Zmiany w zasadach przechowywania akt osobowych
Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszła bowiem w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. W wyniku zmian skróceniu ulegnie czas przechowywania akt osobowych.
Zmiany w zasadach przechowywania akt osobowych
Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszła bowiem w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
W wyniku zmian skróceniu ulegnie czas przechowywania akt osobowych.
Ustawa ta jest aktem przełomowym, bowiem modyfikuje obowiązki pracodawców związane zarówno z okresem przechowywania akt osobowych, jak też umożliwia zmianę postaci przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy.
Tradycyjny model postrzegania dokumentacji pracowniczej, kształtowany przez okres niemal 40-letniej praktyki, ustępuje więc nowemu, bliższemu rzeczywistości XXI wieku.
Przedmiotowa ustawa wprowadza zmiany w zasadniczym obszarze związanym z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy będą bowiem mogli przechowywać akta pracownicze krócej.
Obowiązujący dotychczas 50-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników uległ skróceniu do 10 lat. Wyjątki od tej zasady są wprowadzone w odrębnych przepisach.
ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:
Działy kadr czekają zmiany wynikając z prezydenckiej nowelizacji kodeksu pracy oraz nowe obowiązki antykorupcyjne narzucone ustawą o jawności życia publicznego, ale ważniejsze jest przygotowanie firm na rewolucję dotyczącą akt pracowniczych, która jest planowana niebawem. Zapraszamy na szkolenie zmiany w prawie pracy 2022.
Uczestników tego szkolenia interesują również:
Ustawa skraca okres przechowywania akt pracowniczych i zawiera przepisy przejściowe dotyczące zakresu stosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed wejściem w życie tego aktu prawnego.
W zakresie stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia do lat 10 okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Obowiązywać nadal będzie 50-letnie przechowywanie akt osobowych, ponieważ informacje w nich zgromadzone są istotne przy ustaleniu prawa do świadczenia przedemerytalnego, emerytury lub renty. Nie ma tutaj znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.
Do zatrudnionych od dnia wejścia w życie ustawy pracodawca ma obowiązek stosować nowe przepisy w zakresie przechowywania akt personalnych, tj. musi co do zasady przechowywać je przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Zasadniczo w zakresie stosunków pracy nawiązanych w okresie po 31 grudnia 1998 roku a przed 1 stycznia 2019 roku stosuje się dotychczasowe przepisy dotyczące okresu przechowywania akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obowiązujące w dniu wejścia w życie ustawy.
Pracodawca może skrócić okres przechowywania do 10 lat. Musi jednak spełnić warunki wskazane w ustawie. Pracodawca by skorzystać z tej możliwości, jest zobowiązany złożyć oświadczenie do ZUS o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz następnie złożyć raport informacyjny (ZUS RIA).
Gdy raport ten zostanie przekazany do ZUS, okres przechowywania wynosić będzie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ten raport został złożony.
Mając na uwadze jednakowe traktowanie tych samych grup zatrudnionych, podsumowując można powiedzieć, że nie ma możliwości złożenia raportu za część pracowników zatrudnionych w wspomnianym wyżej 20 letnim okresie.
A zatem przechowywanie niektórych akt przez 10 lat a niektórych przez 50 lat jest wykluczone. Zatem wobec pracowników tych samych grup powinny być stosowane jednolite zasady w zakresie przechowywania akt osobowych.
