wdrożyć elastyczną politykę dotyczącą pracy.
(badanie IWG z 2018 r. na 15 tys. respondentów z 80 krajów)

Jak efektywnie zarządzać rozproszonym zespołem

decyzję o wzięciu udziału w projektach wymagających pracy zdalnej pracownicy i menedżerowie muszą być na to odpowiednio przygotowani.

Rekrutacja do zespołu rozproszonego
Nie wszyscy potrafią pracować poza biurem. Pożądane cechy pracownika zdalnego to samodyscyplina i dobre zarządzanie czasem. Bardzo ważna jest też umiejętność komunikowania się na piśmie. To jednak nie wystarczy, by zespół pracował efektywnie.

Na relacje i motywację członków zespołu wpływa bariera przestrzeni i czasu, dlatego tak ważne jest ustalenie zasad pracy i sposobów komunikacji.

Zbudowanie zespołu
W zespole tradycyjnym relacje mają charakter nie tylko zawodowy. Znacznie trudniej identyfikować się z zespołem podczas pracy z domu. Warto zadbać o możliwość spotkań face-to-face i wygospodarować przestrzeń na aktywności niezwiązane z pracą podczas codziennej realizacji zadań - np. rozmowy o hobby.

Możliwe jest tu wykorzystanie narzędzi programowych do współpracy zespołowej, takich jak Slack, w których pracownicy mogą swobodnie rozmawiać na różne tematy.
Jeśli tylko część pracowników pracuje w zespole zdalnym, niezwykle ważne jest zapewnienie im wszelkich benefitów dostępnych dla reszty zespołu, jak bilety do kina czy karnety do siłowni.

Czytelne zasady
W związku z ryzykiem niezrozumienia, poczuciem izolacji i ograniczoną możliwością kontroli kluczowe jest poinformowanie zespołu, jakie wyniki są dla nas ważne i w jaki sposób będą nagradzani za osiągnięcia. Wszystkie zasady muszą być spisane i dostępne.

Organizacja pracy
Ze względu na ograniczenia komunikacyjne w zespole rozproszonym nie można pozostawiać zbyt wiele przestrzeni na dowolność i pozwalać, by pracownicy sami podzielili się zadaniami lub ustalili kolejność i priorytety spontanicznie.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Wybierz nasze webinary i szkolenia online

  • Brak ograniczeń geograficznych i lokalizacyjnych
  • Duża wartość szkoleniowo-merytoryczna
  • Pełna interaktywność
  • Popularne technologie: Microsoft Teams, Google Meet, Webex, Zoom, Clickmeeting

Zobacz nasze szkolenia online dla handlowców, szkolenia online menadżerskie czy szkolenia online z efektywności osobistej. Zapraszamy!

Ryzykujemy wtedy, że informacja nie dotrze do każdego. Ważne jest, by ustalić:

  • czas potrzebny na planowanie działań i realizację zaplanowanych celów - można go planować w perspektywie tygodniowej lub miesięcznej, w zależności od specyfiki firmy,
  • priorytety w realizacji celów szczegółowych, kolejnych zadań, kryteriów oceny i znaczenia zadań,
  • harmonogram realizacji zadań nadrzędnych i szczegółowych (pamiętając, że 10–15% strat czasu jest związana z wykorzystaniem technologii informacyjnej),
  • sposoby raportowania o zakończeniu zadania, szczególnym osiągnięciu lub niepowodzeniu i barierach
  • sposób przechowywania wiedzy zgromadzonej w czasie realizacji zadania i dostępu do niej przez członków zespołu i dalszego udostępniania informacji,
  • sposób reagowania na konflikty,
  • proces i sposób zatwierdzania decyzji.

