Rutyny menadżerskie online

Zarządzanie zespołem zdalnym wymaga od menadżera określonych, systematycznych działań. Są one niezbędne, żeby zespół działał bez zakłóceń, a praca przebiegała sprawnie.

2 listopada 2020
zdjęcie - Rutyny menadżerskie online

Praca zdalna to praca w rozproszeniu. Pracownicy działaj u siebie w domu, poza ujednoliconymi regułami kultury korporacyjnej swojej firmy. Każdy pracuje, tak jak mu najwygodniej.

Rolą menadżera jest usystematyzowanie tych działań, wprowadzenie doń pewnych rutynowych schematów. W ten sposób, nie mający ze sobą fizycznej styczności pracownicy będą mogli funkcjonować jako zgrany zespół.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Jakie są najskuteczniejsze techniki motywacyjne? Jak zostać mentorem dla mniej doświadczonych współpracowników? Jak stres wpływa na podejmowanie decyzji? Jak obudzić zespół sprzedażowy? Zobacz co proponujemy:

Zapraszamy.

Rutynowe  działania menadżera

Codzienna komunikacja

W pracy zdalnej najważniejsza jest regularna, codzienne komunikacja. To najważniejsze z rutynowych działań menadżera.

Kanał komunikacji powinien być dopasowany do rodzaju i celu przekazywanych wiadomości:

  • komunikatory internetowe/telefony - gdy sprawa jest pilna i na „teraz”,
  • wideokonferencje - do spotkań dużej wagi: spotkania działowe, odprawy.

Odprawy muszą mieć swój schemat, najlepiej wypracowany zespołowo (bądź zaproponowany przez menedżera i później dyskutowany). Przykład takiego schematu / odpowiedzialności uczestników:

  • Menadżer przedstawia uczestnikom cel, agendę i czas spotkania.
  • Uczestnicy spotkania są  do niego przygotowani ( notatki, wiedza).
  • Wszystkich obowiązuje punktualność.
  • Ze spotkania zostaje sporządzona notatka.
  • Menadżer moderuje spotkanie w taki sposób, aby nie zeszło ono na poboczne tematy.
  • Spotkanie kończy się podsumowaniem i przydzieleniem zadań.
  • Wszyscy uczestnicy spotkania powinni udzielić informacji zwrotnej odnośnie treści spotkania.

Feedback

Praca zdalna to komunikacja, a komunikacja to m. in. feedback. Rutynowym działaniem menadżera jest udzielanie podwładnym szybkiej wiadomości zwrotnej. To zapewnia ciągłość pracy, ale i dobrze wpływa na pracownika, które nie czuje się wtedy ignorowany. Informacja zwrotna w pracy on-site (stacjonarnej) może być spontaniczna.

W pracy on-line menedżerowie czekają na dobry moment, aby udzielić feedbacku. W ramach rutyny menedżerskiej warto zarezerwować  w kalendarzu tygodniowym 1,5-2 godziny na indywidualne rozmowy z pracownikami, rozmowy o funkcji feedback’owej  - rozwojowej/korekcyjnej bądź wzmacniającej/pozytywnej.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Skuteczne budowanie efektywności firmy poprzez rozwój kadry menedżerskiej. Realizujemy szkolenia stacjonarne otwarte, szkolenia zamknięte oraz szkolenia menedżerskie online.


Zobacz szkolenia związane z obszarem menadżerskim: 

Przekazywanie informacji o działaniach firmy

Jedną z rutynowych czynności menadżera jest przekazywanie informacji o działaniach całej firmy – zmian procesów, strategii, taktyki,  wiadomości od zarządu, wyników firmy. W pracy zdalnej komunikacja pełni jeszcze ważniejszą rolą niż w pracy stacjonarnej. Buduje poczucie więzi z firmą, sprawia że pracownik czuje się jej częścią.

Przeciwdziała również mechanizmom tworzenia się plotek, nadinterpretacji, zachwiania potrzeby bezpieczeństwa.

