Dosłownie każda współpracująca ze sobą grupa osób posiada określoną dla siebie strukturę i własną dynamikę formowania. W każdej grupie możliwe jest wyodrębnienie pewnych szczególnych etapów tworzenia się zespołu, które są zazwyczaj dość jednorodne, w znaczącej większości przypadków (tzn. zwykle proces formowania się grupy przebiega w, mniej więcej. taki sam sposób).

 

Przywódca również jest częścią każdego zespołu, dlatego bardzo ważne, ażeby wiedział on, jakiego rodzaju procesy i mechanizmy zazwyczaj na poszczególnych etapach tworzenia grupy zachodzą. Każdy przywódca powinien znać również prawa i obowiązki wynikające z zajmowania pozycji lidera grupy. Innymi słowy musi wiedzieć co robić musi, co robić może i czego robić mu nie wolno.

Po pierwsze należy zauważyć, iż żadna grupa nie powstaje z dnia na dzień. Najpierw mamy do czynienia z formowaniem się zespołu, następnie z jego ugruntowaniem i pierwszymi konfliktami. Później dochodzi do unormowania reguł i zasad w zespole obowiązujących, następnie prowadzona jest współpraca, a w końcu – zespół się rozpada.

Dobry przywódca powinien potrafić rozpoznać, na którym etapie znajduje się dany zespół, a co za tym idzie – jakie środki należy przedsięwziąć i w jaki sposób należy zespołem zarządzać, by osiągnąć najlepsze możliwe rezultaty.

Najważniejszą rolę przywódca odgrywa w procesie formowania się grupy, kiedy nie ma jeszcze jasnego podziału kompetencji i zasad regulujących jej działanie. To przywódca wyznacza zadania, dzieli role, określa struktury i zasady w grupie panujące. Ma on kluczowe znaczenie w procesie formowania i to w dużym stopniu umiejętne przywództwo w grupie decyduje o tym, czy dana grupa w ogóle powstanie.

Na drugim etapie przywódca powinien przede wszystkim rozdzielić zadanie w taki sposób, by poszczególnie członkowie zespołu potrzebowali siebie nawzajem, a co za tym idzie współpracowali ze sobą. Następnie musi on stworzyć odpowiednią możliwość rozmów i wymiany argumentów, tak by zapobiegać konfliktom, a w razie ich wystąpienia – szybko je rozpoznać i rozwiązać.

Na kolejnych etapach rola przywódcy sprowadza się do budowy w członkach zespołu poczucia odpowiedzialności za powodzenie przedsięwzięcia oraz ich motywowanie i koordynacja pracy, jak również udzielanie wsparcie w razie wystąpienia problemów. W końcu, na etapie rozwiązania grupy przywódca podsumowuje pracę, wskazuje na sukcesy i osiągnięcia, wskazuje na możliwości dalszego rozwoju i dodaje członkom rozwiązywanej grupy motywacji do dalszej pracy w innych projektach.