Jak zmieniły się akta osobowe od 2019 roku?

Jak zmieniły się akta osobowe od 2019 roku?

Z początkiem 2019 roku przedsiębiorcy muszą się przygotować na ważne zmiany w zakresie prowadzenia akt pracowników. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej z 28 maja 1996 roku, które było nowelizowane kilka razy od 1 stycznia 2019 roku zastąpił zupełnie nowy akt prawny.

Celem zmian wprowadzonych od 1 stycznia 2019 roku jest dostosowanie teczek pracowników do przepisów RODO i ustawy wprowadzającej nowy okres przechowywania dokumentacji oraz jej elektronizację.

Zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) akta osobowe pracownika składały się z 3 części.

I tak w części A były zgromadzone dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, część B zwierała dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Z kolei część C to dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Dokumenty w poszczególnych częściach akt należało układać w porządku chronologicznym oraz ponumerować. Każda część akt zawierała pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Dotychczasowa tzw. Ustawa o aktach osobowych została zastąpiona z dniem 1 stycznia 2019 rok nowym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10. 12. 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369)

Najistotniejszą zmianą w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie dodatkowej części do akt osobowych, tj. części D. Ma ona zawierać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Z uwagi na specyfikę części D, zawierającą dokumenty, które po upływie określonego czasu należy usunąć przepisy przewidują możliwość jej podziału na mniejsze części dotyczące nałożenia określonej kary. A zatem dokumenty z części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne.

W dalszym ciągu dokumenty w każdej części muszą być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane, a wykaz dokumentów musi dotyczyć każdej części. 

Na zakończenie warto dodać, że obecnie z obowiązujących przepisów wynika wprost, iż przy ponownym zatrudnieniu pracownika, z którym pracodawca zawarł kolejną umowę o pracę po 31 rudnia 2018 roku, pracodawca ma obowiązek kontynuowania prowadzenia dotychczasowych akt osobowych.