Monitoring postępu prac

Zespół powinien mieć wiedzę odnośnie stanu prac nad całym projektem.  To mobilizuje do efektywnej  pracy i zapobiega sytuacjom w stylu: „nie wiedziałem, że jest jeszcze tyle do zrobienia!”  To w zakresie odpowiedzialności menedżera jest dbanie o świadomość zespołu odnoście postępów i stopnia zaawansowania prac. Może to robić dzięki np. umieszczeniu w internetowej chmurze, dostępnego dla wszystkich członków zespołu, folderu/pliku/dokumentu, do którego będą spływały kolejne, ukończone fragmenty prac.

Każdy z pracowników powinien do niego systematycznie „zaglądać”, żeby wiedzieć, na jakim etapie jest projekt.

Egzekwowanie dowodów pracy

Charakter pracy determinuje czy menedżer ma możliwość „odbierać pracę” w formie rezultatowej. Jeżeli stanowisko wymaga dostępności, bądź od efektu pracy jednym uzależnione są postępy innych pracowników ważne staje się egzekwowanie dowodów pracy – aby menedżer miał kontrolę nad „flow” pracy działu .

Jakimi narzędzia dysponuje menedżera?

  • oś czasu – ustalanie deadline’ów, kamieni milowych – czasowych bądź jakościowych
  • oś efektu – korzystając z metodyk zwinnych może dzielić pracę pracowników na tzw. sprinty – zakresy czasowe, po których podsumowywany jest efekt, ale co ważniejsze sposób jego uzyskania (celem podniesienia efektywności i satysfakcji pracy)
  • raportowanie – do którego można wykorzystać ogólnodostępne narzędzia takie jak np. asana, kanban czy trello (przy odpowiednim ustawieniu dostępów komunikowanie postępów może być dostępne dla innych członków zespołu)

System rozproszonego wsparcia

Zarządzanie zespołem zdalnym to mnóstwo większych i mniejszych, codziennych problemów. Nie wszystkie musi rozwiązywać menadżer, bo po prostu nie starczy mu wtedy czasu na nic innego.

Dlatego przełożony może stworzyć system rozproszonego wsparcia. W sprawach nie wymagających interwencji menadżera, członkowie zespołu są zobowiązani pomagać sobie nawzajem. System rozproszonego wsparcia należy praktykować każdego dnia, aby stał się nawykiem wszystkich w zespole.

Można go budować poprzez rutynowe spotkania (np. retrospekcje, crash meetingi) bądź wspierać kulturę współodpowiedzialności (4 filary współodpowiedzialności to przejrzystość, współudział, otwartość na feedback, przynależność)

Budowanie relacji z pracownikami

Praca zdalna może negatywnie wpływać na pracowników. Izolacja, poczucie osamotnienia, niepokój – to często pojawiające się uczucia. Dobre relacje międzyludzkie czy przyjazny gest mogą te uczucia przezwyciężyć.

Dlatego, do rutynowych działań menadżera należy budowanie pozytywnych relacji z każdym z podwładnych.  Pozytywna relacja może mieć charakter zawodowy – okazywanie zainteresowania poziomem zadowolenia z wykonywania pracy, bądź poza zawodowy – interesowania się obszarem rodziny, zdrowia, hobby. Ten drugi rozwijany jest przez Recognition – upodmiotowienie pracownika, widzenie w nim człowieka, udzielanie uznania, nagród uwzględniających tą wiedzę (np. zamiast premii bilety na koncert ulubionego zespołu).

Menadżer musi w swoje codziennej pracy, jeżeli wymaga tego sytuacja, znaleźć czas na indywidualne rozmowy z pracownikami. Powinny one m.in. :

  • niwelować niepokój
  • wyrażać uznanie
  • udzielać wsparcia.

Budowanie identyfikacji z firmą

Często, podczas pracy zdalnej pojawia się uczucie odsunięcia na boczny tor. Pracownik może czuć się niedoceniony i mieć wrażenie, że firma nie dba o niego i rozwój jego umiejętności. Należy udowodnić, że nie jest to prawdą.

Działania menadżera powinny zmierzać do odbudowania identyfikacji pracownika z firmą. Często mówi się, że na poziomie planowania widać las – a na  poziomie realizacji pojedyncze drzewa. Wtedy trudno o sens pracy, trudno łączyć sens swojej pracy z planami i strategią firmy.

