Zarządzanie zmianą na poziomie organizacji

IDEA SZKOLENIA

Dlaczego tak duży odsetek wdrażanych zmian nie przynosi oczekiwanych rezultatów albo przynosi je zdecydowanie później niż to było zaplanowane? Każda zmiana wprowadzana w organizacji „kosztuje”, a w przypadku dużych zmian, obejmujących całą organizację lub jej znaczącą część, „koszty” jej wprowadzenia możemy określić jako relatywnie duże albo bardzo duże.

Właśnie duże zmiany organizacyjne są szczególnie narażone na ryzyko braku oczekiwanych rezultatów lub na ryzyko dużych opóźnień wdrożenia, a często na jedno i drugie łącznie. Dzieje się tak z bardzo prostej przyczyny – im większa złożoność i zasięg zmiany w organizacji tym więcej czynników ryzyka.

Dużo większy stopień ryzyka, towarzyszący dużym zmianom organizacyjnym, bardzo często doprowadza kadrę zarządzającą do poddawania w wątpliwość sensowność wprowadzania dużych zmian w organizacji, generując z tego tytułu opór przed zmianą. Skoro tak się dzieje, to większość dużych zmian nie jest wprowadzana wtedy, kiedy „warto” je wprowadzić tylko dopiero wtedy, kiedy „musi” się je wprowadzić.

Ta „spóźniona” reakcja organizacji na zmiany w otoczeniu stanowi kolejny czynnik redukujący opłacalność zmiany. Jak wyjść z tego zaklętego kręgu niemocy jeśli chodzi o zarządzanie zmianą w zespole?

Duża zmiana wymaga zupełnie innego, systemowego podejścia w każdej jej fazie – od początku planowania aż po zakończenie wdrożenia. W dużej zmianie nie mamy czasu na działanie typu „krok po kroku” czy ‘etap po etapie” – musimy wdrażać wiele wymiarów zmiany jednocześnie, a to wymaga systemowego podejścia od zarządzających taką zmianą.

Efektywne wprowadzanie zmian obejmujących całą organizację lub jej znaczącą część wymaga szczególnych uprawnień, wiedzy, umiejętności i narzędzi. To szkolenie z zarządzania zmianą wyposaża osoby odpowiedzialne za zarządzanie zmianą w kompleksowy pakiet rozwiązań, umożliwiających sprawne zaplanowanie i wdrożenie dużej zmiany o dowolnym charakterze.

PROGRAM SZKOLENIA

1. Definiowanie zmiany

• Brief projektu zmiany zawierający m.in. cel, zakres, oczekiwane rezultaty
• Mapa procesu zmiany – 2-fazowy model projektowania i wdrażania zmiany
• Czynniki sukcesu w zmianie – checklista CSF
• Koszty porażki zmiany – matryca szacowania 4 kategorii kosztów

2. Analiza historii poprzednich zmian

• Jak historia poprzednich wdrożeń wpływa na planowanie wdrożenia następnych zmian? – analiza 8 krytycznych obszarów wdrażania zmian
• Ocena historii poprzednich  wdrożeń w zakresie: rezultatów, organizacji, emocji, relacji oraz wsparcia

3. Ocena bieżącego poziomu przeciążenia organizacji

• Czym jest przeciążenie organizacyjne? – przegląd kategorii przeciążenia
• Konsekwencje nadmiernego przeciążenia organizacyjnego – model zależności ilości priorytetów oraz prawdopodobieństwa ich realizacji
• Badanie przeciążenia w poszczególnych obszarach organizacji – assessment

4. Diagnoza potencjalnego poziomu i źródeł oporu przed zmianą

• Wyjaśnienie źródeł oporu, jego natury oraz faz – model Bridges’a
• Badanie kluczowych parametrów oporu: strata, nieznane, zamieszanie, wysiłek, stres

5. Dopasowanie kulturowe zmiany

• Definiowanie elementów kultury organizacyjnej – kwestionariusz do diagnozy wymiarów kultury organizacyjnej
• Rozpoznawanie i definiowanie subkultur w organizacji – analiza historyczna zmian w strukturze organizacji
• Model: Komunikowanie–Modelowanie–Wzmacnianie do integrowania zmiany z subkulturami w organizacji

6. Motywowanie do zmiany

• Model motywacji do zmiany – porównanie reaktywnych i proaktywnych motywatorów do zmiany
• Indeks motywatorów – checklista
• Strategia i taktyki wzmacniania – matryca 4 taktyk wzmacniania zmiany zachowań

7. Komunikacja w zmianie

• Jak powinien wyglądać plan komunikacji w zmianie? – wytyczne do planu
• Przegląd narzędzi komunikacji w zmianie – tabela porównawcza
• Badanie skuteczności systemu komunikacji podczas zmiany – assessment

8. Egzekwowanie wdrożenia zmiany

• Jak zbudować skuteczną strategię egzekwowania zmiany? – mapa strategii egzekwowania w oparciu o aktualną strukturę organizacyjną
• Kim są egzekutorzy I jakie mają zadania w zmianie? – lista zadań dedykowana do poszczególnych stanowisk egzekutorów w organizacji
• Monitorowanie efektywności wdrożenia – assessment