Etapy projektu – jak je określić?

 

Projektami nazywamy zbiór działań i aktywności, które mają na celu osiągnięcie skonkretyzowanych rezultatów. Projektem jest więc wszystko, co planujemy, co ma scharakteryzowany czas trwania, cel i wymienione środki, które będą używane do jego realizacji.

Projekty są jednorazowe (zaczynają się i kończą), złożone (wymagają wielu różnych, powiązanych ze sobą elementów) oraz niepowtarzalne - ze względu na fakt terminowości i odrębnych, specyficznych założeń, nie da się powtórzyć drugi raz identycznego projektu. Każdy projekt powinien mieścić się w pięciu etapach.

1. Definiowanie projektu. To czas, w którym dochodzimy do naszych celów, podstawowych założeń, metod wykorzystywanych w realizacji projektów. Odpowiadamy na pytania "jak?", "gdzie?" i "kiedy?" i tworzymy ogólny zarys całego projektu. Na tym etapie buduje się również zespół lub wyznacza osobę, którzy będą odpowiedzialni za realizację przedsięwzięcia.

2. Planowanie projektu. Jest to etap rozwijający wcześniejsze ustalenia. Zespół projektowy nadaje całemu przedsięwzięciu sens. Opracowywane są szczegółowe metody i poszczególne, jak najmniejsze zadania, dzięki którym dojdziemy do konkretnych celów.

3. Realizowanie projektu. W zależności od rodzaju przedsięwzięcia wykonujemy krok po kroku zaplanowane wcześniej zadania.

4. Monitorowanie projektu. Wiele osób się zastanawia: czy trzeba kontrolować projekt w trakcie jego realizacji? Oczywiście, że tak! Wyłapanie pewnych błędów i dysfunkcji we wcześniejszych etapach pozwala na ograniczenie kosztów, które mogłyby wyniknąć po zakończeniu projektu.

5. Zamknięcie projektu. W zależności od rodzaju przedsięwzięcia możemy tu mówić o odbiorze zlecenia przez klienta czy sporządzenie raportu dla menedżera. To tradycyjne metody zakończenia projektu.

Zarządzanie projektami przebiega zdecydowanie szybciej i sprawniej, jeśli zdajemy sobie sprawę z kolejnych kroków, które powinny być podjęte, by nasze przedsięwzięcie skończyło się sukcesem całego zespołu projektowego oraz pozwoliło na szybkie i jak najsprawniejsze zrealizowanie wszystkich celów.