Matryca Eisenhowera – metoda, która zwiększy naszą efektywność

 
Czym jest i jak korzystać z matrycy Eisenhowera

Brak czasu i nadmiar obowiązków to zdecydowanie wielki problem dzisiejszych czasów. Nie każdy potrafi odpowiednio radzić sobie z rzeczami, które ma do zrobienia, a przy tym jeszcze znaleźć czas choćby dla rodziny, czy siebie samego. Dla tak potrzebujących osób, doskonałym narzędziem może okazać się więc macierz Eisenhowera.

W obecnych czasach często musimy wybierać pomiędzy własnymi przyjemnościami, obowiązkami, pracą czy kontaktami z bliskimi. Nie łatwo jest podjąć decyzję, ile czasu na co poświęcić. Wydaje nam się, że jesteśmy przytłoczeni obowiązkami i nie potrafimy racjonalnie zarządzać czasem oraz sobą w czasie.

Na szczęście, odpowiednie zarządzanie czasem nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Wystarczy wykorzystać proste narzędzia, aby opanować sztukę zarządzania czasem niemal do perfekcji. Takim narzędziem jest macierz Eisenhowera.

Matryca ta wyglądem przypomina układ współrzędnych. Jednak rzędna i odcięta określają tutaj ważność zadania i to, jak bardzo jest ono pilne. Formę często także zmienia się na kwadrat, wewnątrz podzielony na cztery mniejsze. Nie ważne jest bowiem to, jaką formę przybierze matryca Eisenhowera, ale to, by poprawnie w niej umieścić i odnajdywać zadania i cele, oraz w odpowiedni sposób z niej korzystać.

Kluczem do sukcesu jest tutaj określenie, czy dana czynność jest ważna oraz pilna, czy też ważna, ale nie pilna. Czy jakieś zadanie jest pilne, ale nie ważne, czy może uznać możemy je za tzw. "złodzieja czasu" i określić jako zajęcie nie pilne i nie ważne.

Aby poprawnie rozdzielać te zadania trzeba zdawać sobie sprawę przede wszystkim z tego, jaki chcemy cel osiągnąć. Od niego bowiem zależy, czy coś jest ważne i pilne, czy też nie.

Zgodnie z zasadami przyjętymi w matrycy Eisenhowera, każda z czterech ćwiartek odpowiada za inne zadania.

W pierwszej znaleźć powinny się wszystkie te, które są niezbędne do zrealizowania konkretnego celu. Są to sprawy ważne i pilne. Bez nich nasz cel nie będzie mógł zostać osiągnięty.

W drugiej ćwiartce znajdują się sprawy ważne, ale nie pilne. Tutaj warto umieścić te zadania, które pomogą nam osiągnąć cel, ale nie są tak pilne, by zająć się nimi od razu. Wszystko, co znajduje się w tej ćwiartce może zostać zrealizowane nieco później.

W trzeciej ćwiartce należy umieścić sprawy ważne, ale nie pilne. To wszystko to, co jest ważne by osiągnąć cel, ale nie przyczynia się do jego osiągnięcia bezpośrednio.

Ostatnia ćwiartka to rzeczy, które możemy pominąć. Są to zajęcia nie ważne i nie pilne. Do nich należą wszystkie te czynności, którymi możemy się zająć, jeśli wystarczy nam czasu. Do nich należą kontakty z innymi, czas poświęcony na social media, codzienną rozrywkę i relaks. Ich realizacja nie ma żadnego wpływu na osiągniecie wyznaczonego celu.

Tak też, dla konkretnego celu np. do zrealizowania w danym dniu należy określić zadania, które pozwolą nam zrealizować cel, więc są ważne i pilne, a także te, które przybliżą nas do realizacji, więc są ważne, ale nie zbyt pilne.

Przykład

Jeśli chcemy w ciągu dnia napisać 10 stron referatu, bez wątpienia w pierwszej ćwiartce będziemy musieli umieścić samą czynność pisania, bądź też poszerzanie wiedzy na temat opisywany, czy czerpanie jej z książek czy internetu, bowiem są one pilne dla osiągnięcia celu.

W drugiej, muszą znaleźć się zadania ważne, ale niepilne. Są to zwykle czynności, które możemy rozłożyć w czasie bądź wykonywać regularnie.

Umieścić tutaj możemy więc odpoczynek, przerwę w pisaniu, krótką aktywność ruchową. W ćwiartce, w której znajdować powinny się zadania pilne, ale nie ważne, warto umieścić na przykład codzienne obowiązki.

Spacer z psem, przygotowanie obiadu, zjedzenie posiłków, czy choćby posprzątanie w pokoju. Są to sprawy pilne, ale nie są najważniejsze, by założony cel zrealizować. W ostatniej ćwiartce znajdują się więc sprawy nieważne i niepilne. To takie zajęcia, których możemy się podjąć, gdy wystarczy nam czasu.

Tutaj można umieścić korzystanie z social mediów, oglądanie filmów w telewizji, czy czytanie książek. Bez tych rzeczy z pewnością obejdzie się realizacja naszego celu.

Przy określaniu, jakie zadania powinny trafić do której ćwiartki, warto porządnie przemyśleć, jakie zadania gdzie chcemy zaliczyć. Jeśli okaże się, że mamy zbyt wiele zadań ważnych i pilnych lub ważnych ale nie pilnych, być może nieodpowiednio przygotowaliśmy ten plan i zbyt wiele czynności uznaliśmy za ważne.

Również w ostatniej ćwiartce nie powinniśmy wypisywać zbyt wielu zajęć. Pamiętajmy, że to tylko te czynności, które podejmiemy jeśli wystarczy na nie czasu.

Korzystanie z matrycy Eisenhowera posiada wiele cennych zalet. Bez wątpienia pozwala samodzielnie tak rozplanować czas, aby rzeczywiście udało się zrealizować cel. Jest to też bardzo szybki i łatwy sposób. Wśród wad należy jednak wskazać, że złe przyporządkowanie poszczególnych zadań do danych ćwiartek może spowodować, że poczujemy się przytłoczeni ogromną ilością rzeczy do zrobienia już i natychmiast.

Wadą może być także to, że czasem uważamy, że rozrywka i relaks są nam zupełnie nie potrzebne, jednak dla zachowania zdrowia fizycznego i psychicznego, relaks również ma olbrzymie znaczenie. Korzystajmy więc mądrze z możliwości, jakie daje nam ta matryca i nie obawiajmy się dochodzić do perfekcji metodą prób i błędów.

Być moze to przybliży nas do doskonałego zarządzania swoim czasem i efektywnego realizowania swoich celów.