Rutyny menadżerskie online

Zarządzanie zespołem zdalnym wymaga od menadżera określonych, systematycznych działań. Są one niezbędne, żeby zespół działał bez zakłóceń, a praca przebiegała sprawnie.

2 listopada 2020
zdjęcie - Rutyny menadżerskie online

Praca zdalna to praca w rozproszeniu. Pracownicy działaj u siebie w domu, poza ujednoliconymi regułami kultury korporacyjnej swojej firmy. Każdy pracuje, tak jak mu najwygodniej.

Rolą menadżera jest usystematyzowanie tych działań, wprowadzenie doń pewnych rutynowych schematów. W ten sposób, nie mający ze sobą fizycznej styczności pracownicy będą mogli funkcjonować jako zgrany zespół.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Jakie są najskuteczniejsze techniki motywacyjne? Jak zostać mentorem dla mniej doświadczonych współpracowników? Jak stres wpływa na podejmowanie decyzji? Jak obudzić zespół sprzedażowy? Zobacz co proponujemy:

Zapraszamy.

Rutynowe  działania menadżera

Codzienna komunikacja

W pracy zdalnej najważniejsza jest regularna, codzienne komunikacja. To najważniejsze z rutynowych działań menadżera.

Kanał komunikacji powinien być dopasowany do rodzaju i celu przekazywanych wiadomości:

  • komunikatory internetowe/telefony - gdy sprawa jest pilna i na „teraz”,
  • wideokonferencje - do spotkań dużej wagi: spotkania działowe, odprawy.

Odprawy muszą mieć swój schemat, najlepiej wypracowany zespołowo (bądź zaproponowany przez menedżera i później dyskutowany). Przykład takiego schematu / odpowiedzialności uczestników:

  • Menadżer przedstawia uczestnikom cel, agendę i czas spotkania.
  • Uczestnicy spotkania są  do niego przygotowani ( notatki, wiedza).
  • Wszystkich obowiązuje punktualność.
  • Ze spotkania zostaje sporządzona notatka.
  • Menadżer moderuje spotkanie w taki sposób, aby nie zeszło ono na poboczne tematy.
  • Spotkanie kończy się podsumowaniem i przydzieleniem zadań.
  • Wszyscy uczestnicy spotkania powinni udzielić informacji zwrotnej odnośnie treści spotkania.

Feedback

Praca zdalna to komunikacja, a komunikacja to m. in. feedback. Rutynowym działaniem menadżera jest udzielanie podwładnym szybkiej wiadomości zwrotnej. To zapewnia ciągłość pracy, ale i dobrze wpływa na pracownika, które nie czuje się wtedy ignorowany. Informacja zwrotna w pracy on-site (stacjonarnej) może być spontaniczna.

W pracy on-line menedżerowie czekają na dobry moment, aby udzielić feedbacku. W ramach rutyny menedżerskiej warto zarezerwować  w kalendarzu tygodniowym 1,5-2 godziny na indywidualne rozmowy z pracownikami, rozmowy o funkcji feedback’owej  - rozwojowej/korekcyjnej bądź wzmacniającej/pozytywnej.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Skuteczne budowanie efektywności firmy poprzez rozwój kadry menedżerskiej. Realizujemy szkolenia stacjonarne otwarte, szkolenia zamknięte oraz szkolenia menedżerskie online.


Zobacz szkolenia związane z obszarem menadżerskim: 

Przekazywanie informacji o działaniach firmy

Jedną z rutynowych czynności menadżera jest przekazywanie informacji o działaniach całej firmy – zmian procesów, strategii, taktyki,  wiadomości od zarządu, wyników firmy. W pracy zdalnej komunikacja pełni jeszcze ważniejszą rolą niż w pracy stacjonarnej. Buduje poczucie więzi z firmą, sprawia że pracownik czuje się jej częścią.

Przeciwdziała również mechanizmom tworzenia się plotek, nadinterpretacji, zachwiania potrzeby bezpieczeństwa.

