Czy przepisy RODO mają związek z zagadnieniami ZFŚS?

 
Czy przepisy RODO mają związek z zagadnieniami ZFŚS?

Pracodawca w celu zaspokajania socjalnych, bytowych i kulturalnych potrzeb pracowników może tworzyć fundusz lub wypłacać świadczenia urlopowe. Zasady tworzenia tego funduszu i  gospodarowania jego środkami określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Po ostatnich zmianach przepisów Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą obowiązkowo pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników dokonując przeliczenia na pełne etaty. Z kolei zaś przedsiębiorcy, którzy nie spełniają tego kryterium mogą utworzyć ten fundusz na zasadzie dobrowolności. Bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest obowiązkowo tworzony przez prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Utworzenie tego funduszu wiąże się z obowiązkiem naliczania i odprowadzania odpisu na właściwy rachunek bankowy a także właściwym gospodarowaniem tymi środkami.

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się dokonując różnego rodzaju przeliczeń. Wysokość odpisu podstawowego naliczana jest w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych oraz przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, gdy przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Ponadto dokonuje się stosownych odpisów na pracowników świadczących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz młodocianych.

Przepisy dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pozwalają także na zwiększenie odpisu np. na pracowników z orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności oraz na emerytów i rencistów. Wysokość naliczonego z początkiem roku odpisu należy skorygować w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych osób. Wartość naliczonego odpisu na dany rok kalendarzowy pracodawca jest zobowiązany przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w terminie do 30 września. Można w terminie do 31 maja przekazać na konto bankowe kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Nie ma przeciwwskazań aby przelewu odpisu dokonać jednorazowo na początku roku lub przekazywać odpisy w wyliczonych miesięcznych ratach z zachowaniem powyższych terminów. Środki zgromadzone na tym bankowym rachunku muszą być odpowiednio rozdysponowane. Aby zapoznać się szczegółami naliczania odpisów oraz zasadami gospodarowania tymi środkami warto zapisać się na szkolenie zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Na szkolenie zfśs zazwyczaj zgłaszają się pracownicy działów HR oraz osoby zajmujące się prowadzeniem spraw pracowniczych. Warto aby wiedzę w tym zakresie posiadały także osoby rozpoczynające pracę na stanowiskach specjalistów do spraw kadr i płac. Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom przede wszystkim wiedzy dotyczącej działalności socjalnej prowadzonej w zakładach pracy, zasad tworzenia regulaminu oraz zasad wydatkowania i rozliczania świadczeń przekazywanych osobom uprawnionym do korzystania z tego typu pomocy.

W związku z tym, iż od 25 maja 2018 roku pracodawca powinien doprowadzić do spójności zapisy regulaminu Funduszu z zasadami określonymi w art. 5 w związku z motywami 39-47, 58 i 60 preambuły RODO na szkoleniu takim należy omówić tę kwestię. Zagadnienia związane z wprowadzeniem ogólnego rozporządzenia o ochronie danych przyczyniają się do zmiany podejścia w kwestii przechowywania i wykorzystywania danych osobowych zawartych w dokumentacji dotyczącej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Każda firma szkoleniowa ma zapewne na celu zaprezentowanie w zrozumiały i atrakcyjny sposób praktycznych zagadnień ochrony danych osobowych na tle zmian wynikających z unijnego rozporządzenia oraz zmian przepisów kodeksu pracy i innych ustaw i rozporządzeń. Szkolenie to zapewne umożliwi zapoznanie się z zadaniami i czynnościami zarządzeniem środkami Funduszu oraz ochroną danych wrażliwych dotyczącą osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń Funduszu.