Jak tworzyć raporty za pomocą programu excel?

Jak tworzyć raporty za pomocą programu excel?

W wielu firmach za przygotowywanie raportów odpowiedzialny jest jeden dział. To jego rolą jest też przekazanie ich do każdego zainteresowanego. W tym też dziale ma miejsce ocena danych oraz opracowanie na tej podstawie wniosków dla kierownictwa lub działu sprzedaży czy marketingu.

Chcąc przygotować dobry raport, należy pamiętać o kilku zasadach:

• przejrzystość,
• prostota użytkowania,
• łatwość przygotowywania.

Przejrzystość

Tworząc raport, pamiętajmy, że musi on mieć wygląd, który nie będzie odstraszał odbiorcę. Co więcej, dane powinny być przygotowane w taki sposób, aby mieściły się na jednym ekranie. Wszystko to przy zachowaniu logicznego ułożenia treści. Często też spora część korzystających pragnie go sobie wydrukować, a zatem warto przyjąć jako domyślną i postać pliku PDF. Dodatkowo całość ma mieścić się na jednej stronie formatu A4.

Łatwość użytkowania

Nawet mając za sobą szkolenie excel zaawansowany poziom nie możemy oczekiwać, że każdy odbiorca przygotowanego przez nas raportu będzie dysponował podobną wiedzą. Dlatego też każdy raport powinien być przyjazny odbiorcom.

Raporty analizujące poszczególne dane potrzebują działy sprzedaży. Stąd też mając na uwadze przygotowywanie zbioru dany dla tych działów, musimy tworzyć je tak, aby odczytywać, potrafiły je nawet osoby bez zdolności analitycznych. To analityk ma w taki sposób tworzyć raport, aby był on dopasowany do konkretnej grupy docelowej.

Co więcej, ważne jest też ułożenie danych tak, aby możliwe było wyciągnięcie z zawartych tam danych stosownych wniosków.

Prostota przygotowywania

Każdy sporządzony przez nas raport excel w HR czy też dla dowolnie wybranego innego działu ma być wykonany tak, aby w kontekście potrzeby zmian nie przerabiać jednocześnie całego raportu.
W idealnych warunkach powinno wystarczyć tylko przeprowadzenie kopiowania nowych dane do odpowiedniego arkusza.

Skutkiem tego wybrana formatka z danym sama powinna odszukać oraz zmodyfikować niezbędne przeliczania na danych źródłowych. Jest też możliwość sporządzenia makr, które będą przeprowadzać wszelkie konieczne operacje w przypadku wprowadzenia nowych danych.

Jak widać na tych kilku przykładach, nie wystarczy tylko mieć umiejętność obsługi programu Excel i tworzenia raportów. Sztuką jest bowiem przygotowanie i w taki sposób, aby zawarte tam trafiały do odpowiednich osób.