Zadaniem menedżera jest rysować szerszą perspektywę i budować identyfikację pracownika z firma umieszczając pracę swojego pracownika w tym szerszym kontekście.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

W dużej mierze umiejętności przywódcze można wypracować. Dobre zarządzanie zespołem to sztuka dobrego motywowania oraz delegowania zadań. Zdobądź niezbędną wiedzę potrzebną, by zostać EXELLENT MENAGEREM! Zapraszamy na szkolenie z zarządzania zespołem.

Mogą Cię również zainteresować: zarządzanie projektami szkolenie dofinansowane, szkolenie rozwiązywanie konfliktów w zespole.

Optymalizacja pracy – podnoszenie produktywności

Każdy zespół to suma doświadczeń, kompetencji i talentów.  Jednym z obowiązków menedżera jest korzystając z tych zasobów uzyskiwać możliwie wysoką produktywność – na „tu i teraz”. Drugim obowiązkiem jest stałe podnoszenie zasobów jakimi dysponuje zespół – rozpoznawane talentów, podnoszenie kompetencji, zdobywanie doświadczeń.

To w rezultacie prowadzi do wzrostu zasobów – a więc wzrostu produktywności. Jeżeli menedżer zatraci się „tu i teraz” to nie stworzy fundamentów dla wzrostu potencjału zespołu i jego wykorzystania.

Pracownicy widząc, że nie są prowadzeni w kierunku rozwoju mogą zdecydować się  na zmianę pracy.

Dostępne drogi:

  • Technologia – wdrożenie narzędzi ułatwiających komunikację i współpracę w grupie
  • Talenty – rozpoznanie mocnych stron pracowników, rozwijanie ich i korzystanie z właściwych osób do właściwych zadań
  • Peer mentoring – wymiana doświadczeń między pracownikami
  • Szkolenia online – rozwijające niezbędne kompetencje w danym momencie
  • Zaangażowanie – wzrost zaangażowania powoduje, że pracownicy chętniej sięgają po mniej oczywiste swoje zasoby (np. Q12 Gallupa)

Odejście od rutyny – team building online

Do rutynowych zadań menadżera należy również… odchodzenie od rutyny. Dzieje się tak, kiedy menadżer proponuje zespołowi działania na rzecz team building online.

Integracja zespołu wymaga właśnie pomysłów niecodziennych, dalekich od rutyny, które „odświeżają” lub odbudowują relacje między pracownikami.

Team building online można wdrożyć na wiele sposobów:

  • zamówienie dla członków zespołu pizz i zjedzenie ich wspólnie podczas video spotkania
  • ćwiczenia online
  • gry online
  • rozmowy towarzyskie.

Praktykowanie team building online może nie należy do codzienności, ale musi być regularnym punktem programu w pracy menadżera.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie zespołem zdalnym opiera się na systematyczności i kilku „stałych fragmentach gry”. Dopiero mając zbudowany taki solidny grunt, menadżer może pozwolić sobie na improwizację czy ekstrawaganckie pomysły.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u? Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!

