Rutyny menadżerskie online

Praca zdalna to praca w rozproszeniu. Pracownicy działaj u siebie w domu, poza ujednoliconymi regułami kultury korporacyjnej swojej firmy. Każdy pracuje, tak jak mu najwygodniej.

Rolą menadżera jest usystematyzowanie tych działań, wprowadzenie doń pewnych rutynowych schematów. W ten sposób, nie mający ze sobą fizycznej styczności pracownicy będą mogli funkcjonować jako zgrany zespół.

Rutynowe  działania menadżera

Codzienna komunikacja

W pracy zdalnej najważniejsza jest regularna, codzienne komunikacja. To najważniejsze z rutynowych działań menadżera.

Kanał komunikacji powinien być dopasowany do rodzaju i celu przekazywanych wiadomości:

• komunikatory internetowe/telefony - gdy sprawa jest pilna i na „teraz”,
• wideokonferencje - do spotkań dużej wagi: spotkania działowe, odprawy.

Odprawy muszą mieć swój schemat, najlepiej wypracowany zespołowo (bądź zaproponowany przez menedżera i później dyskutowany). Przykład takiego schematu / odpowiedzialności uczestników:

• Menadżer przedstawia uczestnikom cel, agendę i czas spotkania.
• Uczestnicy spotkania są  do niego przygotowani ( notatki, wiedza).
• Wszystkich obowiązuje punktualność.
• Ze spotkania zostaje sporządzona notatka.
• Menadżer moderuje spotkanie w taki sposób, aby nie zeszło ono na poboczne tematy.
• Spotkanie kończy się podsumowaniem i przydzieleniem zadań.
• Wszyscy uczestnicy spotkania powinni udzielić informacji zwrotnej odnośnie treści spotkania.

Feedback

Praca zdalna to komunikacja, a komunikacja to m. in. feedback. Rutynowym działaniem menadżera jest udzielanie podwładnym szybkiej wiadomości zwrotnej. To zapewnia ciągłość pracy, ale i dobrze wpływa na pracownika, które nie czuje się wtedy ignorowany. Informacja zwrotna w pracy on-site (stacjonarnej) może być spontaniczna.

W pracy on-line menedżerowie czekają na dobry moment, aby udzielić feedbacku. W ramach rutyny menedżerskiej warto zarezerwować  w kalendarzu tygodniowym 1,5-2 godziny na indywidualne rozmowy z pracownikami, rozmowy o funkcji feedback’owej  - rozwojowej/korekcyjnej bądź wzmacniającej/pozytywnej.

Przekazywanie informacji o działaniach firmy

Jedną z rutynowych czynności menadżera jest przekazywanie informacji o działaniach całej firmy – zmian procesów, strategii, taktyki,  wiadomości od zarządu, wyników firmy. W pracy zdalnej komunikacja pełni jeszcze ważniejszą rolą niż w pracy stacjonarnej. Buduje poczucie więzi z firmą, sprawia że pracownik czuje się jej częścią.

Przeciwdziała również mechanizmom tworzenia się plotek, nadinterpretacji, zachwiania potrzeby bezpieczeństwa.

Monitoring postępu prac

Zespół powinien mieć wiedzę odnośnie stanu prac nad całym projektem.  To mobilizuje do efektywnej  pracy i zapobiega sytuacjom w stylu: „nie wiedziałem, że jest jeszcze tyle do zrobienia!”  To w zakresie odpowiedzialności menedżera jest dbanie o świadomość zespołu odnoście postępów i stopnia zaawansowania prac. Może to robić dzięki np. umieszczeniu w internetowej chmurze, dostępnego dla wszystkich członków zespołu, folderu/pliku/dokumentu, do którego będą spływały kolejne, ukończone fragmenty prac.

Każdy z pracowników powinien do niego systematycznie „zaglądać”, żeby wiedzieć, na jakim etapie jest projekt.

Egzekwowanie dowodów pracy

Charakter pracy determinuje czy menedżer ma możliwość „odbierać pracę” w formie rezultatowej. Jeżeli stanowisko wymaga dostępności, bądź od efektu pracy jednym uzależnione są postępy innych pracowników ważne staje się egzekwowanie dowodów pracy – aby menedżer miał kontrolę nad „flow” pracy działu .

Jakimi narzędzia dysponuje menedżera?

• oś czasu – ustalanie deadline’ów, kamieni milowych – czasowych bądź jakościowych
• oś efektu – korzystając z metodyk zwinnych może dzielić pracę pracowników na tzw. sprinty – zakresy czasowe, po których podsumowywany jest efekt, ale co ważniejsze sposób jego uzyskania (celem podniesienia efektywności i satysfakcji pracy)
• raportowanie – do którego można wykorzystać ogólnodostępne narzędzia takie jak np. asana, kanban czy trello (przy odpowiednim ustawieniu dostępów komunikowanie postępów może być dostępne dla innych członków zespołu)

System rozproszonego wsparcia

Zarządzanie zespołem zdalnym to mnóstwo większych i mniejszych, codziennych problemów. Nie wszystkie musi rozwiązywać menadżer, bo po prostu nie starczy mu wtedy czasu na nic innego.

