Dlaczego prawidłowa komunikacja w firmie ma tak duże znaczenie?

Dlaczego prawidłowa komunikacja w firmie ma tak duże znaczenie?

Komunikacja w przedsiębiorstwie

Komunikacja w przedsiębiorstwie jest przekazywaniem informacji przez nadawcę. Powinien on przekazać informacje w taki sposób, aby były one w pełni zrozumiałe dla odbiorcy. Porozumiewać można się na wiele sposobów. Mogą być to słowa użyte w rozmowie, teksty pisane, dźwięki, obrazy, a nawet sygnały elektryczne.

Nie jest istotne, jaką formę przekazywania danych wybierzemy, ale to, żeby treści były zrozumiałe dla odbiorcy. Komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie jest właśnie ujawnianiem treści przez nadawcę, które odbiorca musi otrzymać, rozszyfrować i zrozumieć. Wówczas komunikacja ta staje się pomocna w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa i pozwala na jego rozwój. Uważana jest nawet za jeden z głównych filarów kultury organizacji i umożliwia jej istnienie.

Z uwagi na to, jak ważna jest komunikacja wewnątrz przedsiębiorstwa, nieustannie jest ona doskonalona. Coraz częściej rozmowa "twarzą w twarz" staje się rzadszym zjawiskiem, zaś przedsiębiorcy i kadra zarządzająca decydują się wykorzystywać wiele innych nośników informacji.

Formy komunikowania

Do bezpośrednich form komunikowania się z załogą należą zebrania, narady, konferencje, czy odprawy. Podczas tych spotkań można omówić cele, wyznaczyć zadania, czy choćby poznać zdanie pracowników na jakiś istotny temat.

Kolejnym, niezwykle popularnym nośnikiem informacji jest internet. Zarówno poczta elektroniczna, jak i inne możliwości, jakie daje internet są wykorzystywane w każdej organizacji. Wydaje się to być niezwykle szybkim i prostym sposobem przekazywania informacji, nawet do wielu osób jednocześnie, mając przy tym pewność, że wiadomość dotarła do każdej osoby. Być może z tego właśnie powodu poczta elektroniczna cieszy się tak ogromnym zainteresowaniem i stosowana jest regularnie.

Nowością, która jednak rozwija się w ogromnym tempie jest intranet. Najczęściej jest powiązany ze stroną danej firmy, z której każdy pracownik może przejść do swojego profilu, gdzie znajdzie wszelki najistotniejsze komunikaty, wiadomości czy ogłoszenia.

W bardziej rozbudowanej wersji intranetu, przedsiębiorcy chętnie dodają także najważniejsze informacje o organizacji, jej cele, misję, wizje, czy zadania, które aktualnie stara się zrealizować. Wszelkie ogłoszenia, informacje czy ważne wiadomości "z ostatniej chwili" również mogą być zamieszczane w intranecie.

Często znajdziemy tam również regulaminy pracy czy różne zasady. Intranet wydaje się być bardzo przyszłościowym narzędziem, które bez wątpienia daje możliwość znacznie łatwiejszego komunikowania się z pracownikami, przekazywania sobie informacji, jak i znacząco ułatwia pracę.
Niektóre przedsiębiorstwa, zwłaszcza te naprawdę duże, często decydują się na komunikowanie z pracownikami poprzez biuletyny czy gazetki.

Czy w formie drukowanej czy w formie elektronicznej, pozwalają przekazać pracownikom wszelkie najistotniejsze wiadomości dotyczące przedsiębiorstwa.

W przypadku mniejszych organizacji, kierownictwo często decyduje się na komunikowanie z pracownikami poprzez tablice informacyjne. Zamieszczane na nich informacje mogą zostać przeczytane przez osoby zainteresowane.

Przedsiębiorstwa, które nastawione są na zadowolenie pracowników i liczące się z ich zdaniem, często umożliwiają przekazywanie informacji nawet anonimowo, poprzez specjalne skrzynki. Pracownik może wyrazić swoją opinię na jakiś temat w formie pisemnej, a następnie wrzucić do takiej skrzynki. Kierownik zapoznaje się regularnie z opiniami i uwagami pracowników i ma możliwość ustosunkowania się do nich.

Jeśli zaś chodzi o ogromne korporacje, w których hierarchia i podział obowiązków często są niezwykle trudne do zrozumienia, wprowadzane są systemy usprawniające je. Są to często jasno rozpisane, a nawet rozrysowane zasady przekazywania sobie informacji.

Tak jasno określone procedury komunikacyjne bez wątpienia ułatwiają ten proces i sprawiają, że wszystkie informacje mogą szybko i sprawnie dotrzeć do osób zainteresowanych.

Niezwykle ważne dla istnienia przedsiębiorstwa jest, aby szybko i sprawnie przekazywać sobie informacje. Jeśli zostanie to zaniedbane, organizacja może popaść w poważne tarapaty.

Jeśli kierownictwo czy sam główny dyrektor nie będzie poinformowany np. o nieudanych transakcjach, źle przeprowadzonych zadaniach, czy niezrealizowanych projektach, nie będzie mógł na czas i w odpowiedni sposób zareagować. To zaś prowadzi do poważnych zaniedbań, kłopotów w firmie i ostatecznie może przyczynić się do upadku przedsiębiorstwa.

Prawidłowa komunikacja interpersonalna

Warto dbać o prawidłową komunikacje w przedsiębiorstwie. Dzięki temu, możemy mieć pewność, że żadne istotne fakty nie zostaną pominięte, zapomniane czy też nie "utkną" na jakimś etapie, lecz będą przekazane odpowiedniej osobie.

Jest to warunkiem prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa i warto, by każda organizacja wypracowała swój własny sposób na przekazywanie informacji. W mniejszych firmach mogą to być wiadomości e-mail, czy tablica informacyjna.

W większych, przydatne będą już wdrożone procedury, czy intranet. W każdym jednak przypadku należy uczulić pracowników na to, jak ważna jest prawidłowa komunikacja interpersonalna w firmie.