Zarządzanie energią – nowatorski model efektywności osobistej według Tony’ego Schwartza

Zarządzanie energią - wstęp

Etos pracy w XXI wieku można sprowadzić do hasła „rób jeszcze więcej i jeszcze szybciej”. Pośpiech nie jest zaś dobrym doradcą, ponieważ wymusza szkodliwy tryb wielozadaniowości, sprzyja nieustannemu rozpraszaniu się oraz skrajnemu wyczerpaniu i zmęczeniu. Maile, smsy i komunikatory zdominowały codzienność. Wszelkie próby naśladowania zaawansowanych maszyn, komputerów kończą się fiaskiem.

W efekcie bowiem to maszyny kierują człowiekiem a nie na odwrót. Warto w tym miejscu przywołać wzór, który już we wstępie swojego bestsellera „Taka praca nie ma sensu” zamieszcza Tony Schwartz. „Rzecz nie w tym, ile godzin spędzamy za biurkiem, lecz ile energii wkładamy w pracę i ile w efekcie generujemy wartości. Coraz więcej badań pokazuje, że najbardziej produktywni jesteśmy wtedy, gdy okresy silnej koncentracji przeplatamy wypoczynkiem”.

Wysokie tempo życia i pracy pociąga za sobą ukryte koszty: mniejszą uważność, spadek koncentracji, niską wydajność. Cierpi na tym także życie prywatne: mniej czasu dla rodziny, mniej czasu na hobby, pasje, odpoczynek czy choćby sen.

Zmęczenie i brak energii ma zaś kolosalne przełożenie na biznes. Warto przytoczyć w tym miejscu wyniki badań Towers Perrin dotyczące kondycji pracowników na całym świecie. Wspomniane badania prowadzone w latach 2007-2009 wykazały, że jedynie 20% pracowników czuło pełne zaangażowanie w pracę definiowane jako chęć „dawania” z siebie więcej niż się od nich wymaga, ponieważ widzą w tym cel i podchodzą do pracy z pasją. 40 % wykonywało swoje zadania na tzw. poziomie minimum, bez zaangażowania. Z kolei 38 % badanych  było zniechęconych i niezaangażowanych.

Problem polega na tym, że każdego dnia w pracy zużywamy bardzo dużo energii (która nie przekłada się na wyniki) a zbyt mało czasu i uwagi poświęcamy jej regeneracji i odzyskiwaniu (regeneracja ta powoduje osiąganie lepszych wyników).

Aby smartfon czy komputer „naładował” się wystarczy podłączyć urządzenie do „gniazdka”. Człowiek aby funkcjonował optymalnie potrzebuje czterech źródeł  „zasilania”: energii fizycznej, emocjonalnej, umysłowej i psychicznej, które są zdaniem Schwartza kluczem to wysokiej wydajności, efektywności osobistej oraz przede wszystkim kluczem do satysfakcji z życia zawodowego i prywatnego.

1. Równowaga / fizyczność

Gdy odczuwamy zmęczenie będące następstwem nieprzespanej / słabo przespanej nocy bądź długotrwałej pracy bez żadnej przerwy pojawia się silna pokusa dodania sobie energii kofeiną, przekąskami z dużą zawartością cukru etc.

Jest to swego rodzaju patent na przetrwanie. Ponieważ powrót do domu kończy się „jazdą na energetycznej rezerwie”, chętniej wybierane są pasywne formy spędzania czasu jak choćby telewizja, internet. Tymczasem klucz do sukcesu nie tkwi w utrzymaniu najwyższej prędkości.

Tezę tę doskonale obrazuje wyścig formuły 1. Wyścig ten bowiem nie kończy się sukcesem dla tego, kto najdłużej jedzie prędkością maksymalną i rezygnuje z przerw. Przepis na sukces w tych zawodach sprowadzić można do wniosku, że zwycięża ten, kto rozwijał maksymalną prędkość na torze ale też organizował sobie przerwy w pit stopach na tankowanie, zmianę ogumienia, serwis auta. Utrzymanie samochodu w dobrej kondycji jest gwarantem sukcesu. Analogicznie, organizm ludzki można porównać do bardzo zaawansowanej maszyny, w której każdego dnia zachodzą miliony procesów, części „zużywają” się. I tu pojawia się paradoks, bowiem zapracowany i zmęczony człowiek znacznie częściej dba o tankowanie i kondycję auta bardziej niż o siebie. Nowoczesne badania jednoznacznie kierują Autora „Takiej pracy…” do wniosku, że czas na regenerację, właściwie zaplanowaną przerwę w pracy to inwestycja a nie strata.