Dlatego przełożony może stworzyć system rozproszonego wsparcia. W sprawach nie wymagających interwencji menadżera, członkowie zespołu są zobowiązani pomagać sobie nawzajem. System rozproszonego wsparcia należy praktykować każdego dnia, aby stał się nawykiem wszystkich w zespole.

Można go budować poprzez rutynowe spotkania (np. retrospekcje, crash meetingi) bądź wspierać kulturę współodpowiedzialności (4 filary współodpowiedzialności to przejrzystość, współudział, otwartość na feedback, przynależność)

Budowanie relacji z pracownikami

Praca zdalna może negatywnie wpływać na pracowników. Izolacja, poczucie osamotnienia, niepokój – to często pojawiające się uczucia. Dobre relacje międzyludzkie czy przyjazny gest mogą te uczucia przezwyciężyć.

Dlatego, do rutynowych działań menadżera należy budowanie pozytywnych relacji z każdym z podwładnych.  Pozytywna relacja może mieć charakter zawodowy – okazywanie zainteresowania poziomem zadowolenia z wykonywania pracy, bądź poza zawodowy – interesowania się obszarem rodziny, zdrowia, hobby. Ten drugi rozwijany jest przez Recognition – upodmiotowienie pracownika, widzenie w nim człowieka, udzielanie uznania, nagród uwzględniających tą wiedzę (np. zamiast premii bilety na koncert ulubionego zespołu).

Menadżer musi w swoje codziennej pracy, jeżeli wymaga tego sytuacja, znaleźć czas na indywidualne rozmowy z pracownikami. Powinny one m.in. :

• niwelować niepokój
• wyrażać uznanie
• udzielać wsparcia.

Budowanie identyfikacji z firmą

Często, podczas pracy zdalnej pojawia się uczucie odsunięcia na boczny tor. Pracownik może czuć się niedoceniony i mieć wrażenie, że firma nie dba o niego i rozwój jego umiejętności. Należy udowodnić, że nie jest to prawdą.

Działania menadżera powinny zmierzać do odbudowania identyfikacji pracownika z firmą. Często mówi się, że na poziomie planowania widać las – a na  poziomie realizacji pojedyncze drzewa. Wtedy trudno o sens pracy, trudno łączyć sens swojej pracy z planami i strategią firmy.

Zadaniem menedżera jest rysować szerszą perspektywę i budować identyfikację pracownika z firma umieszczając pracę swojego pracownika w tym szerszym kontekście.

Optymalizacja pracy – podnoszenie produktywności

Każdy zespół to suma doświadczeń, kompetencji i talentów.  Jednym z obowiązków menedżera jest korzystając z tych zasobów uzyskiwać możliwie wysoką produktywność – na „tu i teraz”. Drugim obowiązkiem jest stałe podnoszenie zasobów jakimi dysponuje zespół – rozpoznawane talentów, podnoszenie kompetencji, zdobywanie doświadczeń.

To w rezultacie prowadzi do wzrostu zasobów – a więc wzrostu produktywności. Jeżeli menedżer zatraci się „tu i teraz” to nie stworzy fundamentów dla wzrostu potencjału zespołu i jego wykorzystania.

Pracownicy widząc, że nie są prowadzeni w kierunku rozwoju mogą zdecydować się  na zmianę pracy.

Dostępne drogi:

• Technologia – wdrożenie narzędzi ułatwiających komunikację i współpracę w grupie
• Talenty – rozpoznanie mocnych stron pracowników, rozwijanie ich i korzystanie z właściwych osób do właściwych zadań
• Peer mentoring – wymiana doświadczeń między pracownikami
• Szkolenia online – rozwijające niezbędne kompetencje w danym momencie
• Zaangażowanie – wzrost zaangażowania powoduje, że pracownicy chętniej sięgają po mniej oczywiste swoje zasoby (np. Q12 Gallupa)

Odejście od rutyny – team building online

Do rutynowych zadań menadżera należy również… odchodzenie od rutyny. Dzieje się tak, kiedy menadżer proponuje zespołowi działania na rzecz team building online.

Integracja zespołu wymaga właśnie pomysłów niecodziennych, dalekich od rutyny, które „odświeżają” lub odbudowują relacje między pracownikami.

Team building online można wdrożyć na wiele sposobów:

• zamówienie dla członków zespołu pizz i zjedzenie ich wspólnie podczas video spotkania
• ćwiczenia online
• gry online
• rozmowy towarzyskie.

Praktykowanie team building online może nie należy do codzienności, ale musi być regularnym punktem programu w pracy menadżera.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie zespołem zdalnym opiera się na systematyczności i kilku „stałych fragmentach gry”. Dopiero mając zbudowany taki solidny grunt, menadżer może pozwolić sobie na improwizację czy ekstrawaganckie pomysły.