Sposoby przezwyciężania barier w komunikowaniu
Jack R. Gibb opisał jeden z istotnych sposobów przezwyciężania barier w porozumiewaniu się. Wskazał on, że niektóre typy zachowań wywołują u ludzi reakcje obronne i hamują komunikowanie się, inne zaś powodują uczucie, że są wspierani, co ułatwia porozumiewanie.
Zachowania obronne | Zachowania wspierające |
Wartościowanie | Opis |
Kontrola | Orientacja na problem |
Strategia | Spontaniczność |
Neutralność | Empatia |
Wyższość | Równość |
Pewność | Warunkowość |
Wartościowanie – opis
- Skłonność menadżera do oceniania, osądzania, chwalenia lub ganienia pracownika;
- Jest to główna przeszkoda w budowaniu dobrych relacji;
- Jeśli zachowanie się, wyraz twarzy, ton czy dobór słów przełożonego uznawany jest za osąd lub wartościowanie słuchacza, może on przyjąć postawę obronną;
- Jako menadżer powinieneś zwracać uwagę na obiektywizm w komunikowaniu się (opis);
- Zdarza się to, kiedy przełożony mówi coś wartościującego, odbiorca wewnętrznie albo głośno odpowiada „Nie masz racji”, „Nie podoba mi się to, co mówisz”, „Masz słuszność” albo „Całkowicie się zgadzam”.
Pytanie do przemyślenia: W jaki sposób menadżer powinien porozmawiać z podwładnym w tej sytuacji, aby nie zaburzać wzajemnych relacji?
Kontrola – orientacja na problem
- Stwierdzenia, polecenia czy zwykłe uwagi oceniające, sprawiają wrażenie, że menadżer chce sprawować kontrolę nad pracownikami i sugerują, że pracodawca lepiej osądza sprawy, a zatem pracownicy są od niego gorsi;
- Metody komunikowania ukierunkowane na sprawowanie kontroli, mogą sięgać od rozkazu popartego groźbą, do zmarszczenia czoła, wyrażającego dezaprobatę;
- Wypowiedzi takie sugerują, że pracownik nie potrafi podjąć mądrej decyzji bez pokierowania nim i wywołują postawę obronną;
- Jeśli jednak jako menadżer zapewnisz, że chcesz wspólnie z pracownikiem zdefiniować i rozwiązać problem, powstanie atmosfera wspierająca i poprawa efektywności w komunikowaniu się.
Strategia – spontaniczność
- Jeśli pracownik stwierdzi, że ktoś z nim „gra”, zamiast działać spontanicznie, jego zwyczajną reakcją jest opór;
- Podstęp czy manipulacja zraża nas do każdego;
- Rzetelne i uczciwe komunikowanie się zazwyczaj spotyka się z rzetelną i uczciwą odpowiedzią.
Neutralność – empatia
- Komunikując się z pracownikiem, warto wczuwać się w jego położenie szczególnie że zimna postawa prowadzić będzie do sztywnej, formalnej, mniej zadowalającej wymiany zdań.
Wyższość – równość
- Przełożeni demonstrujący swoją wyższość zazwyczaj wyzwalają reakcje nieprzyjazne i niesprzyjające współpracy;
- Pouczający i upominający ton także spotyka się z chłodnym przyjęciem;
- Jeżeli rozmawiasz z pracownikiem jak równy z równym, wykazujesz zaufanie i szacunek, a dzięki temu uzyskujesz uczciwe i prostolinijne odpowiedzi.
Pytanie do przemyślenia: W jaki sposób menadżer powinien porozmawiać z podwładnym w tej sytuacji, aby nie zaburzać wzajemnych relacji?
Pewność – warunkowość
- Gdy chcemy przekonać pracowników, że wszystko wiemy i że nic nie zachwieje naszej pewności, przypuszczalnie przyjmą oni postawę obronną i zaczną się sprzeciwiać, albo niechętnie się podporządkują;
- Jeśli zaś wskażemy, że chcemy wysłuchać innych punktów widzenia i rozważyć nowe informacje, wywołamy postawę wspierającą, współpracującą i powstanie zachęta do otwartego komunikowania się.