Od energii na poziomie fizycznym zależy powodzenie pozostałych trzech form energii. To podstawa efektywności. Nic zaś nie podnosi osobistej skuteczności i produktywności tak bardzo jak sen. To nie brak pożywienia czy tez inne deficyty powodują spustoszenie w organizmie. Badania i eksperymenty medyczne potwierdzają, że to właśnie brak snu jest dla człowieka najgroźniejszym zjawiskiem.

I choć niewyspani funkcjonujemy znacznie gorzej, wiele osób każdego dnia preferuje poświęcić sen dla innych (we własnym mniemaniu ważniejszych) aktywności, wierząc że w ten sposób podniosą własną wydajność.

Korzyści płynących z „wysypiania się” jest bardzo wiele. Do najważniejszych zaliczyć można: regenerację zdolności poznawczych czy zwiększenie potencjału procesu uczenia się. W trakcie snu zdobyta wiedza jest przetwarzana i utrwalana. Historia bardzo dosadnie pokazuje wpływ deficytu snu na efekty pracy: katastrofa promu Challenger, wybuch reaktora w Czarnobylu. Co łączy te dwa wydarzenia? Odpowiedź jest prosta: każde z nich koordynowane było przez niewyspany personel.

Drugim istotnym filarem energetycznym na poziomie organizmu są ćwiczenia fizyczne. Ruch skutecznie regeneruje energię umysłową a także emocjonalną. Eksperyment przeprowadzony przez naukowców w Duke potwierdził, że trzy sesje ćwiczeń tygodniowo (w cyklach 30-40 minutowych) redukują objawy depresji skuteczniej niż antydepresanty. Ponadto, regularne ćwiczenia fizyczne zmniejszają prawdopodobieństwa wystąpienia choroby Alzheimera.

Na higieniczny tryb życia (poza wysypianiem się oraz regularnymi treningami)  kolosalny wpływ ma także zbilansowana dieta. Nadwaga i otyłość pracowników ma bezpośrednie przełożenie na kondycję pracodawcy: Badania opublikowane w „The New England Journal of Medicine” w roku 2002 dowiodły, że koszty które ponoszą pracodawcy z tytułu nadwagi pracowników opiewają na ponad 150 mld dolarów rocznie: to wyższe składki ubezpieczeniowe, częstsze nieobecności, niedyspozycje oraz nade wszystko bardzo niska energia w pracy, która przekłada się na realizowane zadania.
Co wobec tego Organizacja może zrobić, aby wspierać pracowników w kumulowaniu energii na poziomie fizycznym?

Fenomenalnym przykładem jest organizacja centrali Google w Mountain Viev. Zainstalowane tam automaty z przekąskami działają zgodnie z zasadą: ceny za przekąski są odwrotnie proporcjonalne do wartości odżywczej produktu. Jeśli wybierasz zdrowe jedzenie, płacisz mało. Za paczkę pustych kalorii, ciastek zapłacisz prawie 5 dolarów. Ponadto, Google zadbało o to, by na terenie firmy znalazło się 11 restauracji oferujących pracownikom darmowe śniadania, obiady, kolacje przygotowywane zgodnie z wymogami zbilansowanej diety.

Ponadto, polityka firmy zachęca pracowników do regularnych przerw, odchodzenia od biurka czy komputera. Istnieją specjalne motywatory zachęcające pracowników do ćwiczeń fizycznych. To co jednak jest najbardziej interesujące z biznesowego punktu widzenia: sumy, jakie Google zainwestowało w dobrostan i zdrowie pracowników okazały się znaczącym zwrotem z inwestycji.

