Krótsze okresy przechowywania i inne zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. Obowiązki w tym zakresie przewiduje kodeks pracy, w tym ustawa o aktach osobowych, a uszczegóławia akt wykonawczy Ministra pracy i polityki socjalnej. Akty prawne zostały znowelizowane, a od dnia 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe rozwiązania prawne. W artykule opowiemy o zmianach związanych z niszczeniem dokumentów, prowadzeniem dokumentacji pracowniczej i przechowywaniem akt osobowych.

zdjęcie - Krótsze okresy przechowywania i inne zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej


Ustawa o archiwizacji dokumentów. Ustawa zmieniająca

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357) przewiduje przede wszystkim:

  • skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat,
  • umożliwienie pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Monitorowanie pracowników w dobie COVID 19 i pracy zdalnej
szkolenie na zamówienie/szkolenie zamknięte
Monitorowanie pracowników w dobie COVID 19 i pracy zdalnej

Przechowywanie akt osobowych. Naprzeciw oczekiwaniom rynku

Co oczywiste, powszechnie wykorzystuje się w przedsiębiorstwach rozwiązania teleinformatyczne, które ułatwiają i usprawniają obsługę dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie jednak, z uwagi na dotychczasowe brzmienie przepisu art. 94 pkt 9a kodeksu pracy (prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników), pracodawcy – wykorzystujący wspomniane rozwiązania teleinformatyczne – musieli tworzyć równolegle dwie postaci tej dokumentacji.

Nowelizacja umożliwiła im dokonanie wyboru  w zakresie dalszego prowadzenia i przechowywania dokumentacji – w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją w postaci papierowej.

Przechowywanie akt osobowych. Warunki bezpieczeństwa

Umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej wymagało sformułowania warunków, jakie musi spełnić pracodawca, aby dokumentacja pracownicza była należycie zabezpieczona.

Warsztaty, podczas których istnieje możliwość do analizy grafiku czasu pracy w 4-brygadówce realnie funkcjonującego w Twojej firmie. Zapraszamy: Planowanie i rozliczanie czasu pracy

Uczestnicy szkolenia interesują się również:

Konieczne jest zatem zachowanie warunków:

  • poufności (przez ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych),
  • integralności (zachowanie spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak by każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad),
  • kompletności (zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji),
  • dostępności (prowadzenie i przechowywanie dokumentacji na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego).

Dokumentacja musi być przechowywana w warunkach, w których nie grozi uszkodzenie lub zniszczenie przez cały okres zatrudnienia. Przechowuje się ją przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł lub uległ rozwiązaniu stosunek pracy. Odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jednak dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych (i złoży te raporty).

PIT w płacach na przełomie 2020 i 2021 rok
Wybrane zagadnienia
szkolenie na zamówienie/szkolenie zamknięte
PIT w płacach na przełomie 2020 i 2021 rok

Wykorzystanie dokumentacji pracowniczej w postępowaniach sądowych

Szczególne okresy przechowywania dokumentacji związane są też z ochroną interesów pracowników w razie postępowań sądowych. Jeżeli dokumentacja może stanowić (lub stanowi) dowód w sprawie, a pracodawca jest stroną tego postępowania, przechowuje dokumentację do czasu prawomocnego ukończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu.

Jeśli zaś pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przedłuża się o 12 miesięcy. Po ich upływie pracodawca zawiadamia (w postaci papierowej lub elektronicznej) byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni, a w razie jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji.

Powzięcie wiadomości o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania przez pracodawcę nie wymaga żadnej szczególnej formy. Pracodawca może zostać poinformowany przez pracownika, sąd lub organ prowadzący dane postępowanie.

Niszczenie dokumentów. Informacja o okresie przechowywania

W razie zawarcia ponownego stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji.

Jeśli stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca wydaje pracownikowi – wraz ze świadectwem pracy – informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru dokumentacji w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania oraz o jej zniszczeniu w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym terminie. Informacja jest przekazywana w formie papierowej lub elektronicznej.

Po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracodawca niszczy ją w terminie 12 miesięcy. Do czasu zniszczenia dokumentacji pracodawca może ją wydać byłemu pracownikowi mimo upływu 1-miesięcznego okresu, o którym pracodawca go poinformował.

Ustawa o archiwizacji. Zmiana postaci dokumentacji

Raz podjęta przez pracodawcę decyzja co do postaci, w jakiej prowadzić będzie dokumentację, nie musi być ostateczna. Pracodawca może zmienić bowiem postać prowadzenia dokumentacji w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu.

Ustawodawca określił sposób dokonania takiej zmiany. Zmiana postaci z papierowej na elektroniczną polega na sporządzeniu odwzorowania cyfrowego (np. skan) i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby lub też kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Zmiana w odwrotnym kierunku polega na sporządzeniu wydruku i opatrzeniu go podpisem pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby. Zmiana postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej powoduje także powstanie po stronie pracodawcy obowiązku informacyjnego.