Narzędzia do pracy zespołowej
Zespoły geograficznie i / lub czasowo rozproszone istnieją wyłącznie dzięki komunikacji i wymianie informacji. Dlatego kluczową rolę ogrywa technologia, jaką wykorzystuje się do pracy. Jest najczęściej jedynym dostępnym rozwiązaniem, jednak utrudnia rozwiązywanie konfliktów, blokuje sprzężenie zwrotne i może opóźniać realizację zadań.

Narzędzia współpracy mają znaczenie także dla podtrzymywania kontaktu i transparentności pracy zespołu. Ich zaletą jest to, że odpowiednio wykorzystane pozwalają uniknąć mikro-zarządzania, które z kolei może osłabiać zaufanie w zespole.

Dlatego optymalne wykorzystanie narzędzi to klucz do sukcesu. Ważne jest, by ustalić i spisać z zespołem zasady pracy oraz przyjęte narzędzia pracy i komunikacji (np. co wysyłamy mailem, co udostępniamy na dysku), z jakiej aplikacji do pracy zespołowej i zarządzania projektem korzystamy (np. Jiro, Trello, Asana idt), w jakich sytuacjach pracownicy mogą bombardować przełożonego wiadomościami prywatnymi na czacie itd.

Pomimo liczby dostępnych narzędzi do pracy w zespole rozproszonym taka komunikacja ma pewne ograniczenia.

Dlatego warto przestrzegać pewnych zasad:

  • ograniczaj komunikację tekstową (mail i czat). Bywa zawodna i nie ma nad nią kontroli,
  • regularnie organizuj spotkania wideo, jednak wcześniej zastanów się, czy zwoływanie całego zespołu jest konieczne,
  • starannie planuj agendę spotkań wideo, by służyły do podejmowania dalszych decyzji a nie dyskusjom nad problemem,
  • dokumentuj każde spotkanie wirtualne - to pomoże innym zacząć od miejsca, w którym ktoś inny skończył i pozwoli im zrozumieć przyczyny decyzji, jeśli nie było ich przy tym gdy zapadła,
  • zadbaj o spotkania twarzą w twarz - w miarę możliwości organizuj spotkania, które posłużą integracji zespołu,
  • zadbaj o możliwość dania każdemu pracownikowi feedbacku,
  • pozwól członkom zespołu wybrać narzędzia do komunikacji,
  • pamiętaj że na styl komunikacji mają wpływ różnice kulturowe, więc w międzynarodowych zespołach przyda się trening międzykulturowy.

Kontrola wyników

Wielu menedżerów obawia się, że zdalny zespół, pozbawiony kontroli nie będzie wydajny.

Tak nie będzie, jeśli:

  • zadbamy od początku o szczegółowe sprecyzowanie celów i oczekiwań a następnie zaplanujemy pracę zespołu, dostosowując narzędzia komunikacji do realizowanych celów i działań zespołu
  • zadbamy o sprawdzanie statusu realizacji zadań. Można to zrobić wprowadzając zasadę codziennych "spotkań projektowych" i raportowania na początek lub koniec dnia statusu wykonanych zadań. Może się to odbywać za pomocą wiadomości tekstowych lub krótkiej telekonferencji. Dodatkowo w wizualizacji może pomóc np. Tablica Kanban
  • będziemy często rozmawiać z pracownikiem zdalnym - możliwie często bezpośrednie, a w razie konieczności poprzez wideo
  • wykorzystamy aplikacje do wirtualnej pracy zespołowej, dające możliwość kontroli postępu prac bez poczucia nadmiernej kontroli
  • będziemy organizować efektywne wirtualne spotkania
  • będziemy w miarę możliwości organizować spotkania face to face
  • będziemy dokumentować zapadające decyzje

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!

ZOBACZ NAJCIEKAWSZE ARTYKUŁY

z naszej strefy wiedzy

Zarządzanie grupą pracowników, gdzie kłótnie i niedopowiedzenia występują na porządku dziennym to zupełna norma. To tak jak w przypadku dysfunkcyjnej rodziny, a może nawet gorzej, ponieważ to właśnie z naszą dysfunkcyjną „rodziną” w pracy spędzamy większość naszego czasu – co najmniej 40 godzin tygodniowo.