2. Bezpieczeństwo / emocje

Zdaniem Schwartza emocje silnie wpływają na wyniki pracy. Złe samopoczucie, zdenerwowanie, stres i wiele innych wyzwalaczy osłabia zdolność logicznego myślenia, uruchamia prosty skrypt „walcz albo uciekaj”. Po przeciwnej stronie skali znajduje się najbardziej fundamentalna potrzeba ludzkiej egzystencji – bezpieczeństwo.

Status emocjonalny bardzo silnie wpływa na pracę menedżerów i liderów. Schwartz twierdzi, że zarządzający, którzy nie mają w trwały sposób zapewnionych podstawowych potrzeb emocjonalnych powszechne są dwa typy zachowania: nadużywanie władzy, które jest pochodną nieustannego zwracania uwagi na swoją wartość (przejawia się przesadną kontrolą, nieumiejętnością słuchania, niecierpliwością etc.)

Drugim powszechnym sposobem zachowania jest dodawanie sobie pewności siebie poprzez poniżanie innych (pośrednio lub wprost). Wpływ powyższych postaw i zachowań liderów przekłada się na zaangażowanie, lojalność, produktywność zarządzanych zespołów.

3. Samorealizacja / umysł

Zarządzanie energią na poziomie umysłu bazuje na potędze koncentracji oraz podejściu do trybu wielozadaniowości.

Wiek XXI dostarczył ludzkości wielu rozpraszaczy. Wzrosła ilość czynników, które skutecznie odrywają od wykonywanej czynności: smsy, maile, portale społecznościowe, komunikatory to tylko niektóre z nich. Skutkuje to tym, że koncentrację można utrzymać jedynie na krótkie odcinki czasu. Utrzymanie uważności to nie lada wysiłek. Ponad 50 % amerykańskich pracowników żali się, że nie są w stanie efektywnie pracować bo stale ktoś lub coś przeszkadza.

Utrzymaniu koncentracji nie sprzyja także modny multitasking. Największy mit jaki dziś funkcjonuje, to przekonanie o podzielności uwagi i możliwości wykonywania wielu zadań jednocześnie bez spadku wydajności. Na dowód tej tezy warto przytoczyć wyniki badań dotyczące koncentracji podczas kierowania pojazdem.

Wystarczy niewinna rozmowa telefoniczna za kierownicą a poziom koncentracji wynosi tyle, ile 0,8 promila alkoholu we krwi. Taryfy ulgowej nie zapewnia nawet zestaw głośnomówiący.

W trybie wielozadaniowym, czas przestawiania się i związane z nim ukryte koszty, obniżają wydajność. Receptą na takie marnotrawstwo energii jest tryb monozadaniowy oraz umiejętność nadawania priorytetów. Dobrym rozwiązaniem jest nabycie umiejętności tzw. Komasowania czasu, która pozwala rozplanować zadania zgodnie w metodologią interwałów czasowych.

Kolejnym aspektem kumulowania energii na poziomie umysłu jest trening mózgu. W dobie wąskich specjalizacji, specyficznego systemu edukacji znacznie bardziej ceniona jest lewa półkula mózgowa. Prawa zaś pozostaje niedoinwestowana. Tymczasem dominacja lewej półkuli odpowiada za logiczne myślenie. Szkoda tylko, że niemal całkowicie zatracona została umiejętność kreatywnego myślenia.

A najlepsze pomysły przychodzą wówczas, gdy wyciszymy kontrolę i logiczne myślenie. Z pewnością nie nastąpi to przy biurku, w open space czy nad klawiaturą komputera.

Autor „Takiej pracy…” zachęca to treningu mózgu poprzez etapy kreatywności zwane kolejno: pierwszym olśnieniem, nasyceniem, inkubacją, oświeceniem oraz weryfikacją. Wedle tej metody pracują m.in. Google czy Sony i odnotowują gigantyczny przyrost innowacyjnych pomysłów. Skoro zaś kreatywności nie sprzyja przestrzeń biurowa (praca w open space jest jednym z najbardziej niebezpiecznych czynników stresogennych XXI wieku) warto zaczerpnąć z doświadczenia tego ostatniego koncernu.

Sony bowiem wychodząc naprzeciw inwestowania w koncentrację zaproponowało swoim pracownikom tzw. Zielone Wioski. Siedziba w Basingstroke urządzona została na wzór tradycyjnej, angielskiej wioski. Duża ilość terenów zielonych pozwala pracownikom wyjść z biura, stała się także preferowanym miejscem spotkań.