Pracodawca informuje pracowników – w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji. Pracodawca zawiadamia również byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Ustawa o archiwizacji dokumentów. Kto może odebrać dokumentację?

stawodawca wskazał krąg osób – członków rodziny – uprawnionych do odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Do tego kręgu zaliczono: dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, małżonek (wdowa i wdowiec), rodzice (w tym ojczym i macocha) oraz osoby przysposabiające. Prawo odbioru dokumentacji po zmarłym nie przysługuje dzieciom przyjętym na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka.

W razie nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie mógł zniszczyć jej poprzednią wersję.

Znowelizowane przepisy zapewniają pracownikowi zarówno bezpieczeństwo, jak i dostęp do dokumentacji pracowniczej. Na żądanie pracownika, byłego pracownika, a w przypadku ich śmierci – członka rodziny – pracodawca ma obowiązek wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Ustawa o archiwizacji dokumentów.  4-częściowe akta osobowe

Zasadnicza zmiana umożliwiająca prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej wymagała zastąpienia dotychczas obowiązującego aktu wykonawczego nowym. W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369) zrezygnowano z wyliczenia dokumentów, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także ze wskazania obowiązków pracodawcy przy okazji zawarcia umowy o pracę.

Słusznie uznano, iż dotychczasowe zapisy powielają regulację kodeksową. Co istotniejsze jednak dokonano nowego podziału akt osobowych pracownika. Aktualnie akta osobowe składają się z 4 części (poprzednio z trzech).

Część A obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

W części B gromadzi się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W tej części przechowuje się m.in.: umowę o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach, potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i przepisami BHP, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego, bezpłatnego, umowę o zakazie konkurencji, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy przechowuje się w części C akt osobowych. W tej kategorii mieszczą się m.in.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, kopia wydanego świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

Nowododana część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Ta dokumentacja obejmuje: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, dokumenty dotyczące wypłacania wynagrodzenia, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej.

Przechowywanie akt osobowych. Wymagania dla dokumentacji w postaci elektronicznej

Szczególne wymagania rozporządzenie wprowadza w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. System teleinformatyczny, w którym taka dokumentacja jest prowadzona i przechowywana musi zapewniać: bezpieczeństwo przed jej uszkodzeniem, utratą, nieuprawnionym dostępem, integralność treści, stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji, rejestrowanie dokonywanych zmian, wydawanie dokumentacji oraz funkcjonalność wydruku.

Wskazano, kiedy dokumentację w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną oraz na czym w szczególności zabezpieczenie polega (m.in. analizowanie zagrożeń, opracowywanie procedur, stosowanie środków bezpieczeństwa).

Przechowywanie akt osobowych. Przenoszenie dokumentacji między systemami

Wprowadzono regulacje dotyczące przenoszenia dokumentacji do innego systemu. Wymaga to utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania. Określono sposób zapisu plików i zasady dotyczące formatów plików. Przyjęto też zasadę, że metadane do dokumentów elektronicznych stanowiących akta pracownicze przenoszone do innego systemu zapisuje się zawsze w odrębnym pliku XML.

Jest to konsekwencją istnienia różnych formatów dokumentów składających się na dokumentację pracowniczą, co nie pozwalałoby na włączenie metadanych wprost do dokumentu w określonym z góry formacie.

Przechowywanie akt osobowych. Sposoby doręczeń

Ustawodawca określił sposoby doręczania informacji lub zawiadomień o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, a także krąg osób, które mogą odebrać dokumentację. Doręczenie jest możliwe osobiście przez pracodawcę albo za pośrednictwem operatora pocztowego, upoważnionej osoby, bądź środków komunikacji elektronicznej. Pracodawca może wydać dokumentację pracownikowi lub byłemu pracownikowi, osobie przez nich upoważnionej, bądź członkom rodziny określonym w kodeksie pracy.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 917 z późn. zm.),
  • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357),
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369).

Zobacz:
Webinary, Interaktywne Szkolenia Online
Zobacz szkolenia powiązane z tematem artykułu:
Prawo pracy w 2021 r.
Praca zdalna, potrącenia z wynagrodzenia, czas pracy w związku z COVID-19, dokumentacja – ORAZ PRZEGLĄD ORZECZNICTWA Sądu Najwyższego - kompendium wiedzy dla praktyków
Prawo pracy w 2021 r.
SZKOLENIE NA ZAMÓWIENIE/SZKOLENIE ZAMKNIĘTE

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Przejdź do działu strefy wiedzy

WikiGamma
Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy
Gamma Q&A
Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR
Artykuły eksperckie
Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi
Wideo
WikiGamma w formacie video
Recenzje, Stanowiska pracy
Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów
Artykuły, Artykuły cd., Prawo
Standardowe informacje z obszaru szkoleń

Najbardziej poczytne materiały WikiGamma:

