Metoda 5 Why, czyli „dziecinnie” proste identyfikowanie przyczyny problemu

Rozwiązanie problemu wymaga przede wszystkim ustalenia jego prawdziwej przyczyny. Jeśli usuwa się tylko doraźne objaw kłopotów dręczących firmę, to problem będzie ciągle wracał – niczym gorączka przy niedoleczonej grypie.

4 listopada 2019
zdjęcie - Metoda 5 Why, czyli „dziecinnie” proste identyfikowanie przyczyny problemu


Metoda 5 Why, czyli „dziecinnie” proste identyfikowanie przyczyny problemu

Metoda 5 Why - wstęp

Rozwiązanie problemu wymaga przede wszystkim ustalenia jego prawdziwej przyczyny. Jeśli usuwa się tylko doraźne objaw kłopotów dręczących firmę, to problem będzie ciągle wracał - niczym gorączka przy niedoleczonej grypie.

„Dziecinnie” prosta w stosowaniu metoda 5 Why pozwala na zidentyfikowanie prawdziwego źródła komplikacji i, co za tym idzie, ostateczne usunięcie problemu.

Metoda 5 Why to powtarzanie tak długo pytania „dlaczego”, aż dotrze się do źródła problemu.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Zapraszamy do udziału w szkoleniu z komunikacji. Dzięki temu szkoleniu rozwiniesz m.in.: umiejętność wyrażania swoich myśli w sposób prosty i precyzyjny, umiejętność aktywnego słuchana, umiejętność przyjmowania i udzielania informacji zwrotnej.

Szkolenia powiązane z tym tematem: szkolenia z rozwoju osobistego, szkolenie pewność siebie w biznesie.

Geneza powstania

Legenda głosi, że metoda 5 Why została wymyślona przez japońskiego inżyniera i menadżera, twórcę Systemu Produkcyjnego Toyoty - Taiichi Ōno. Wpadł na nią podczas rozmowy z 3 - letnią córką.

Dzieci w tym wieku są niezwykle ciekawe świata, a ich „firmową” odzywką jest „a dlaczego?”. TaiichiŌno, zasypywany właśnie setką podobnych pytań przez ukochaną córkę, doszedł do wniosku, że dzięki prostemu „dlaczego” można dociec przyczyn wielu problemów pojawiających się w firmy.

Na czym polega metoda 5 Why?

Zaczyna się od zadania pytania „dlaczego”, które odnosi się do negatywnego wydarzenia zaistniałego w firmie.

Posługując się metodą 5 Why trzeba założyć że pojawiające się zawodowe niedociągnięcia - przekroczone terminy, zakłócony proces produkcyjny czy defekt w produkcie - to tylko symptomy ukrytego, gdzieś pod powierzchnią zdarzeń problemu trawiącego firmę.
Każde kolejne „dlaczego” powinno rozmówców prowadzić o krok dalej, aż dotrą do prawdziwej przyczyny problemu.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Przeszkoliliśmy ponad 50 tys. osób na stanowiskach menedżerskich. Realizujemy szkolenia stacjonarne otwarte, szkolenia zamknięte oraz szkolenia menedżerskie online.


Zapoznaj się z naszymi szkoleniami menadżerskimi.

Zakłada się, ze pięć pytań zaczynających się od „dlaczego” wystarczy, żeby zidentyfikować przyczynę problemu, ale nie należy przywiązywać się do tej liczby. Raz wystarczą tylko cztery pytania, innym razem dojdzie się i do dziesięciu. Ważne, żeby każde kolejne zadane pytanie prowadziło rozmówców do zrozumienia problemu.

Bywa i tak, że kolejne pytania prowadzą na manowce. Zamiast przybliżać, oddalają od rozwiązania. Dlatego, mimo że tak pozornie prosta, metoda 5 Why wymaga zachowania żelaznej dyscypliny w rozumowaniu.

Stosujący metodę 5 Why musi cały czas pamiętać o zachowaniu związku przyczynowo - skutkowego podczas analizy omawianych wydarzeń.

Metoda 5 Why jest znakomitym narzędziem do rozwiązywania codziennych problemów pracowniczych. Może być jednak również świetnym instrumentem do wykrycia większych, systemowych niedomagań firmy.

