Serce każdej firmy
Wbrew pozorom sercem każdej firmy nie jest biuro prezesa czy zarządu firmy. Osobami, które zawsze są pierwszymi reprezentantami są pracownicy sekretariatu…
Często niedoceniane wykonują czynności bez których firma nie byłaby w stanie poprawnie funkcjonować dlatego można zaryzykować stwierdzeniem, że rola sekretariatu w biurze jest kluczowa.
Pracownicy sekretariatu i asystenci biurowi są pierwszymi osobami, które witają przychodzących gości, klientów, interesantów, filtrują informacje przychodzące na główny adres e-mail kierując je do właściwych osób, dbają o obieg korespondencji, odbierają telefonu, organizują spotkania, podróże, rezerwują hotele, kontaktują się z urzędami, prawnikami, prowadzą terminarze, kalendarze, organizują imprezy firmowe, świąteczne, oprowadzają gości, kontrolują obieg informacji, zajmują się praktycznie wszystkimi czynnościami, bez których nie wyobrażamy sobie codziennego dnia w pracy – od organizacji zamówień spinaczy po towarzyszenie podczas najważniejszych spotkań biznesowych.
To praca bardzo często niedoceniana i mało opłacana, a sekretarki są często bardzo dobrze wykształcone, znają po kilka języków obcych, zasady etykiety mailowej, telefonicznej, są organizatorkami, koordynatorkami i osobami, które rozwiązują wszelkie nieporozumienia.
To nie tylko etap na szczeblu kariery, stan przejściowy w drodze do lepszego stanowiska. Doskonale zorganizowana asystentka biura jest na wagę złota i dlatego też celem wielu pracowników biurowych jest zostanie sekretarką w dużej firmie, w której otrzyma możliwość podnoszenia swoich kwalifikacji.
Istnieje wiele szkoleń dla pracowników sekretariatu dzięki którym zorganizują swoją pracę jeszcze lepiej. Jest to także bardzo ciekawa praca, wiążąca się z wieloma wyzwaniami i często podróżami. W końcu sprawny asystent nie jest potrzebny tylko stacjonarnie.
Stanem idealnym byłoby odpowiednie docenianie pracowników sekretariatów, także finansowe. Może wtedy łatwiej byłoby traktować swoją pracę jak misję i z należytą powagą. Będąc prezesem dużej firmy chcemy aby nasz wizerunek był jak najbardziej korzystny, a kto zadba o niego lepiej niż pracownik, który jest pierwszym kontaktem w każdej sprawie?