„Dlaczego” Simona Sineka ma na celu pobudzać ludzi do robienia tego, co ich inspiruje, aby wszyscy razem mogli zmieniać świat. Sinek mówi, pisze, uczy, doradza i tworzy produkty, aby rozpowszechnić ten przekaz.

W powieści „Man’s Search for Meaning (Człowiek szukający sensu)”, Viktor Frankl wspomina iż osoby które najlepiej zarządzały swoim życiem w obozie, potrafiły też w idealny sposób kontrolować swoje zachowanie i uczucia.  Frankl wiedział że nawet w najgorszych możliwych warunkach, człowiek może przetrwać jeśli jest odporny psychicznie i posiada odpowiednie nastawienie.

Sfera zawodowa jest obszarem niezwykle konfliktogennym. To miejsce, gdzie ścierają się interesy i osobiste ambicje, a rywalizacja jest codziennością. A wszystko to rodzi poważne tarcia i antagonizmy. Konflikty w pracy mogą powstawać w wielu konfiguracjach. I może być w nie zamieszane wiele osób.

Genchi Genbutsu oznacza konieczność osobistego zweryfikowania wszystkich faktów dotyczących danego problemu. Zasada Genchi Genbutsu to jeden z najważniejszych elementów kultury pracy w japońskich firmach.

ZOBACZ LOSOWE ARTYKUŁY Z NASZEJ STREFY WIEDZY

Okno Johari to psychologiczne narzędzie, które pozwala poznać siebie i swoje relacje z otoczeniem. Wyznacza ono cztery obszary, które obrazują poziom samoświadomości jednostki i jej relacje z innymi ludźmi. Okno Johari stosuje się do wzmacniania komunikacji w pracy, budowania zespołów i rozwoju osobistego.

Odchodząc na emeryturę w 2015 roku, wieloletni prezes Cisco – John Chambers, na jednej z branżowych konferencji, powiedział: „40% firm, których przedstawiciele są w tej sali, niestety przestanie istnieć w ciągu następnych 10 lat. Pozostałe spróbują działać cyfrowo, ale sukces osiągnie tylko 30% z nich”, następnie dodał: „Powinniście się spocić ze strachu”.

 

Społeczna rewolucja i cyfrowa transformacja to jedynie dwa z wielu wyzwań, które stanęły na drodze działów HR w 2018 roku. Żyjemy w czasach, w których wszelkie milczenie lub spowolnione działanie ze strony pracodawców może być postrzegane jako apatia.

W dzisiejszych czasach organizacje starają się być bardziej sprawne i zorientowane na klienta. Staje się to ryzykowne dla departamentów HR, które mogą się wówczas wydawać wewnętrznym utrudnieniem dla takiej zmiany. Rozwiązaniem tego problemu staje się jednak odpowiednio zwinny dział HR. Jest to iteratywne podejście do opracowywania inicjatyw, które oparte są na wielu eksperymentach, integracji zespołu i oceny.

Istnieje wielu pracodawców którzy oczekują od swoich pracowników pewnych umiejętności, bez wcześniejszego wyszkolenia ich. Często zniechęca to przyszłych kandydatów do rozpoczęcia pracy, lub sprawia że już zatrudnione osoby powoli rezygnują ze swojego stanowiska. Nie powinno się bowiem prosić pracownika o wykonanie jakiegoś zadania, bez wcześniejszego treningu lub kursu który wyjaśniłby mu jak takie zadanie wykonać.

Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel: 22/266 08 48,

tel. kom.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Mysłowicka 15
01-612 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel: 22/266 08 48,
tel. kom.: 505 273 550

ul. Mysłowicka 15
01-612 Warszawa
NIP: 113-26-90-108

Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2019 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.