Metoda 5 Why – terapia dla firmy

Metodę 5 Why można porównać do procesu psychoterapii, np. do dialogu sokratejskiego w psychoterapii poznawczo-behawioralnej.

Dialog sokratejski polega na umiejętnym zadawaniu pytań przez terapeutę, w sposób umożliwiający pacjentowi samodzielne zidentyfikowanie błędów lub zafałszowań we własnym myśleniu.

W psychoterapii rozpoznanie własnych błędów przynosi pacjentowi ulgę i często uzdrowienie. Metoda 5 Why również zakłada, że wykrycie problemu, wydobycie go z cienia na światło dzienne, przyniesie „ulgę” przedsiębiorstwu.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Sprawdź nasze szkolenia online:

Oferujemy zarówno pojedyncze interaktywne warsztaty online jak i rozbudowane formaty. Korzystamy z najpopularniejszych technologii transmisji video. Sprawdź. Na pewno coś wybierzesz dla swojej firmy.

Dwa poziomy stosowania metody 5 Why

Poszukiwania przyczyn problemu za pomocą metody 5 Why powinny obejmować dwa aspekty:

  • Dlaczego pojawił się problem?
    Tu należy poddać analizie przyczyny powstania problemu. Dlaczego w ogóle problem się pojawił?
  • Dlaczego problem nie został wcześniej zauważony?
    Drugi aspekt metody 5 Why dotyczy pytania: dlaczego obowiązujący w firmie system kontroli nie wykrył problemu wcześniej? Namysł nad tym jest istotny, bo przeprowadzony właściwie pozwoli na wprowadzenie usprawnień do ogólnego systemu przedsiębiorstwa. I zapobiegnie podobnym kłopotom w przyszłości.

Jak stosować metodę 5 Why?

Należy zebrać informacje o problemie

Pierwszy etap działań polega na zebranie maksimum dostępnych faktów o problemie. Im więcej wiadomości się zbierze, tym łatwiej będzie zidentyfikować jego przyczynę.

Podczas gromadzenia danych warto zadawać sobie następujące pytania:

  • jak objawia się problem?
  • kiedy został odkryty?
  • jaka jest jego skala?
  • jakie niebezpieczeństwo dla firmy stwarza?

Uszeregowanie zdobytych informacji według takiego klucza pozwoli na sprawniejsze wdrożenie metody 5 Why.

Zespół roboczy

Jeżeli informacje o problemie zostały zebrane, to następnie należy stworzyć zespół roboczy do jego rozwiązania. Zespół ma, wspólnymi siłami, ustalić przyczyny problemu. Najlepiej, żeby były to osoby bezpośrednio stykające się z problemem.

Precyzyjny opis kierunku działania

Temat pracy dla zespołu roboczego  musi być konkretnie określony. Tak, żeby każdy wiedział dokładnie, o co chodzi. I mógł skupić się na meritum. Jest to o tyle istotne, że większość ludzi ma tendencję do popadania w dygresje i odchodzenia od głównego tematu dyskusji. Tymczasem, jak już było wspomniane, metoda 5 Why wymaga zastosowania żelaznej logiki.

Pytania

Następnie można przejść do głównej części, czyli zadawania pytań odnośnie problemu. Odpowiedzi warto zapisywać.

Weryfikacja

Kiedy już przeprowadzi się rundę pytań i ustali źródło problemu warto poddać całość weryfikacji. Chodzi o to, czy zastosowane rozumowanie jest poprawne, tj. czy finalna odpowiedź jest logicznie powiązana z wydarzeniem, od którego wszystko się zaczęło.

Przykładowe zastosowanie metody 5 Why

W kolejnym numerze pewnego poczytnego pisma miała zostać opublikowana graficzna reklama firmy X. Niestety, reklama nie została opublikowana.