Monitoring postępu prac

Zespół powinien mieć wiedzę odnośnie stanu prac nad całym projektem.  To mobilizuje do efektywnej  pracy i zapobiega sytuacjom w stylu: „nie wiedziałem, że jest jeszcze tyle do zrobienia!”  To w zakresie odpowiedzialności menedżera jest dbanie o świadomość zespołu odnoście postępów i stopnia zaawansowania prac. Może to robić dzięki np. umieszczeniu w internetowej chmurze, dostępnego dla wszystkich członków zespołu, folderu/pliku/dokumentu, do którego będą spływały kolejne, ukończone fragmenty prac.

Każdy z pracowników powinien do niego systematycznie „zaglądać”, żeby wiedzieć, na jakim etapie jest projekt.

Egzekwowanie dowodów pracy

Charakter pracy determinuje czy menedżer ma możliwość „odbierać pracę” w formie rezultatowej. Jeżeli stanowisko wymaga dostępności, bądź od efektu pracy jednym uzależnione są postępy innych pracowników ważne staje się egzekwowanie dowodów pracy – aby menedżer miał kontrolę nad „flow” pracy działu .

Jakimi narzędzia dysponuje menedżera?

  • oś czasu – ustalanie deadline’ów, kamieni milowych – czasowych bądź jakościowych
  • oś efektu – korzystając z metodyk zwinnych może dzielić pracę pracowników na tzw. sprinty – zakresy czasowe, po których podsumowywany jest efekt, ale co ważniejsze sposób jego uzyskania (celem podniesienia efektywności i satysfakcji pracy)
  • raportowanie – do którego można wykorzystać ogólnodostępne narzędzia takie jak np. asana, kanban czy trello (przy odpowiednim ustawieniu dostępów komunikowanie postępów może być dostępne dla innych członków zespołu)

System rozproszonego wsparcia

Zarządzanie zespołem zdalnym to mnóstwo większych i mniejszych, codziennych problemów. Nie wszystkie musi rozwiązywać menadżer, bo po prostu nie starczy mu wtedy czasu na nic innego.

Dlatego przełożony może stworzyć system rozproszonego wsparcia. W sprawach nie wymagających interwencji menadżera, członkowie zespołu są zobowiązani pomagać sobie nawzajem. System rozproszonego wsparcia należy praktykować każdego dnia, aby stał się nawykiem wszystkich w zespole.

Można go budować poprzez rutynowe spotkania (np. retrospekcje, crash meetingi) bądź wspierać kulturę współodpowiedzialności (4 filary współodpowiedzialności to przejrzystość, współudział, otwartość na feedback, przynależność)

Budowanie relacji z pracownikami

Praca zdalna może negatywnie wpływać na pracowników. Izolacja, poczucie osamotnienia, niepokój – to często pojawiające się uczucia. Dobre relacje międzyludzkie czy przyjazny gest mogą te uczucia przezwyciężyć.

Dlatego, do rutynowych działań menadżera należy budowanie pozytywnych relacji z każdym z podwładnych.  Pozytywna relacja może mieć charakter zawodowy – okazywanie zainteresowania poziomem zadowolenia z wykonywania pracy, bądź poza zawodowy – interesowania się obszarem rodziny, zdrowia, hobby. Ten drugi rozwijany jest przez Recognition – upodmiotowienie pracownika, widzenie w nim człowieka, udzielanie uznania, nagród uwzględniających tą wiedzę (np. zamiast premii bilety na koncert ulubionego zespołu).

Menadżer musi w swoje codziennej pracy, jeżeli wymaga tego sytuacja, znaleźć czas na indywidualne rozmowy z pracownikami. Powinny one m.in. :

  • niwelować niepokój
  • wyrażać uznanie
  • udzielać wsparcia.

Budowanie identyfikacji z firmą

Często, podczas pracy zdalnej pojawia się uczucie odsunięcia na boczny tor. Pracownik może czuć się niedoceniony i mieć wrażenie, że firma nie dba o niego i rozwój jego umiejętności. Należy udowodnić, że nie jest to prawdą.