Inwestycja w kreatywność powinna być rozwijana równolegle z cedowaniem na pracowników odpowiedzialności. Dlatego też coraz więcej organizacji decyduje się na model zarządzania przez cele, pozwala pracownikom organizować sobie pracę według własnych preferencji. Indywidualne godziny pracy, zadaniowe podejście do projektów, homeoffice – te formy pozwalają pracownikom działać według własnego planu dnia przy jednoczesnym wzroście wydajności.

Jako potwierdzenie korzyści płynących z tego systemu warto przywołać model firmy Best Buy. Wprowadzona w roku 2001 zasada Warunków Pracy Zorientowanych na Wyniki okazała się strzałem w dziesiątkę. Twórcy tego modelu przyznali, że sprawdził się system, w którym „Obowiązkiem pracodawcy jest przedstawienie bardzo precyzyjnych celów i oczekiwań, co ma być zrobione każdego dnia, tygodnia, miesiąca i roku”. Należy pozwolić „każdemu pracownikowi na robienie tego, co chce i kiedy chce, tylko żeby praca była wykonana”.

4. Znaczenie / duchowość

Energia duchowa to zdaniem Tony’ego Schwartza rodzaj energii, który pochodzi z osobistych wartości oraz klarownego określenia celu. Najważniejsze wartości są drogowskazem w odpowiedzi na fundamentalne pytanie „jakim chcesz być człowiekiem”.

Ponadto, budują wewnętrzną tożsamość i są źródłem motywacji wewnętrznej. Nowoczesne badania jasno wskazują, że osoby posiadające motywację wewnętrzną mają w pracy więcej energii, są bardziej zdeterminowane, wytrwalsze i osiągają lepsze wyniki. Potrzeba celowości wpisuje się w DNA każdego człowieka.

Co ciekawe, żadna praca nie narzuca sensu i celu, także go nie wyklucza. To daje jasny sygnał, że to nie pełniona rola daje poczucie celu lecz osobiste podejście do pracy.
W jaki sposób zadbać o poziom duchowy energii w pracy?

Ogromna odpowiedzialność ciąży w tej koncepcji na liderach. Każdy kierujący powinien zadać sobie kilka istotnych pytań:

• Czy aktywnie wspieram ludzi do dbałości o kondycję?
• Czy cenisz pracę podwładnych i wzmacniasz ich, wyrażasz uznanie?
• Czy szanujesz pracowników, powierzasz im odpowiedzialność – traktując ich tym samym po partnersku?
• Czy dbasz o to, by pracownicy mieli postawione cele, tak nie tylko by celem ich pracy było wynagrodzenie?
  
  

Twierdzące odpowiedzi na powyższe pytania te stanowią sedno tzw. Przywództwa transformacyjnego, które promuje m.in. wrażliwość na potrzeby podwładnych: wsparcie, szkolenia, mentoring, docenianie zaangażowania, zachęcanie do rozwoju oraz podejmowania ryzyka.

Amy Pascal, prezes Sony Pictures trafnie ilustruje założenia modelu transformacyjnego słowami: „Chodzi o to, by uwierzyć, że kultura firmy jest równie ważna jak wytwarzany przez nią produkt”.

Zarządzanie energią - Zakończenie

Metody zaproponowane w opracowaniu „Taka praca nie ma sensu” z powodzeniem można stosować w życiu zawodowym i osobistym. Każdy człowiek może wymienić nieskończenie wiele obszarów, w których stawiane wymagania przekraczają zasoby i możliwości. Etos pracy „zrób więcej w najkrótszym czasie; wykonuj wiele zadań jednocześnie bo w przeciwnym razie nie zdążysz” dostarczył wielu ukrytych kosztów.

Inwestowanie w 4. Obszary energetyczne wpływa na satysfakcję, wydajność a także pobudza pasję i kreatywność. To dowód na to, że w tym przypadku możliwe staje się porzekadło „zjeść ciastko i mieć ciastko”. Satysfakcja z pracy, poczucie i świadomość celu może iść w parze z wysokimi wynikami, umiejętnością regeneracji i odpoczynku przy zachowaniu idei work life balance.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!