  • Problem: zaplanowane działania marketingowe nie doszły do skutku.
  • Pytanie 1: dlaczego reklama nie ukazała się w piśmie?
  • Odpowiedź: ponieważ nie została przekazana redakcji w odpowiednim terminie.
  • Pytanie 2: dlaczego reklama nie została przekazana redakcji?
  • Odpowiedź: dział marketingu nie zdążył jej przygotować.
  • Pytanie 3: dlaczego dział marketingu nie zdążył jej przygotować?
  • Odpowiedź: ponieważ nie otrzymał reklamy w wyznaczonym czasie od grafika.
  • Pytanie 4: dlaczego grafik nie przygotował reklamy w odpowiednim terminie?
  • Odpowiedź: miał wiele innych projektów, nad którymi pracował.
  • Pytanie 5: dlaczego grafik nie potraktował przygotowania reklamy jako zadania priorytetowego?
  • Odpowiedź: niestety miał same priorytetowe zadania od wielu działów. Każde na cito.

Źródło problemu:

Grafik, ze względu na mnogość zleceń, nie ma odpowiednich mocy przerobowych, żeby skończyć prace w wyznaczonym terminie. Do tego, każde zlecane zadanie uważane jest przez zamawiającego (działy w firmie X) za najważniejsze i priorytetowe.

Rozwiązania:

  • odpowiednio zhierarchizować projekty realizowane przez grafika (te najpilniejsze powinny być robione w pierwszej kolejności)
  • zatrudnić w dziale graficznym więcej osób.

To oczywiście tylko prosty, standardowy przykład zastosowania metody 5 Why. W codziennej pracy pojawiające kłopoty są w większości bardziej skomplikowane. Ważne jest jednak zrozumienie mechaniki stosowania 5 Why.

Zalety metody 5 Why

Prostota

5 Why jest niezwykle prostą metodą do wykrywania przyczyn problemu. Nie wymaga żadnych specjalistycznych narzędzi, wiedzy eksperckiej czy czasochłonnych szkoleń. Można ją wykorzystywać w każdym przedsiębiorstwie.

Nauka analitycznego myślenia

Metoda 5 Why skłania stosujących ją pracowników do analitycznego myślenia i osobistej identyfikacji problemu. To sprawia, że przestają pracować na autopilocie i nie wykonują już swoich obowiązków tylko wedle narzuconych reguł. Pracownicy zaczynają postrzegać procesy zachodzące w firmie w sposób bardziej świadomy. Takie podejście może zaowocować tym, że w przyszłości sami będą zgłaszać propozycje ulepszeń.

Wady metody 5 Why

Metoda 5 Why nie jest działaniem, definiuje problem, jednak go nie rozwiązuje. Co więcej, jak każda metoda dedukcyjna może prowadzić do błędnych wniosków. Procedura 5 Why  jest nastawiona na znalezienie pojedynczej przyczyny błędu. Im więcej możliwych przyczyn problemu lub źródło kłopotów ma bardziej ogólny i mglisty charakter, tym trudniej wykorzystać z sukcesem metodę 5 Why.

Podsumowanie

Metoda 5 Why, choć z pozoru prosta, czy nawet dziecinna, kryje w sobie wiele ciekawych odniesień i wymaga logiki w stosowaniu. Z pewnością jest cennym i, co najważniejsze, prostym narzędziem do identyfikowania pojawiających się problemów.

 

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!

