Zarządzanie czasem w firmie

Zarządzanie czasem to niezwykle trudna umiejętność, która ma ogromny wpływ na naszą pracę. Znajomość odpowiednich technik może znacząco wpłynąć na naszą wydajność. Jest to szczególnie ważne wśród przedsiębiorców, kierowników i menedżerów. Wdrożenie systemów zarządzania czasem to klucz do odpowiedniej organizacji w firmie.

12 marca 2019
zdjęcie - Zarządzanie czasem w firmie

 Zarządzanie czasem w firmie

Zarządzanie czasem to niezwykle trudna umiejętność, która ma ogromny wpływ na naszą pracę. Znajomość odpowiednich technik może znacząco wpłynąć na naszą wydajność. Jest to szczególnie ważne wśród przedsiębiorców, kierowników i menedżerów. Wdrożenie systemów zarządzania czasem to klucz do odpowiedniej organizacji w firmie.

Ustalanie priorytetów

Prawdopodobnie najważniejszą częścią zarządzania naszym czasem jest odpowiednie ustalanie priorytetów i zadań, któe wymagają natychmiastowej realizacji. Najważniejszą i najbardziej popularną techniką podziału obowiązków jest Matryca Eisenhowera (tzw. Matryca Priorytetów).

Według niej dzielimy wszystkie czekające na nas zadania na cztery grupy:

  1. Zadania ważne i pilne – wszelkie obowiązki, które powinny zostać wykonane jak najszybciej. Od realizacji tych zadań może zależeć nasz sukces w spotkaniu biznesowym czy sprzedaży. Może to być dokończenie ważnej prezentacji, której zbliża się termin wygłoszenia czy organizacja codziennej odprawy dla zespołu pracowniczego.
  2. Zadania ważne i niepilne – sprawy, które są ważne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak na których załatwienie mamy jeszcze trochę czasu. Przykładem może być wysyłka dokumentów do instytucji państwowych, której termin mija dopiero za kilkanaście dni.
  3. Zadania nieważne i pilne – obowiązki, które powinny być wykonane w krótkim czasie, jednak ich przełożenie nie spowoduje dotkliwych konsekwencji. To grupa zadań, której ustalenie sprawia najwięcej problemów. Ich realizacja może ułatwić nam pracę, jednak możemy je odsunąć maksymalnie w czasie i wykonać w wolnej chwili lub zlecić zewnętrznej firmie. Może to być zmiana kolorystyki na stronie firmowej lub segregacja dokumentów.
  4. Zadania nieważne i niepilne – są to wszelkie rzeczy, którymi zajmujemy się w wolnej chwili w pracy, a które nie przynoszą większego pożytku. Do tej grupy zaliczymy więc zarówno wszelkie czynności o osobistym charakterze (np. rozmowy prywatne), jak i realizacja obowiązków firmowych, które jednak nie przynoszą żadnych korzyści - np. dodatkowe czynności porządkowe, jeśli mamy zatrudnioną firmę sprzątającą.


Zarządzanie czasem w praktyce

Optymalizację czasu pracy wyznacza Reguła Pareto, która mówi o ilości wykorzystanych zasobów, które generują konkretne zyski. W przypadku zarządzania czasem często mówi się o proporcjach 80/20 – 80% wszystkich wypracowanych zysków generowana jest podczas 20% czasu pracy. Oczywiście, proporcje te mogą być zależne w zależności od zaangażowania pracowników, branży, charakteru działalności czy nawet tak błahych (lub przynajmniej trudnych do zauważenia) zależności jak pogoda czy nastroje społeczne. Niektóre szkolenia dla firm kompleksowo przedstawiają czynniki, które mogą wpływać na optymalizację czasu pracy. Jeśli zdecydujemy się na dobre szkolenie zarządzanie czasem w naszej firmie może stanąć na zupełnie innym poziomie, dzięki czemu wykorzystamy potencjał firmy w stu procentach. Do tego wykorzystywać możemy techniki zarządzania czasem krótkoterminowego – np. technikę Pomodoro, która polega na organizacji krótkich sesji pracy (np. 20, 30, 45 minut), podczas której skupiamy się tylko na wykonaniu konkretnego zadania oraz po której następuje kilkanaście minut odpoczynku.

Organizacja naszego czasu pracy tak, by był on jak najbardziej efektywny, jest wyjątkowo trudnym zadaniem. Branżowe szkolenia otwarte oraz warsztaty organizowane przez firmy edukacyjne mogą znacząco podnieść naszą świadomość tego, w jak dużym stopniu marnujemy swój czas i potencjał przedsiębiorstwa. Kluczem do sukcesu jest nauczenie się w jaki sposób możemy dzielić zadania (m. in. dzięki macierzy Eisenhowera czy metodzie ABC). Dużą rolę odgrywa również umiejętność delegowania zadań w taki sposób, by ich realizacja była najbardziej wydajna (wykorzystanie potencjału pracowników, ocena kosztów i zysków skorzystania z usług firmy zewnętrznej). Połączenie tych dwóch elementów sprawi, że nasza organizacja znacząco wzrośnie oraz zoptymalizujemy czas wykonywania konkretnych obowiązków z zachowaniem najwyższej wydajności.

ZOBACZ OSTATNIE ARTYKUŁY

z tej strefy wiedzy

21 kwietnia 2020
Project management (czyli zarządzanie projektami) to szereg czynności mających na celu zrealizowanie wszystkich związanych z danym projektem założeń. Zajmują się nim osoby wchodzące w skład specjalnych zespołów projektowych, a ich praca stanowi podstawę działalności wielu przedsiębiorstw.
21 kwietnia 2020
AGILE to coraz popularniejsze w każdej większej (i mniejszej) firmie pojęcie związane z realizacją projektów biznesowych. Z pewnością każda osoba zatrudniona w takim miejscu choć raz się z nim spotkała.
20 kwietnia 2020
Nawet zespół złożony z doskonale wykształconych i kompetentnych pracowników nie będzie w stanie sprawnie realizować swoich zadań, jeśli zabraknie w nim odpowiedniego kierownictwa. Zawsze niezbędna jest osoba nadzorująca wszystkie czynności wykonywane przez pracowników.
20 kwietnia 2020
Aby proces produkcyjny w zakładzie przemysłowym mógł przebiegać sprawnie, potrzebna jest przynajmniej jedna kompetentna osoba kontrolująca prawidłowe wykonywanie wszystkich prac. Zadanie to spoczywa na barkach mistrza zakładu produkcyjnego.
20 kwietnia 2020
Profesjonalny zakład przemysłowy przypomina żywy organizm. Cały proces produkcji składa się z wielu etapów, które z kolei powiązane są z konkretnymi częściami zakładu oraz maszynami. Jeśli na którymkolwiek z tym etapów pojawią się opóźnienia lub błędy, zawsze ucierpi na tym cały proces.
Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

ZOBACZ NAJBLIŻSZE SZKOLENIA

powiązane z tematem artykułu

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Farysa 64
01-971 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel.: 505 273 550


ul. Farysa 64
01-971 Warszawa
NIP: 113-26-90-108


Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2021 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.