Jak poprawnie komunikować się z ludźmi?

 
Jak poprawnie komunikować się z ludźmi?

Komunikacja pomiędzy ludźmi jest zjawiskiem obecnym w każdej sferze życia. Niemożliwe jest bowiem, aby znaleźć człowieka, który potrafiłaby sprawnie funkcjonować w społeczeństwie bez komunikacji z innymi ludźmi. Wzajemne przekazywanie sobie informacji występuje nieustannie w domu, w sklepie, urzędzie oraz w każdym środowisku pracy. Zatem warto zdawać sobie sprawę z tego, że od sprawnej i poprawnej komunikacji zależy bardzo dużo.

Co to jest aktywne słuchanie?

Aktywne słuchanie pełni ważną rolę w procesie komunikacji. Umożliwia on zdobycie potrzebnych informacji oraz poznanie punktu widzenia swego rozmówcy. Ponadto daje szanse na stworzenie relacji opartej na wzajemnym szacunku, zaufaniu oraz empatii. Zatem niezwykle ważne jest słuchanie empatyczne czyli ze współczuciem oraz zrozumieniem dla rozmówcy.

Aktywne słuchanie jest umiejętnością interpersonalną, którą posiadają nie tylko dobrzy słuchacze lecz także wybitni mówcy oraz liderzy poszczególnych grup. Podążanie za tokiem myślenia tych osób, z którymi rozmawiamy, otwartość na ich poglądy, emocje oraz uczucia pozwalają zawsze efektywnie gromadzić niezbędną wiedzę, osiągać lepsze wyniki oraz budować wartościowe relacje w każdym zespole.

Jakie są techniki aktywnego słuchania?

Aktywne słuchanie nie jest prostą sprawą. I choć większość ludzi dobrze radzi sobie z okazywaniem swemu rozmówcy szacunku, to czasem powstrzymywanie się od udzielania mu rad, generalizowania czy też krytykowania nastręcza wiele trudności. Warto oduczyć się negatywnych zachowań zaburzających komunikację oraz poznać poszczególne techniki aktywnego słuchania

Oto kilka zasad które znacznie poprawiają jakość relacji z ludźmi:

• podążanie - jest to umiejętne posługiwanie się mową ciała oraz stosowanie skutecznych zabiegów takich jak: potakiwanie,
• używanie zwrotów tj. „tak”, „rozumiem”, zadawanie pytań nawiązujących do wypowiedzi rozmówcy – a w szczególności pytań otwartych.
• parafrazowanie – czyli upewnianie się, że dobrze zrozumieliśmy naszego rozmówcę, dzięki użyciu sformułowań jakich jak: „jeśli dobrze Cię rozumiem to…” czy „pozwól, że się upewnię …”
• skupienie się - rozmowa z taką osobą, która nie jest w pełni skupiona na dialogu i błądzi myślami daleko jest bardzo trudna. Rozmawiając z kimś warto: zwrócić się w stronę osoby mówiącej, utrzymywać z nią kontakt wzrokowy oraz dopasować mimikę twarzy.
• odzwierciedlanie – czynność ta polega na informowaniu swego rozmówcy o tym, jakie według nas przeżywa w danej chwili uczucia np. „Czuję, że bardzo się tym przejmujesz”
• podsumowanie – każdą prowadzoną rozmowę należy zawsze podsumować. Na koniec warto ją zawsze przeanalizować oraz odpowiednio sfinalizować.

Bardzo często popełniane podczas rozmowy błędy to:

• komentowanie wypowiedzi rozmówcy
• brak koncentracji na drugiej osobie,
• wtrącanie się w wypowiedzi oraz ciągłe przedstawianie swoich uwag,
• okazywanie znudzenia oraz obojętności wobec treści przekazywanych przez rozmówcę.

Bariery komunikacyjne rodzaje

Bariery komunikacyjne to elementy zakłócające efektywne porozumienie się między nadawcą a odbiorcą. Często wynikają one z błędów popełnionych przez jedną jak i drugą stronę w komunikacji. Bariery komunikacyjne rodzaje mogą być oparte na charakterze fizycznym oraz psychologicznym. Wśród znanych barier komunikacyjnych można wymienić:

• różnice kulturowe - nieznajomość obyczajów, tradycji czy języka rozmówcy w komunikacji, wpływa zazwyczaj negatywnie na proces porozumiewania się. Każdy człowiek posiada bowiem własny system poznawczy oparty w dużej mierze na przeszłości oraz związanych z nią doświadczeniach.
• brak posiadania umiejętności decentracji - znaczne grono osób nie potrafi wczuć się w sytuację mówiącego, a spowodowane jest to ludzkim etnocentryzmem. Natomiast żeby komunikacja była skuteczna konieczne trzeba przyjąć perspektywę mówiącego, a nie patrzeć tylko na swoją osobę. Etnocentryzm przyczynia się do tego, że człowiek jest złym słuchaczem a przez to wykazuje też braki jako rozmówca.
• Utrudnienia percepcyjne - warto wiedzieć o tym, ze komunikacja może być również zagrożona w przypadku, gdy jakiś czynnik zakłóca nasze postrzeganie innych ludzi. Błędy te mogą być spowodowane zbyt szybką oraz niewyraźną artykulacją wypowiedzi naszego rozmówcy oraz warunki zewnętrznymi takimi jak: głośna muzyka czy brzydka pogoda.
• Stereotypy- bariera ta powstaje dlatego, że często wartościujemy partnerów w rozmowie ze względu na ich status. Zazwyczaj więcej uwagi oraz szacunku okazuje się osobom o wysokim statusie, niż tym o niskim.

Informacje zwrotne – jak udzielać?

Informacje zwrotne są pewnym opisem ludzkich zachowań. Informują nas o tym jak inne osoby postrzegają nasze zachowania. Dzięki tym informacja możemy wprowadzać zmiany oraz znacznie poprawiać efektywność swoich działań. Informacje zwrotne przekazywane są w celu usprawnia komunikacji oraz współpracy. Przekazywane są zawsze po to, aby pomóc drugiej osobie lepiej funkcjonować.

Oto podstawowe zasady udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej:

• należy zawsze zwracać się bezpośrednio do osoby z którą prowadzimy dialog
• wyrażać ocenę bezpośrednio po zaistniałym zachowaniu
• oceniać zachowanie a nie daną osobę
• nie formułować pochopnych wniosków
• unikać publicznej oceny naszego rozmówcy
• nie oceniać aspektów, na które oceniany nie ma wpływu
• skupianie się na „tu i teraz”
• jasne formułowanie swoich oczekiwań
• dzielenie się pomysłami, a nie udzielanie rad
• skupianie się na korzyściach, jakie dana informacja może dać osobie ocenianej
• przekazywanie tylu informacji, ile może zużyć osoba oceniana

Warto pamietać o tym, aby każdy komunikat miał właściwą formę oraz był odpowiednio dopasowany do możliwości percepcyjnych odbiorcy. Jeżeli któraś z tych części składowych zawodzi, wówczas komunikat może zostać odebrany niezgodnie z intencjami nadawcy, a stanowi to najkrótszą drogę do poważnych konfliktów wewnątrz firmy.