W każdym miejscu pracy, bez względu na niezawodność zespołu, dochodzi do trudnych sytuacji, takich jak obniżenie efektywności, powtarzalne niewywiązywanie się z obowiązków czy niesubordynacja. Powodów może być wiele, jednak zawsze pierwszym krokiem powinna być rozmowa z osobą stwarzającą problemy, a te nigdy nie należą do łatwych.

Przed wezwaniem pracownika na rozmowę warto wypisać w punktach błędy, które popełnił, rzeczy lub zachowania, które musi zmienić w swoim zachowaniu. Bardzo ważnym jest, aby wiedzieć, czego się od pracownika oczekuje, a więc zapisanie celów rozmowy, czego się po niej spodziewamy i w jakim okresie czasu jest bardzo ważne. Po przedstawieniu swoich przemyśleń na temat pracy podopiecznego zawsze należy wysłuchać jego wersji wydarzeń.

Takie rozmowy należą do trudnych między innymi ponieważ często okazuje się, że bardzo ciężka sytuacja rodzinna wpływa na efektywność pracownika. Niełatwym jest też działanie według zasady równego traktowania wobec wszystkich pracowników.

Oczywiście, menedżer czy pracodawca powinien wykazać zrozumienie, współczucie nawet, lecz nie może zapominać, że życie prywatne pracownika nie może wpływać na jego pracę.

Warto pracownikowi przedstawić swoje założenia i oczekiwania względem niego, oraz wspólnie ustalić deadline tych zmian, biorąc pod uwagę powody, dla których odbyła się rozmowa.

Ważny, jest także, aby w miarę możliwości pomóc pracownikowi w wymyśleniu sposobu poradzenia sobie z problemami, jak na przykład zaproponowanie dodatkowych szkoleń, lub tymczasowej zmiany wymiaru pracy, czy zaproponowanie kilku dni home-office, jeśli to możliwe.