Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Rok 2019 to czas znaczących i rewolucyjnych zmian w dotychczasowym, tradycyjnym sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jedną z istotnych zmian jest kwestia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

1 stycznia 2019 roku weszły w życie istotne zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecnie pojęcie dokumentacji pracowniczej należy rozumieć jako akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Na dokumentację tę składają się przede wszystkim dokumenty dotyczące ewidencjowania czasu pracy i dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem urlopu wypoczynkowego.

Ponadto dokumentami pracowniczymi w rozumieniu ustawy jest karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, a także karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację. Dokumentacja ta musi być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika.

Dotychczas dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę należało przechowywać przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wskazany termin wynikał z art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Identyczny 50-letni okres przechowywania obowiązywał w stosunku do akt personalnych i wynikał w z artykułu 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która znana była też jako ustawa o archiwizacji dokumentów.

Na mocy ustawy z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt osobowych oraz ich elektronizacją przedmiotowy termin przechowywania dokumentacji pracowniczej uległ skróceniu do 10 lat. Nowy okres przechowywania tej dokumentacji obejmuje wszystkich, którzy nawiążą stosunek pracy od 1. 01. 2019 roku. Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie nowej ustawy mają zastosowanie dotychczas obowiązujące przepisy dotyczące i okres ich przechowywania wynosi 50 lat. Niemniej jednak dla stosunków pracy nawiązanych po 31. 12. 1998 roku a przed 1. 01. 2019 roku okres przechowywania dokumentacji osobowej będzie mógł zostać skrócony do 10 lat po spełnieniu warunków wskazanych w ustawie.

Wyjątek od tej głównej zasady ustalonej na poziomie 10 lat jest wprowadzony w odrębnych przepisach. A zatem dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy dokumentacji pracowników wykonujących prace górnicze oraz dokumentacji stanowiącej dowód w postępowaniu. Okres przechowywania dokumentacji przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy obowiązuje nadal bezwzględnie w odniesieniu do pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.

Według innych zasad pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację stanowiącą dowód w postępowaniu. Przyjęta ustawa ma chronić interesy pracownika w sytuacji, gdy w okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie wszczęte postępowanie, w którym dokumentacja ta stanowi dowód.

W takim przypadku, niezależnie od tego, czy pracodawca jest stroną toczącego się postępowania, czy zostanie wezwany do złożenia jako dowodu dokumentu z akt, czy też dowie się o toczącym się postępowaniu, będzie miał obowiązek wydłużyć okres przechowywania. A zatem jeśli pracodawca będzie stroną toczącego się postępowania, musiał będzie ją przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia, ale nie krócej niż do upływu 10-letniego okresu. Z kolei zaś, jeżeli nie będzie stroną okres przechowywania wydłuża się o dalsze 12 miesięcy ponad 10 letni obowiązkowy okres jej przechowywania.

Zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja musi być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.