Czasu nie da się gromadzić ani pozyskać. Skuteczność szkolenia zarządzanie czasem bazuje zatem na skuteczniejszym wykorzystaniu własnych zasobów oraz na efektywnym planowaniu pracy.

Celem szkolenia jest zwiększenie efektywności realizacji zadań przez uczestników, a zatem wykonywanie większej ilości pracy o wyższej jakości.

Szkolenie zarządzanie czasem kładzie zatem nacisk na dwa kluczowe aspekty:

1. Znajomość narzędzi zarządzania czasem – są to narzędzia, które pozwalają na lepsze planowanie, dzielenie, organizowanie, priorytetyzowanie pracy w taki sposób, aby w ramach dostępnego czasu wykonać maksymalnie dużo zadań. Część z tych narzędzi jest powszechnie znana, inne wymagają praktyki i treningu, aby osiągnąć biegłość w ich stosowaniu. Niemniej jednak sama umiejętność posługiwania się tymi narzędziami nie pomaga w zarządzaniu czasem – równie ważna jest konsekwencja w ich stosowaniu.

2. Determinacja i motywacja w stosowaniu narzędzi zarządzania czasem – zgodnie z psychologicznymi teoriami pierwsze próby przezwyciężenia nawyku powodują wysoką frustrację, która przyczynia się do zaniechania kolejnych eksperymentów z nowymi zachowaniami. Zadaniem proponowanego modułu jest uodpornić uczestników na efekt pierwszej frustracji oraz wzbudzić w nich motywację do wielokrotnych prób stosowania nowych technik. Ich skuteczność będzie rosła wraz z wielością powtórzeń.

1.Indywidualna percepcja upływu czasu

• Zarządzanie sobą w czasie – czy zarządzanie czasem?
• Wpływ osobistych celów i wartości na jakość zarządzania czasem
• Postrzeganie zarządzania czasem w kontekście osobistych skryptów życiowych
• Autodiagnoza własnych umiejętności gospodarowania czasem – dziennik aktywności
• Efekt Zeigarnik
• Metoda RPM

2.  Poziom efektywności osobistej

• Różnica pomiędzy celem a wizją przyszłości
• Różnica pomiędzy planowaniem a zarządzaniem
• Analiza osobistej efektywności
  • Kwestionariusz MEQ
  • Wzorce aktywności dobowej – tzw. sowy i skowronki
  • Krzywa REFA – wydajność w poszczególnych godzinach
• Osobiste bariery utrudniające odpowiednie zarządzanie czasem
  • Bariery obiektywne
  • Bariery związane z przekonaniami (samospełniająca się przepowiednia)
• Bariery osobiste w zarządzaniu czasem
  • Odwlekanie
  • Perfekcjonizm
  • Pracoholizm
  • Zachowania typu A

3. Poziom zawodowy zarządzania czasem

• Planowanie strategiczne/taktyczne/operacyjne
• Sztuka definiowania celów
  • Metoda Smart
  • Zarządzanie przez cele
• Mini techniki wspomagające zarządzanie czasem – jak motywować się do przestrzegania grafiku dnia
  • Nagradzanie się
  • Utrzymywanie wysokiej stymulacji
  • Przerwanie w odpowiednim momencie
  • Szybkie uporanie się z tym to, co najgorsze
  • Ogłaszamy publicznie, co musimy zrobić
  • Wybieramy dowolny etap zadania jako początek, jeśli mamy taką możliwość
  • Ustalamy sobie kilkuminutowe przerwy
  • Dzielimy pracę na małe etapy
  • Usuwamy żródła zakłóceń

4. Zarządzanie czasem w jednostce czasu

• Ścieżka krytyczna
  • Zarządzanie projektami na poziomie osobistym
  • Uwzględnianie barier osobistych i zawodowych w zarządzaniu czasem
• Krzywa zakłóceń – sporządzenie wykresu
  • Na poziomie działu
  • Na poziomie firmy
• Taktyka salami
• Taktyka szwajcarskiego sera
• Metoda Kartezjusza
• Model 60/40
• Ustalanie priorytetów – analiza ABC
  • 60% do 20%
  • 20% do 20%
  • 20% do 60%
• Planowanie „od końca”.

5. Planowanie strategiczne w zarządzaniu czasem

• Różnica pomiędzy zarządzaniem a planowaniem
• Poziom optymalnego planowania
  • Niedostateczne planowanie
  • Planowanie przesadne
• Plastyczność planu
• Zasada Pareto
• Rafy i bariery w realizacji planów
  • Metody radzenia sobie z odwlekaniem w czasie
• Pożeracze czasu i jak sobie z nimi radzić
• Efekt piły

6. Skuteczne sporządzanie planów

• Macierz zadań pilnych i ważnych
• Praca z grafikiem dnia
• Plan tygodniowy
• Planer celów rocznych
• Checklista

7. Plan Balanced scorecard – zarządzanie czasem na poziomie racjonalnym

• Zdefiniowanie perspektyw
• Zdefiniowanie celów
• Zdefiniowanie kryteriów sukcesu
• Realizacja założeń
• Monitoring w punktach tzw. kamieni milowych

8.  Techniki wspomagające efektywność osobistą

• Dobowa analiza poziomu energetycznego
• Metoda ALPEN – zarządzanie zadaniami w perspektywie jednego dnia
• Metoda TRZOS – zarządzanie zadaniami w perspektywie tygodniowej
• Matryca Eisenhower’a
  • Zadania pilne ważne
  • Zadania nie pilne ważne
  • Zadania pilne nie ważne
  • Zadania nie pilne nie ważne
• Planer tygodniowy i miesięczny
• Programy pocztowe – jak oszczędzać czas podczas korespondencji mailowej
• Technika scrollingu
• Zasada Ajschylosa
• Metoda i syndrom Napoleona
• Zasada 5s
• Technika Pomodoro
• Zasada 168 godzin
• Zasada 1+3
• Zasada 4d – uporządkowanie korespondencji mailowej

9. Multitasking – wielozadaniowość. Narzędzia i techniki wspomagające efektywność. Metoda Getting Things Done – Zarządzanie strumieniem zadań w dobie multizadaniowości.

• Zarządzanie strumieniem zadań
• Zarządzanie energią w dobie multitaskingu
• 8 kategorii GTD
• Triki – jak organizować przestrzeń: biurko, dokumentację, archiwum zgodnie z GTD
• Jak wykorzystać urządzenia mobilne do zarządzania priorytetami?
• Przydatne aplikacje wspierające GTD
• Komasowanie czasu

10. Podsumowanie w formie praktycznych wniosków

• Karta ssc
  • Start – jakie zachowania zaczniemy stosować
  • Stop – jakich zachowań pozbywamy się
  • Continue – jakie zachowania kontynuujemy
• Wnioski
  • Na poziomie osobistym
  • Na poziomie zespołowym