Trudne rozmowy, trudne sytuacje menedżerskie w pracy zdalnej

Zarządzanie zespołem zdalnym to wyzwanie

Dla wszystkich – zespołu pracowników i menadżera – praca zdalna jest wyzwaniem. Ograniczona komunikacja, długotrwała izolacja i działanie na odległość rodzą często stres, dyskomfort i frustrację. To może zniszczyć atmosferę w zespole i utrudnić realizację zawodowych zamierzeń. Menadżer musi umieć zmierzyć się z takimi sytuacjami.

Menadżer – opanowanie i zimna krew

Przede wszystkim przełożony w tego typu sytuacjach musi być dla zespołu opoką. Wykazywać opanowanie i zimną krew. Nie mogą puścić mu nerwy, nie może załamywać rąk czy okazywać rezygnacji. Kiedy nadchodzi czas próby, oczy całego zespołu kierują się na menadżera, w nim poszukując nadziei na rozwiązanie problemu i znalezienia wyjścia z beznadziejnej sytuacji.

Sytuacja dla menadżera jest o tyle skomplikowana, że do dyspozycji ma tylko telefon i komunikatory internetowe.

Trudne sytuacje menadżerskie

Trudne sytuacje menadżerskie można pogrupować w trzy bloki.

Problemy związane z wykonywaniem zawodowych projektów

To sytuacje, kiedy mimo zaangażowania całego zespołu projekt utknął w martwym punkcie. Może to wynikać z błędów podwykonawcy lub innego działu w firmie, który nie wykazuje dostatecznego zaangażowania.

Zadanie dla menadżera

Szef musi wyprowadzić projekt ze ślepej uliczki i skierować go na właściwe tory. Być może wymaga to stanowczej rozmowy z podwykonawcą lub kierownikiem innego działu. Trzeba działać zdecydowanie i wykorzystywać wszystkie możliwości, które daje pozycja w firmie!

Jak powinien zachować się menadżer?

Powinien wykazać się sprytem, rzutkością, pomysłowością przedsiębiorczością. Być zarówno zdecydowanym organizatorem, narzucającym swoją wolę innym, jak i roztropnym dyplomatą, który osiąga swoje cele bez używania „mocnych słów” czy apodyktycznych gestów.

Wybór strategii zależy od tego, gdzie leży problem. Menadżer ma obowiązek trafnie go zdefiniować. Przede wszystkim musi wiedzieć, kto odpowiada za przestój. Następnie czy to, że projekt nie może ruszyć z miejsca wynika z niekompetencji i złej woli czy może braku zasobów ludzkich, nadmiaru obowiązków lub po prostu niedostatecznej wiedzy? Być może projekt utkwił na czymś biurku, bo pracownik nie zdaje sobie z sprawy z jego wagi lub nie przekazano mu wystarczająco informacji, co ma dokładnie zrobić?

Dopiero po udzieleniu odpowiedzi na te pytania menadżer powinien obrać strategię działania - czy użyć „kija” „czy marchewki”.

Problemy wynikające z izolacji pracowników

Najczęstszy problem pojawiający się podczas zarządzania zespołem zdalnym, to problem wynikający z warunków, w jakich działa zespół. Pracownicy wykonują swoje obowiązki w samotności, są pozbawieni bezpośredniego kontaktu z innymi i najczęściej zamknięci w czterech ścianach mieszkania. Izolacja może powodować obniżenie nastroju, a nawet stany depresyjne. Menadżer musi zadbać o dobry nastrój emocjonalny zespołu.

Zadanie dla menadżera

W takim wypadku menadżer powinien umieć:

• dostrzec gorszą formę podwładnego
• rozpoznać władające nim emocje
• zapewnić wsparcie emocjonalne
• podtrzymywać lub odbudowywać więzi międzyludzkie, które pozwolą przezwyciężyć gorszy nastrój związany z doskwierającą izolacją.

Jak powinien zachować się menadżer?

Menadżer powinien umieć się wykazać wrażliwością oraz psychologiczną przenikliwością. Nie jest to zadanie proste, przecież kontakt z podwładnymi odbywa się tylko zdalnie. Dlatego ważne jest, żeby podczas kontaktowania się z zespołem menadżer korzystał z kamer video. Dzięki temu, obserwując mowę ciała i mimikę podwładnych będzie w stanie dostrzec, który z nich jest w gorszej formie. I będzie mógł interweniować.

Żeby poprawić nastrój zespołu należy wykazać się taktem i empatią. Trzeba poświęcić pracownikowi czas i przeprowadzić z nim spokojną (pewnie niejedną)  rozmową. Mniej formalną, nie poświęconą sprawom zawodowym.

Do swojego zespołu menadżer może też wprowadzać element team building online - wspólne działania, o charakterze rozrywkowym lub towarzyskim mające charakter zdalny.

Team building online to może być:

• wspólne, regularne „pogaduchy” nie związane z pracą
• ćwiczenia online
• codzienne, małe rytuały, np. wypicie kawy z cały zespołem.

Działań związanych z team building online jest sporo, menadżer powinien wprowadzać te, które pasują do ogólnej atmosfery panującej w zespole oraz te, które nie będą kłócić się z charakterami poszczególnych członków zespołu.

Problemy związane ze spadkiem motywacji i efektywności

Zarządzanie pracą zdalną to również zmagania ze spadkiem motywacji i efektywności u podwładnych. Może to wynikać m. in. z takich powodów:

• będąc z daleka od biura, od firmy, pracownik przestaje się z nią utożsamiać i postrzega siebie jako „człowieka do wynajęcia”, w myśl zasady „dzisiaj tu, jutro tam, gdzie lepsza oferta”
• działając w domu pracownik ulega myśleniu „na wszystko mam czas”
• domowe rozpraszacze – rodzina, media – nie pozwalają skupić się na pracy.

Zadanie dla menadżera

Menadżer przede wszystkim powinien zidentyfikować źródło spadku efektywności u pracownika i zastosować odpowiednie do tego środki zaradcze.

Jak powinien zachować się menadżer?

Jeżeli mniejsza wydajność wynika z ogólnego rozgardiaszu w jakim działa pracownik lub przeświadczenia, że na wszystko ma czas, menadżer może wprowadzić więcej dyscypliny:

• nieprzekraczalne deadline’y,
• raportowanie efektów pracy,
• „stałe elementy gry”( np. systematyczne zebrania online), co narzuci pracownikowi większy reżim w działaniu.

Jeżeli natomiast problem wynika ze słabnącego utożsamienia pracownika z firmą, menadżer może posłużyć się elementami team building online, jak i starać się udowodnić, że firma ciągle tak samo dba o pracownika, jak podczas pracy stacjonarnej. To ostatnie można udowodnić np. proponując pracownikowi atrakcyjne szkolenia online. To pokaże, że firma ciągle chce rozwijać potencjał pracownika.

Podsumowanie

Praca zdalna może być przyczyną wielu trudnych sytuacji. Menadżer, jeśli chce je szybko rozwiązywać musi działać zdecydowanie, ale i empatycznie. Tylko wtedy jest w stanie tak ułożyć pracę zespołu, żeby była ona wydajna i przebiegała w dobrej atmosferze.