Działania menadżera powinny zmierzać do odbudowania identyfikacji pracownika z firmą. Często mówi się, że na poziomie planowania widać las – a na  poziomie realizacji pojedyncze drzewa. Wtedy trudno o sens pracy, trudno łączyć sens swojej pracy z planami i strategią firmy.

Zadaniem menedżera jest rysować szerszą perspektywę i budować identyfikację pracownika z firma umieszczając pracę swojego pracownika w tym szerszym kontekście.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

W dużej mierze umiejętności przywódcze można wypracować. Dobre zarządzanie zespołem to sztuka dobrego motywowania oraz delegowania zadań. Zdobądź niezbędną wiedzę potrzebną, by zostać EXELLENT MENAGEREM! Zapraszamy na szkolenie z zarządzania zespołem.

Mogą Cię również zainteresować: zarządzanie projektami szkolenie dofinansowane, szkolenie rozwiązywanie konfliktów w zespole.

Optymalizacja pracy – podnoszenie produktywności

Każdy zespół to suma doświadczeń, kompetencji i talentów.  Jednym z obowiązków menedżera jest korzystając z tych zasobów uzyskiwać możliwie wysoką produktywność – na „tu i teraz”. Drugim obowiązkiem jest stałe podnoszenie zasobów jakimi dysponuje zespół – rozpoznawane talentów, podnoszenie kompetencji, zdobywanie doświadczeń.

To w rezultacie prowadzi do wzrostu zasobów – a więc wzrostu produktywności. Jeżeli menedżer zatraci się „tu i teraz” to nie stworzy fundamentów dla wzrostu potencjału zespołu i jego wykorzystania.

Pracownicy widząc, że nie są prowadzeni w kierunku rozwoju mogą zdecydować się  na zmianę pracy.

Dostępne drogi:

  • Technologia – wdrożenie narzędzi ułatwiających komunikację i współpracę w grupie
  • Talenty – rozpoznanie mocnych stron pracowników, rozwijanie ich i korzystanie z właściwych osób do właściwych zadań
  • Peer mentoring – wymiana doświadczeń między pracownikami
  • Szkolenia online – rozwijające niezbędne kompetencje w danym momencie
  • Zaangażowanie – wzrost zaangażowania powoduje, że pracownicy chętniej sięgają po mniej oczywiste swoje zasoby (np. Q12 Gallupa)

Odejście od rutyny – team building online

Do rutynowych zadań menadżera należy również… odchodzenie od rutyny. Dzieje się tak, kiedy menadżer proponuje zespołowi działania na rzecz team building online.

Integracja zespołu wymaga właśnie pomysłów niecodziennych, dalekich od rutyny, które „odświeżają” lub odbudowują relacje między pracownikami.

Team building online można wdrożyć na wiele sposobów:

  • zamówienie dla członków zespołu pizz i zjedzenie ich wspólnie podczas video spotkania
  • ćwiczenia online
  • gry online
  • rozmowy towarzyskie.

Praktykowanie team building online może nie należy do codzienności, ale musi być regularnym punktem programu w pracy menadżera.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie zespołem zdalnym opiera się na systematyczności i kilku „stałych fragmentach gry”. Dopiero mając zbudowany taki solidny grunt, menadżer może pozwolić sobie na improwizację czy ekstrawaganckie pomysły.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!

ZOBACZ NAJCIEKAWSZE ARTYKUŁY

z naszej strefy wiedzy

Zarządzanie grupą pracowników, gdzie kłótnie i niedopowiedzenia występują na porządku dziennym to zupełna norma. To tak jak w przypadku dysfunkcyjnej rodziny, a może nawet gorzej, ponieważ to właśnie z naszą dysfunkcyjną „rodziną” w pracy spędzamy większość naszego czasu – co najmniej 40 godzin tygodniowo.

„Dlaczego” Simona Sineka ma na celu pobudzać ludzi do robienia tego, co ich inspiruje, aby wszyscy razem mogli zmieniać świat. Sinek mówi, pisze, uczy, doradza i tworzy produkty, aby rozpowszechnić ten przekaz.

W powieści „Man’s Search for Meaning (Człowiek szukający sensu)”, Viktor Frankl wspomina iż osoby które najlepiej zarządzały swoim życiem w obozie, potrafiły też w idealny sposób kontrolować swoje zachowanie i uczucia.  Frankl wiedział że nawet w najgorszych możliwych warunkach, człowiek może przetrwać jeśli jest odporny psychicznie i posiada odpowiednie nastawienie.

Sfera zawodowa jest obszarem niezwykle konfliktogennym. To miejsce, gdzie ścierają się interesy i osobiste ambicje, a rywalizacja jest codziennością. A wszystko to rodzi poważne tarcia i antagonizmy. Konflikty w pracy mogą powstawać w wielu konfiguracjach. I może być w nie zamieszane wiele osób.

Genchi Genbutsu oznacza konieczność osobistego zweryfikowania wszystkich faktów dotyczących danego problemu. Zasada Genchi Genbutsu to jeden z najważniejszych elementów kultury pracy w japońskich firmach.

ZOBACZ LOSOWE ARTYKUŁY Z NASZEJ STREFY WIEDZY

Obecna pandemia koronawirusa wymusza pracę zdalną milionów pracowników na całym świecie. Zarządzanie zespołem zdalnym to nie lada sprawdzian dla menadżera. Z jakimi wyzwaniami musi się zmierzyć i jakich rozwiązań powinien użyć? Wysoka i trwała efektywność pracowników i zespołu spotyka wiele wyzwań, z którymi menedżer będzie się mierzył. Oto 10 wyzwań menedżerskich w pracy zdalnej.

Praca zdalna to obecnie często  praktykowana forma działania w  wielu firmach na świecie. Całe zespoły, od miesięcy wykonują swoją pracę zdalnie. I pewnie jeszcze długo będą tak funkcjonować. Jakie zmiany i procesy w zespole roboczym powoduje praca zdalna?

Czy w dobie pandemii, dystansu społecznego i powszechnego noszenia maseczek na twarzy wigilia firmowa 2020 jest w ogóle możliwa do zrealizowania? Tak, dzięki projektowi firmy Gamma, który pozwala "tradycyjną" wigilię firmową zorganizować w formie online, a równocześnie integrować zespół.

Co roku znakomita większość firm organizuje tzw. wigilie firmowe – zwykle jest to dobry pretekst do team buildingu, spotkania w większym gronie niż wyłącznie działowym, podziękowania pracownikom za ich pracę w danym roku.  Wszystkie klasyczne scenariusze typu kręgle, kolacja w restauracji czy wyjazd do hotelu raczej nie będą zbyt często rozważane. Jaka jest więc alternatywa dla klasycznych świątecznych spotkań firmowych ?

Większość zarządzających zajmowała się tematem produktywności zespołów w czasie pandemii tymczasem w dłuższej perspektywie czasu obszarem równie istotnym jest zaangażowanie pracowników. Osłabienie zaangażowanie to osłabienie wielu mechanizmów proefektywnościowych w zespole (właścicielskie podejście, inicjatywa, innowacyjność, gotowość do podejmowania wyzwań z poza własnego obszaru). Niższe zaangażowanie sprzyja podniesieniu rotacji w zespole, a więc generuje dodatkowe koszty rekrutacji i wdrażania nowych pracowników.

Co powinien zrobić menadżer, żeby utrzymać odpowiedni poziom zaangażowania swoich podwładnych pracujących zdalnie? Jest kilka rozwiązań.

Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Farysa 64
01-971 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel.: 505 273 550

ul. Farysa 64
01-971 Warszawa
NIP: 113-26-90-108

Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2019 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.