Onboarding – czym jest i jaka jest jego rola?

 
Onboarding - czym jest i jaka jest jego rola?

Każdy z nas rozpoczynając swoją karierę zawodową zapewne znalazł się w niezręcznej sytuacji, kiedy to szybko musiał zapoznać się z ekipą pracowników i niemal natychmiast przejść do wykonywania powierzonych obowiązków. Dobrze wiemy, że działanie w nowym środowisku wymaga swego rodzaju aklimatyzacji, przełamania lodów, poznania społeczności z którą przyjdzie nam spędzać 1/3 dnia i ewentualnej pomocy w pierwszych dniach pracy. Nowy pracownik w firmie zawsze wymaga onboardingu, czyli ogółu działań, które sprawią, że adaptacja nowego pracownika przebiegnie sprawnie i "bezboleśnie". Co wchodzi w skład czynności onboardingowych? Jakie powinno być przyjęcie nowego pracownika i co zrobić, by poczuł się on w pełni komfortowo?

"On board" z angielskiego stanowi komendę "wszyscy na pokład!" albo "cała naprzód!" - i to właśnie jest sensem działań onboardingowych. Wszelkie podejmowane działania służą temu, by nowy pracownik jak najszybciej zasilił pokład, a dodatkowo - by poczuł się na nim na tyle dobrze, że nie będzie chciał z niego zejść na rzecz innego przedsiębiorstwa. Faktem jest, że człowiek - jako istota społeczna - potrzebuje kontaktu z drugą osobą, a kooperacja czy zdrowa rywalizacja pozytywnie wpływa nie tylko na jego otoczenie, ale i na niego samego. Faktem jest również to, że nie od razu człowiek przystosuje się do nowo zastanych warunków - adaptacja nowego pracownika trwa od 14 dni do nawet 6 miesięcy w zależności od charakteru danej osoby, zleconych mu zadań i wielu innych zmiennych. Niektórzy pracodawcy, menadżerowie i kierownicy zapominają o onboardingu świeżo zatrudnionych osób, jednak bardzo dobrze pamiętają, by egzekwować od pracowników pełni kompetencji w wykonywaniu swojej pracy już od pierwszego dnia - a to duży błąd.

Co powinien zawierać w sobie onboarding? Przede wszystkim - wszelką niezbędną wiedzę do realizacji zadań pracowniczych. Istotne jest solidne i należyte przygotowanie pracownika do funkcjonowania w nowym środowisku. Należy go zapoznać z polityką i strategią firmy, przyświecającym jej wartościom, misji i wizji czy organizacji "dnia codziennego". Bardzo ważne jest indywidualne przedstawienie zakresu obowiązków: przekazanie oczekiwań względem nowo zatrudnionego, ale również jego przywilejów i praw - szczególnie jeśli chodzi o możliwość rozwoju i drabinkę awansu. Miłym akcentem może być również personalne zapoznanie ze sztabem współpracowników - kilkanaście minut rozmowy z nowymi kolegami na osobności może okazać się później bardzo twórcze i cenne, jeżeli chodzi o dalszą współpracę i teamwork.

Jak przeprowadzić skuteczny onboarding? Cóż, głosów jest wiele - jedni są zwolennikami prezentacji multimedialnych i zapoznania z wiedzą teoretyczną, jak np. formy zgłaszania urlopów, wewnętrzny obieg dokumentów, inni optują za pokazaniem wszystkiego w sposób praktyczny - od obsługi skanera przez szybką instrukcję kto jest kim w przedsiębiorstwie. Naszym zdaniem jednak warto łączyć teorię z praktyką: po krótkim wprowadzeniu przy pomocy slajdów pokazać świeżo przyswojoną wiedzę, a na samym końcu zagwarantować możliwość utrwalenia nowo poznanej wiedzy w postaci np. mini-ściągawek czy spisanych plików. Jeżeli przyjdzie nam wdrożenie kilku pracowników naraz, dobrym pomysłem będzie element grywalizacji - tak indywidualnej, jak i grupowej. Nie tylko zwiększy to ich zaangażowanie w proces onboardingu, ale również pozwoli sprawdzić ich kompetencje zespołowe "na bezpiecznym gruncie".

Pomimo konkurencyjności firm na polskim rynku i tworzenie się coraz to nowych podmiotów, stosunkowo mało organizacji stosuje onboarding przy zatrudnianiu nowych osób. Przedsiębiorstwa te nie doceniają roli, którą mogą odegrać w wizerunku przyjaznego i troskliwego pracodawcy, pozostawiając "świeżaka" samemu sobie. Niektórzy rekruterzy pewnie już zapomnieli, że przełamanie lodów może być ogromnym wyzwaniem i stresującym wydarzeniem, a przecież wystarczy tak niewiele, raptem jeden dzień, by postęp wdrożeniowy nowego pracownika został zdecydowanie przyspieszony.