Microsoft Office Excel w logistyce

Microsoft Office Excel w logistyce

Logistycy w swojej pracy bardzo często do pracy wykorzystują arkusz kalkulacyjny. Nawet jednak bardzo dobry analityk danych logistycznych nawet jeśli bardzo się stara nie jest w stanie nie przeoczyć pewnych mniejszych lub większych błędów.

Zdarza się to każdemu, bowiem nie myli się tylko ten, co nic nie robi. W logistyce funkcjonują trzy najważniejsze zagadnienia z zakresu pozyskiwania i przygotowywania danych.

Są to:

• Format importowanego pliku - systemy najczęściej spotykane w działach logistycznych takie jak ERP czy WMS posiadają swoje własne systemy raportowania.
  
  Niestety zdarza się tak, że im bardziej raport jest skomplikowany, tym mniejsza jest jego czytelność. Dlatego do wykonywania tych skomplikowanych, aby nie było problemów z ich odczytywaniem wykorzystuje się niezawodny arkusz kalkulacyjny Excela.
  
  Bardzo przydatne okazują się między innymi tabele przestawne, których nie można tworzyć w innych systemach logistycznych a te tworzone w Excelu są jasne, zrozumiałe i przejrzyste.
  
  Aby móc pracować w arkuszu z danymi pochodzącymi z innego sytemu w pierwszej kolejności należy dowiedzieć się do jakich formatów plików jest możliwe wykonanie eksportu danych. W większości przypadków są to formaty XLS lub XLSX, jednak są pewne wyjątki dlatego warto się wcześniej co do tego upewnić;
  
  
• Wiele zmiennych w danych logistycznych - każdy szanujący się logistyk pamięta, że eksportowane dane z różnych systemów mogą mieć nie tylko różne formaty czy układy, ale również mogą w nich być zawarte nieco inne dane pomocnicze dla wybranej grupy pracowników czy administratora systemu.
  
  Dlatego najlepiej by było, aby pracownik tworzący dany raport miał na wyłączność dostęp do pewnych istotnych dla jego sporządzenia danych. Niestety bywa czasem inaczej, jeśli zbyt duża grupa ma do nich dostęp odpowiednie sformatowanie może być trochę skomplikowane do prawidłowego wykonania;
  
  
• Kłopotliwy układ danych z systemu ERP - bardzo często zdarza się, że dane eksportowane do Excela z tego właśnie systemu posiadają pewne niedociągnięcia wymagające szczegółowej analizy i niezbędnych do dalszej poprawnej pracy poprawek.
  
  Bardzo często poprawki te wymagają między innymi usunięcia zbędnych komórek, kolumn czy poprawienia danych na liczby. Pomagać w tym może również odpowiednie filtrowanie danych, jednak tu należy uważać czy dany filtr objął je wszystkie.

Szukasz branżowych i eksperckich materiałów?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!