Jak zgodnie z przepisami ustawy powinna przebiegać archiwizacja dokumentacji w przedsiębiorstwie?
Każdy dokument, niezależnie tak naprawdę od tego czy występuje w formie papierowej czy też elektronicznej w każdym przypadku będzie stanowił najlepszy i najbardziej wiarygodny dowód przeprowadzenia jakiejkolwiek sprawy czy transakcji.
Jak zgodnie z przepisami ustawy powinna przebiegać archiwizacja dokumentacji w przedsiębiorstwie?
Każdy dokument, niezależnie tak naprawdę od tego czy występuje w formie papierowej czy też elektronicznej w każdym przypadku będzie stanowił najlepszy i najbardziej wiarygodny dowód przeprowadzenia jakiejkolwiek sprawy czy transakcji.
Zatem każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego, jakiej wielkości przedsiębiorstwo prowadzi bezwzględnie powinien pamiętać o tym, żeby wszelką dokumentację dotyczącą spraw firmowych prowadzić bardzo dokładnie i rzetelnie (co naprawdę w przyszłości ułatwi wiele znaczących dla funkcjonowania przedsiębiorstwa kwestii).
Ważne jest nie tylko odpowiednie prowadzenie dokumentacji, ale również jej przechowywanie. To bardzo ważne, gdyż żaden dokument nie powinien zaginąć. Nigdy nie wiadomo bowiem kiedy przedsiębiorca będzie musiał do przedstawić odpowiednim organom.
ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:
Działy kadr czekają zmiany wynikając z prezydenckiej nowelizacji kodeksu pracy oraz nowe obowiązki antykorupcyjne narzucone ustawą o jawności życia publicznego, ale ważniejsze jest przygotowanie firm na rewolucję dotyczącą akt pracowniczych, która jest planowana niebawem. Zapraszamy na szkolenie zmiany w prawie pracy 2022.
Uczestników tego szkolenia interesują również:
Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest zapoznanie się z przepisami dotyczącymi zasad przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji dotyczącej całej działalności przedsiębiorstwa. Przede wszystkim cała dokumentacja musi być bardzo dobrze chroniona przed zniszczeniem oraz zagubieniem. Przepisy te można znaleźć w Ustawie o archiwizacji dokumentów.
Tak naprawdę jak pokazuje doświadczenie wielu przedsiębiorców, prawidłowe i uporządkowane prowadzenie archiwum w dość znaczącym stopniu przyczynia się do prawidłowego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Dzięki dobremu archiwum dokumentacja jest odpowiednio zabezpieczona zarówno przed zniszczeniem, jak i zagubieniem.
Oczywiście dla zachowania odpowiedniego porządku w firmowym archiwum niezbędna jest segregacja wszystkich dokumentów, zanim jeszcze ostatecznie zostaną w archiwum umieszczone.
Dokumenty archiwizowane powinny być w kolejności chronologicznej, w opisanych segregatorach bądź teczkach połączonych w lata podatkowe. To znacznie ułatwi szybkie i bezproblemowe odnalezienie nawet najstarszej dokumentacji, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Należy także pamiętać o tym, że dokumenty odnoszące się do:
- księgowości,
- rejestrów,
- sprawozdań finansowych,
- ewidencji,
- przeprowadzanych inwentaryzacji,
nie muszą być przechowywane bezterminowo, a jedynie do chwili ich przedawnienia.
Warto o tym pamiętać, bowiem niepotrzebna doumentacja wprowadza tylko w archiwum zbędny chaos.