Szanowni Państwo! Od momentu powstania, metodyki zwinne zyskują coraz większą popularność w różnych dziedzinach biznesu, wspierając organizacje z niemal wszystkich branży w sprawnym zarządzaniu projektami oraz codziennymi działaniami w takich obszarach, jak: informatyka, strategia, komunikacja, sprzedaż, marketing oraz HR. Metodyki Agile umożliwiają efektywne i szybkie budowanie wartościowych rozwiązań wysokiej jakości, wspierają usprawnianie procesów i rozwój kompetencji w zespołach wytwórczych dzięki koncentracji takich koncepcji, jak: inspekcja, adaptacja, ciągłe doskonalenie czy samoorganizacja, bez których żadna firma chcąca działać w dynamicznym środowisku nie jest w stanie budować przewagi rynkowej.
Główną przyczyną, dla której firmy i organizacje decydują się podnieść kompetencje swoich pracowników w obszarze zarządzania projektami jest dynamika otaczającego nas świata. Kapryśna ekonomia, skracające się cykle produkcyjne, zmiany technologiczne, polityczne, prawne, demograficzne i kulturowe kształtują coraz wyższe oczekiwania klientów.
Grywalizacja lub gamifikacja to w Polsce stosunkowo młoda forma motywowania określonych grup m.in. takich jak zespół sprzedażowy, dział IT lub HR czy studenci i uczestnicy szkoleń, działających we wspólnym celu. Aby odczarować nieco ten temat dobrze jest przyjrzeć się mu od podstaw.
Rynek pracy staje się rynkiem pracownika, rotacja pracowników stale rośnie. Stare metody zarządzania tracą na efektywności i współcześni menadżerowie stają przed koniecznością wypracowania nowych modeli, dostosowanych do nowej rzeczywistości. Te wyzwania to coś, do czego warto się przyzwyczaić, bo millenialsi niedługo będą dominującą grupą pokoleniową na rynku pracy.
Sukces firmy zależy od ludzi w niej pracujących, a kluczowi pracownicy mają kluczowe znaczenie dla tego sukcesu, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej.
Szanowni Państwo! Model mocnych stron Gallupa jest dzisiaj tak aktualny jak nigdy wcześniej. Zmiany pokoleniowe, motywacja 3.0 , tzw. rynek pracownika oraz poszukiwanie rozwiązań HR-owych, które jednocześnie podnoszą efektywność organizacji i satysfakcję pracowników z wykonywanej pracy – wszystkie te zjawiska stanowią ogromne wyzwania dla działów HR w Polsce i na świecie. Praca na talentach i mocnych stronach wg metodologii Gallupa na pewno pomaga zamienić wyzwania w rezultaty. Życzymy owocnej lektury! Zespół Gamma

Kolejne artykuły:

Program Płatnik w nowej wersji (10.02.002) został udostępniony od 1 stycznia 2019 r. Przez krótki okres przejściowy (od 1 do 25 stycznia) funkcjonowały dwie wersje programu – stara (10.01.001) i właśnie nowa. W tym artykule przedstawimy obowiązki pracodawcy wobec pracownika odnośnie przechowywania akt osobowych, w tym oświadczenia ZUS RIA.
Od 24 stycznia 2018 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 7 października 2016 r. w sprawie szczegółowych wymagań dla transportu odpadów. Rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 24 ust. 7 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 992 z późn. zm.). Rozporządzenie określa przede wszystkim wymagania dla transportu odpadów i obowiązki w zakresie oznakowania środków transportu.
Nowelizacja ustawy o transporcie drogowym w zamierzeniu ustawodawcy zapewnić miała uzgodnienie przepisów prawa krajowego z prawem Unii Europejskiej. Chodziło o dostosowanie przepisów ustawy  o publicznym transporcie zbiorowym do przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/2338 z dnia 14 grudnia 2016 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1370/2007 w odniesieniu do otwarcia rynku krajowych usług kolejowego transportu drogowego.
W dniu 3 września 2018 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach. Ustawa o tachografach jest odpowiedzią na potrzebę dostosowania przepisów krajowych do unijnych. W tym artykule przedstawimy takie zagadnienia ustawy o czasie pracy kierowców jak świadectwo homologacji, zezwolenie na działanie warsztatu, opłata administracyjna i sankcje za nieprzestrzeganie przepisów ustawy.
Niniejszy artykuł opisuje prawo energetyczne oraz zagadnienia związane ze służebnością gruntową. Wyszczególnione zostały takie aspekty jak regulacja sposobu korzystania ze służebności drogi, uprawnienia właściciela i domownika oraz zniesienie służebności drogi koniecznej.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Porozmawiajmy o Twoich potrzebach:
tel. kom.: 505 273 550,
biuro@projektgamma.pl

Najbliższe terminy szkoleń związane z tym artykułem

Prawo pracy w 2021 r.
14 grudnia 2020 -15 grudnia 2020 Szkolenie online
Od 2019 r. obowiązują nowe przepisy w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe pracowników mają być...
Czas pracy kierowców
15 grudnia 2020 Szkolenie online
Celem szkolenia jest dostarczenie informacji na temat planowania i rozliczania czasu pracy kierowców transportu drogowego. Omawiane są zasady...

Najpopularniejsze artykuły w tym dziale

Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2019 roku.
Gamma na FBGamma w LN
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
 ul. Mysłowicka 15, 01-612 Warszawa. Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji