Jak delegować zadania?

Delegowanie zadań to dość trudna sprawa. Niestety natomiast bardzo ważna, ponieważ odpowiednie rozdzielenie zadań bardzo szybko przekłada się na wzrost zysków w firmie. Jeśli każdy pracownik robi rzeczywiście to, do czego jest stworzony i co mu najbardziej pasuje, to swoją pracę wykonuje chętnie i z zapałem. Jednak wbrew pozorom, delegowanie zadań nie wygląda tak, że pracownik przychodzi i mówi, co najbardziej lubi, ponieważ często sam nie jest świadomy swojego potencjału w jakiejś dziedzinie. Trzeba się domyśleć i pewne rzeczy przewidzieć. Co zatem trzeba brać pod uwagę podczas rozdzielania pracy? Jak delegować zadania?

Charakter danego pracownika

Przede wszystkim trzeba wziąć pod uwagę charakter danej osoby. Nie ma bowiem najmniejszego sensu zlecić wykonanie zadania wymagającego przykładowo – wielu rozmów z ludźmi, osobie, która jest nieco samotnikiem i preferuje bardziej własne towarzystwo. Z kolei osoba kochająca adrenalinę i przygody raczej nie wypełni szybko i z entuzjazmem stosu papierów. Weźmy zatem pod uwagę charakter pracownika.

Podział grupy

Warto także zauważyć, że każda grupa pracowników w pewnym momencie się nieco dzieli. Ktoś się z kimś bardziej przyjaźni, z innym tylko toleruje. Ktoś zaczyna być troszkę przywódcą, inny jest jego najbliższym przyjacielem. Ktoś jeszcze inny z kolei staje się nieco outsiderem. Warto wykorzystać te informacje. Na pewno bowiem lepiej będą współpracowały osoby, które się lubią, przywódcy zaś można dać bardziej odpowiedzialne zadanie, a z kolei outsiderzy często doskonale sprawdzają się w artystycznych i kreatywnych zadaniach.

Hobby pracowników

Warto także zainteresować się tym, jakie hobby mają dani pracownicy. Czasem bowiem okazuje się, że długo szukaliśmy np. technika informatyka do firmy, a tu jeden z naszych pracowników ma całą informatykę w małym palcu, ponieważ to jego pasja od wielu lat. Czasem też, jak dowiemy się, że np. ktoś lubi adrenalinę i ekstremalne sporty po pracy, można też wydelegować go do zadań wymagających podejmowania ryzyka i szybkich decyzji.

Delegowanie wszelkiego rodzaju zadań, uprawnień czy obowiązków pracownika wynikających z charakteru pracy na danym stanowisku to absolutnie jedna z podstawowych czynności jakie należą do przedstawicieli niemal każdej z organizacji. Osoba dokonująca takich czynności zazwyczaj określana jest mianem menadżera ( niezależnie od charakteru organizacji, dla której pracuje). Dobry i inteligentny menadżer wie kiedy i komu ma powierzyć odpowiednie zadanie. Ma to szczególne znaczenie w sytuacjach takich jak:

– menadżer ma tyle pracy, że nie jest w stanie wszystkiego wykonać samodzielnie, tak aby każde zadanie wykonane zostało na maksymalnym poziomie efektywności
– menadżer nie może poświęcić odpowiedniej ilości czasu ( z różnych przyczyn) na realizację pewnych określonych zadań
– menadżer, który chce rozwijać możliwości i kompetencje swoich podwładnych daje im możliwość wykazania swoich umiejętności, poprzez przydzielanie odpowiednio trudnych zadań.

Nie da się ukryć, że w niemal każdym przypadku kluczem do sukcesu w wykonywaniu powierzonych przez menadżera pracownikowi zadań jest obustronne zaufanie, które nie zawsze jest równoznaczne z brakiem kontroli pracownika. Wszystko jednak odbywa się w akceptowalnych, pełnych szacunku i zrozumienia warunkach. Chociaż w pewnych stopniu menadżer ma nadzór nad poczynaniami pracownika, to jednak ma on możliwość samodzielnego podejmowania decyzji, niekiedy bez konsultacji z podwładnym. Możliwość podejmowania własnych decyzji niesie również ze sobą konieczność poniesienia konsekwencji, na wypadek gdyby dana decyzja nie była trafna ( w wielu organizacjach taką konsekwencją jest np. obniżenie wartości premii).

Istnieje jeszcze zjawisko przez specjalistów określane pozornym delegowaniem zadań. W takim przypadku menadżer zleca wykonanie zadania pracownikowi oczekując jednak, że wykona je dokładnie zgodnie z jego założeniami. W takim przypadku pracownik nie ma szans na samodzielne podejmowanie decyzji, gdyż wykonuje tylko to, czego oczekuje od niego przełożony.