ZOBACZ NAJCIEKAWSZE ARTYKUŁY

z tej strefy wiedzy

10 maja 2017
Budowanie kultury współodpowiedzialności Kultura polskich firm przypomina kulturę folwarku W ostatnich latach obserwujemy renesans zainteresowania kwestiami kulturowymi. Dzięki intensywnym kontaktom zagranicznym polscy studenci, naukowcy, robotnicy budowlani, informatycy, kierowcy autobusów, dentyści itd. na własnej skórze przekonują się czym jest odrębność kulturowa. Z badań przeprowadzonych przez prof. Janusza Hryniewicza i wielu innych opracowań, wyłania się specyficzny rys stosunków panujących w polskich firmach,...
29 czerwca 2017
Alternatywa dla ocen okresowych - Performance Management PO CO NAM PERFORMANCE MANAGEMENT? Przez niemal trzy dekady specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi przekonywali nas, że "systemy ocen pracowniczych są jednym z podstawowych wymogów profesjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi". Z drugiej jednak strony niemal nieustannie spotykaliśmy się z problemami z wdrożeniem tego typu rozwiązań. Dość powiedzieć, że 2/3 wdrożeń SOP upada w trakcie...
12 kwietnia 2018
Koncepcja poziomów wartości Gravesa Czym jest koncepcja poziomów wartości Gravesa? Koncepcja poziomów wartości Gravesa, wcześniej znana jako koncepcja Spiral Dynamics Becka i Cowana, odpowiada na bardzo istotne pytania związane z życiem i motywami działania człowieka: dlaczego niektórzy z nas aby osiągnąć zamierzony cel kierują się walką, a dla innych najważniejsze jest przestrzeganie zasad i porządek? Dlaczego dla niektórych najistotniejszą rzeczą...
9 lipca 2018
Test Badania Kompetencji Harrisona Wstęp Dlaczego niektórzy ludzie nie potrafią się „dopasować”, nie wykorzystują swojego pełnego potencjału lub nie są tak skuteczni, jak napisali w swoim CV?Dlaczego duża część zarządzania/przywództwa czy innych umiejętności społecznych nie zostaje przyswojona, dlaczego zostaje w szkolnej sali, zamiast przenieść się do miejsca pracy?Dlaczego tylu ludzi, posiadających ponadprzeciętne techniczne umiejętności pracy, ma problem z kontaktami międzyludzkimi?Odpowiedź...
10 lipca 2018
Dlaczego warto wprowadzić wellbeing w organizacji? Od czego zacząć? Autor: Agata Pelc, ekspert z zakresu wellbeing'u Wstęp Szanowni Państwo!Czym jest wellbeing i jak wykorzystać go do zarządzania organizacją? Jak właściwie dbać o dobrostan pracownika tak, aby połączyć zaspokojenie jego potrzeb i potrzeb organizacji? Jak dzięki well-beingowi stać się organizacją tętniącą dobrą i pozytywną energią, która zamienia tę energię na wartość...

ZOBACZ OSTATNIE ARTYKUŁY

z tej strefy wiedzy

27 kwietnia 2022
Znajomość własnej kultury i kultur, z którymi podejmowana jest komunikacja na jakimkolwiek poziomie owocuje wytworzeniem się świadomości kulturowej, czyli umiejętności rozpoznania i zrozumienia wpływu kultury na ludzkie zachowania i idee oraz wpływu własnej kultury na postrzeganie świata, proces oceniania i podejmowania decyzji. Aby dojść do etapu efektywnej komunikacji międzykulturowej niezbędna jest inwestycja czasu, energii i starań w wykluczenie uprzedzeń i...
28 lutego 2022
Zmienność i niepewność wpisała się w zawodowe i prywatne doświadczenia ludzi na całym świecie na tyle mocno, że mówienie o rzeczywistości VUCA wydaje się dziś truizmem. Wielu z nas wciąż nie wróciło do biur, ale okazało się, że w dalszym ciągu można nawiązywać kontakty, efektywnie współpracować i wprowadzać innowacje. Wiemy już, że przyszłość nie przyniesie stabilizacji. Turbulencje, jakie zafundowała nam...
24 maja 2021
Ocena potencjału pracowników jest jednym z ciekawszych przedsięwzięć z jakimi może mierzyć się dział HR niemal każdej organizacji. Wskaźniki z zakresu zarządzania Kapitałem Ludzkim pozwalają odpowiedzieć na pytanie: ile jest wart nasz zespół pracowników? jaką wartość tworzą oni dla organizacji? Ocena potencjału jest próbą odpowiedzi na pytanie: ile może być wart nasz zespół, jeśli odpowiednio wykorzystamy jego potencjał?
26 kwietnia 2021
Ocena potencjału zawodowego pracowników w zakresie kompetencji to jedno z podstawowych a zarazem najtrudniejszych wyzwań przed jakimi stają specjaliści HR. Źle przeprowadzona ocena nie tylko jest bezużyteczna, lecz także prowadzi do licznych nieporozumień a nawet konfliktów. Dlatego też nieustannie szukamy narzędzi, które ułatwią nam realizację takiego zadania. Jednym z nich są coraz bardziej popularne testy kompetencji.
25 marca 2021
TRANSFORMACJA CYFROWA = TWORZENIE FIRMY INNOWACYJNEJTo nie jest więcej przemysłu w przemyśle, To jest więcej kreatywnego myślenia
Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

ZOBACZ NAJBLIŻSZE SZKOLENIA

powiązane z tematem artykułu

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Farysa 64
01-971 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel.: 505 273 550


ul. Farysa 64
01-971 Warszawa
NIP: 113-26-90-108


Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2021 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.