Celem szkolenia dla sekretarek jest wzmocnienie skuteczności realizacji zadań sekretariatu, a jednocześnie profesjonalnej obsługi klienta, tak aby budować pozytywny wizerunek firmowy oraz własny.

Profesjonalnie prowadzony sekretariat to jeden z kluczowych elementów prawidłowego funkcjonowania firmy. W czasach kryzysu nabiera to szczególnego znaczenia, gdyż utrata klienta spowodowana złą organizacją biura / sekretariatu może być szczególnie dotkliwa. Proponowane szkolenie profesjonalny sekretariat rozwija u sekretarek / asystentów szereg umiejętności, które zagwarantują profesjonalne zarządzanie biurem / sekretariatem.

Szkolenie rozwija następujące umiejętności:

• budowanie profesjonalnego wizerunku firmy
• efektywna organizacja pracy sekretariatu
• profesjonalne przyjęcie gości / klientów / partnerów
• asertywne prowadzenie rozmów telefonicznych przychodzących / wychodzących
• radzenie sobie w trudnych sytuacjach obsługowych
• stosowania zasad savoir-vivre

Grupa docelowa:
Pracownicy sekretariatu bądź recepcji: sekretarki i asystenci

1. Budowanie profesjonalnego wizerunku firmy, czyli rola sekretariatu w kształtowaniu wizerunku firmy

• Rola sekretariatu w skutecznym funkcjonowaniu firmy
• Kształtowanie dobrej opinii o firmie poprzez sposób prowadzenia rozmów
  • Zasady komunikacji werbalnej i niewerbalnej
  • Sztuka prowadzenia rozmów  telefonicznych
• Kształtowanie dobrej opinii o firmie poprzez organizację pracy własnej i szefa
• Kształtowanie dobrej opinii o firmie poprzez sposób przyjmowania gości
• Kształtowanie dobrej opinii o firmie poprzez sposób prowadzenia rozmów

2. Rola sekretarki / asystenta  i oczekiwania przełożonego

• Kluczowa rola zawodowa sekretarki /asystenta w czasach kryzysu
  • Podział i omówienie obowiązków pracowników biurowych
  • Budowanie wiarygodności  osobistej i zawodowej
  • Określenie luk we własnych kompetencjach
  • Przejmowanie inicjatyw i postawa proaktywna
  • Odpowiedzialność za powierzone zadania i podejmowane decyzje na stanowisku sekretarki / asystenta
• Sekretarka i jej przełożony / Asystent i jego przełożony
  • Oczekiwania przełożonego wobec sekretarki / asystenta
  • Punkt widzenia przełożonego a punkt widzenia sekretarki / asystenta – jak usprawnić porozumienie i współdziałanie?
  • Zapewnienie sprawnej organizacji pracy przełożonego
  • Jak reprezentować swojego przełożonego  podczas jego nieobecności?
  • Błędy we współpracy z przełożonym – jak ich unikać
  • Jakich określeń i zwrotów nie używać w rozmowie z przełożonym
• Warsztaty – współpraca / komunikacja z przełożonym

3. Organizacja pracy sekretariatu

• Profesjonalny duet
  • Efektywna współpraca z przełożonym
  • Organizacja czasu pracy przełożonego (prowadzenie terminarza, harmonogram zajęć, hierarchia zadań, pojęcie „złodzieje czasu”, sporządzanie notatek informacyjnych, przekazywanie informacji wewnątrz oraz na zewnątrz firmy)
• Przydatne techniki i narzędzia planowania czasu
• Udział w organizowaniu i przebiegu spotkań oraz zebrań – sprawne protokołowanie korespondencja tradycyjna i elektroniczna
• Zarządzanie przepływem informacji  i obiegiem dokumentów
• Organizacja spotkań, zebrań, konferencji i wyjazdów służbowych

4. Obowiązki informacyjne sekretarek / asystentów

• Informacja jako podstawa podjęcia decyzji
• Nowoczesne metody pozyskiwania informacji
• Różnice między przekazywaniem informacji a interpretacją informacji
• Metody skutecznego informowania, budowanie prostych i zrozumiałych komunikatów
• Jak skutecznie docierać do niezbędnych  informacji
• Różnice i podobieństwa pomiędzy komunikacją zewnętrzną a wewnętrzną w firmie

5. Profesjonalna obsługa klienta zewnętrznego

• Zasady profesjonalnej obsługi  Klientów zewnętrznych firmy
• Identyfikowanie trudnych sytuacji i sposoby radzenia sobie z nimi
  • Mapa trudnych sytuacji
  • Typologia trudnych relacji
  • Metody radzenia sobie z trudnymi sytuacjami

6. Obowiązki reprezentacyjne sekretarki / asystenta

• Sylwetka i zachowanie pracownika sekretariatu w firmie
  • Zasady savoir-vivre
  • Dresscode
  • Makijaż w pracy

7. Podsumowanie szkolenia w formie praktycznych wniosków

• Karta ssc
  • Start – jakie zachowania zaczniemy stosować
  • Stop – jakich zachowań pozbywamy się
  • Continue – jakie zachowania kontynuujemy
• Wnioski
  • Na poziomie osobistym
  • Na poziomie zespołowym