Podział zadań w firmowym sekretariacie

Niewiele istnieje takich miejsc w firmie, które można uznać za strategiczne dla całego przedsiębiorstwa. Pierwszą myślą jest biuro dyrektora, zaraz za nim plasują się biura menedżerów i kierowników działów, dopiero potem boksy pracowników, a sekretariat i recepcja pomijane są taktownym milczeniem. Nikt nie przywiązuje do nich zbytniej uwagi ze względy na mity, jakie wokół nich narosły.

Prawdą jest jednak, że sekretariat i recepcja w hierarchii firmowe (pod względem ważności i wpływu na wizerunek) powinien być stawiany w bliskim sąsiedztwie biura dyrektora. To tam organizowana jest większość życia w przedsiębiorstwie i to tam napływają informacje o bieżących i zaległych zadaniach oraz dane konieczne do ich poprowadzenia.

Kto nadaje się do pracy w sekretariacie?

Przez wzgląd na fakt, że jest to odpowiedzialne stanowisko, nie każdy może w nim pracować. Trzeba posiadać predyspozycje, do których zalicza się podzielność uwagi, zdolność organizowania i delegowania zadań, wysoki poziom asertywności, ponieważ ma się kontakt zarówno z klientami, wobec których trzeba stosować wszelkie formy profesjonalnej obsługi, jak i z pracownikami, którzy ociągają się z wykonaniem swoich zadań i ani myślą o ich terminowym zakończeniu. Dodatkowo pracownicy sekretariatu pośredniczą w komunikacji między pracownikami oraz między klientami i pracownikami, stąd też niezwykle istotna jest właściwa prezencja i zdolności komunikacyjne - werbalne i niewerbalne.

Jeżeli ktoś wykazuje takie zdolności, powinien udać się na obsługa sekretariatu szkolenie, gdzie zapozna się z podstawowymi technikami organizacji pracy, metodami radzenia z sobie z klientami i pracownikami oraz wywieraniem odpowiedniego wrażenia, korespondującego z wizerunkiem całego przedsiębiorstwa, kreowanym przez dział marketingowy.

Klienci i pracownicy powinni móc zaufać informacją przekazywanym w sekretariacie, dlatego też potrzebne są nie tylko umiejętności współpracy, ale też profesjonalne podejście do różnych zagadnień związanych z komunikacją interpersonalną oraz asertywnością i pokojowym załatwianiem trudnych sytuacji.