Zmiany w przechowywaniu akt osobowych

Zmiany w przechowywaniu akt osobowych

Wstęp

Z dniem 1 stycznia 2019 r. w życie wejdą nowe przepisy dotyczące prowadzenia i archiwizacji akt osobowych pracowników. Najważniejsze zmiany to skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat oraz wprowadzenie możliwości ich przechowywania oraz archiwizacji w formie cyfrowej.

Przechowywanie akt osobowych – obecne brzmienie przepisów

W aktualnie obowiązującym Kodeksie pracy brak jest informacji o tym, przez jaki okres pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą.

Treść art. 94, a konkretnie punkty 9a i 9b mówią jedynie o tym, że do obowiązków pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także ich przechowywanie w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Skąd zatem ogólnie przyjęty 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej? Wynika on z przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Co do zasady tak długi okres przechowywania akt osobowych dotyczy tych dokumentów, które mają wpływ na wyliczanie podstawy wymiaru świadczeń emerytalnych lub rentowych, a więc m.in. listy płac czy kart wynagrodzeń.

Ze względu na brak precyzyjnych regulacji prawnych w zakresie archiwizacji całości akt osobowych, pozostałe dokumenty znajdujące się w teczkach osobowych są najczęściej przechowywane przez okres 3 lat, a więc do czasu przedawnienia sie roszczeń ze stosunku pracy.

Krótsza archiwizacja dokumentów i konieczność ich zniszczenian

Biorąc pod uwagę zmiany w zasadach przekazywania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych informacji o wynagrodzeniach pracowników czy długości okresów stażu aż 50-letni okres archiwizacji dokumentacji wydaje się być dziś zapisem dość archaicznym i bezzasadnym, w związku z czym ustawodawca zdecydował się na jego zmianę. Tym razem jednak odpowiednie zapisy znajdą się wprost w Kodeksie pracy.

Znowelizowany art. 94 pkt 9b będzie wskazywał na obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym zakończony został stosunek pracy.

Dodatkowo – poza obowiązkiem przechowywania akt osobowych w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – ustawodawca położył nacisk na konieczność zagwarantowania zachowania poufności, integralności, kompletności oraz dostępności archiwizowanych dokumentów. 10-letni okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej dotyczy przede wszystkim pracowników, którzy zostaną zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

W ich przypadku pracodawcy zobligowani będą do przesyłania do ZUS miesięcznych raportów zawierających informacje potrzebne do wyliczenia wysokości przyszłej emerytury lub renty. ZUS zachowa te dane na indywidualnym koncie ubezpieczonej osoby.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania akt osobowych pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Aby uzyskać taką możliwość będzie musiał przekazać do ZUS całościowy raport dotyczący danej osoby.

Co bardzo ważne, do Kodeksu pracy dodany zostanie art. 947 zobowiązujący pracodawcę do zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści najpóźniej w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu, w którym pracownik może odebrać swoją dokumentację pracowniczą.

Okres ten z kolei kończy się wraz z upływem miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10-letniego okresu przechowywania akt osobowych.

Przykład: Dokumentacja pracownika zatrudnionego w okresie od 10 stycznia 2019 r. do 10 października 2021 r. powinna być przechowywana do 31 grudnia 2031 r., odebrać dokumentację pracownik będzie mógł do 31 stycznia 2032 r., a po tym czasie powinna ona zostać zniszczona przez byłego pracodawcę w ciągu 12 miesięcy.

Teczka osobowa również elektronicznie

Teczki osobowe zostaną nieco inaczej podzielone. Do trzech części dotyczących odpowiednio: dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie; dokumentów o przebiegu zatrudnienia i dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia dołączona zostanie część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innej.

Nowe przepisy dają pracodawcom możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zmiany postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną można będzie dokonać przez sporządzenie kopii cyfrowej – zeskanowanie i opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z kolei powrót do postaci papierowej będzie wymagał wydruku dokumentów i opatrzenia ich podpisem pracodawcy potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Szukasz branżowych i eksperckich materiałów?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!