ZOBACZ NAJCIEKAWSZE ARTYKUŁY

z tej strefy wiedzy

10 maja 2017
Budowanie kultury współodpowiedzialności Kultura polskich firm przypomina kulturę folwarku W ostatnich latach obserwujemy renesans zainteresowania kwestiami kulturowymi. Dzięki intensywnym kontaktom zagranicznym polscy studenci, naukowcy, robotnicy budowlani, informatycy, kierowcy autobusów, dentyści itd. na własnej skórze przekonują się czym jest odrębność kulturowa. Z badań przeprowadzonych przez prof. Janusza Hryniewicza i wielu innych opracowań, wyłania się specyficzny rys stosunków panujących w polskich firmach,...
29 czerwca 2017
Alternatywa dla ocen okresowych - Performance Management PO CO NAM PERFORMANCE MANAGEMENT? Przez niemal trzy dekady specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi przekonywali nas, że "systemy ocen pracowniczych są jednym z podstawowych wymogów profesjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi". Z drugiej jednak strony niemal nieustannie spotykaliśmy się z problemami z wdrożeniem tego typu rozwiązań. Dość powiedzieć, że 2/3 wdrożeń SOP upada w trakcie...
12 kwietnia 2018
Koncepcja poziomów wartości Gravesa Czym jest koncepcja poziomów wartości Gravesa? Koncepcja poziomów wartości Gravesa, wcześniej znana jako koncepcja Spiral Dynamics Becka i Cowana, odpowiada na bardzo istotne pytania związane z życiem i motywami działania człowieka: dlaczego niektórzy z nas aby osiągnąć zamierzony cel kierują się walką, a dla innych najważniejsze jest przestrzeganie zasad i porządek? Dlaczego dla niektórych najistotniejszą rzeczą...
9 lipca 2018
Test Badania Kompetencji Harrisona Wstęp Dlaczego niektórzy ludzie nie potrafią się „dopasować”, nie wykorzystują swojego pełnego potencjału lub nie są tak skuteczni, jak napisali w swoim CV?Dlaczego duża część zarządzania/przywództwa czy innych umiejętności społecznych nie zostaje przyswojona, dlaczego zostaje w szkolnej sali, zamiast przenieść się do miejsca pracy?Dlaczego tylu ludzi, posiadających ponadprzeciętne techniczne umiejętności pracy, ma problem z kontaktami międzyludzkimi?Odpowiedź...
10 lipca 2018
Dlaczego warto wprowadzić wellbeing w organizacji? Od czego zacząć? Autor: Agata Pelc, ekspert z zakresu wellbeing'u Wstęp Szanowni Państwo!Czym jest wellbeing i jak wykorzystać go do zarządzania organizacją? Jak właściwie dbać o dobrostan pracownika tak, aby połączyć zaspokojenie jego potrzeb i potrzeb organizacji? Jak dzięki well-beingowi stać się organizacją tętniącą dobrą i pozytywną energią, która zamienia tę energię na wartość...

ZOBACZ OSTATNIE ARTYKUŁY

z tej strefy wiedzy

27 kwietnia 2022
Znajomość własnej kultury i kultur, z którymi podejmowana jest komunikacja na jakimkolwiek poziomie owocuje wytworzeniem się świadomości kulturowej, czyli umiejętności rozpoznania i zrozumienia wpływu kultury na ludzkie zachowania i idee oraz wpływu własnej kultury na postrzeganie świata, proces oceniania i podejmowania decyzji. Aby dojść do etapu efektywnej komunikacji międzykulturowej niezbędna jest inwestycja czasu, energii i starań w wykluczenie uprzedzeń i...
28 lutego 2022
Zmienność i niepewność wpisała się w zawodowe i prywatne doświadczenia ludzi na całym świecie na tyle mocno, że mówienie o rzeczywistości VUCA wydaje się dziś truizmem. Wielu z nas wciąż nie wróciło do biur, ale okazało się, że w dalszym ciągu można nawiązywać kontakty, efektywnie współpracować i wprowadzać innowacje. Wiemy już, że przyszłość nie przyniesie stabilizacji. Turbulencje, jakie zafundowała nam...
24 maja 2021
Ocena potencjału pracowników jest jednym z ciekawszych przedsięwzięć z jakimi może mierzyć się dział HR niemal każdej organizacji. Wskaźniki z zakresu zarządzania Kapitałem Ludzkim pozwalają odpowiedzieć na pytanie: ile jest wart nasz zespół pracowników? jaką wartość tworzą oni dla organizacji? Ocena potencjału jest próbą odpowiedzi na pytanie: ile może być wart nasz zespół, jeśli odpowiednio wykorzystamy jego potencjał?
26 kwietnia 2021
Ocena potencjału zawodowego pracowników w zakresie kompetencji to jedno z podstawowych a zarazem najtrudniejszych wyzwań przed jakimi stają specjaliści HR. Źle przeprowadzona ocena nie tylko jest bezużyteczna, lecz także prowadzi do licznych nieporozumień a nawet konfliktów. Dlatego też nieustannie szukamy narzędzi, które ułatwią nam realizację takiego zadania. Jednym z nich są coraz bardziej popularne testy kompetencji.
25 marca 2021
TRANSFORMACJA CYFROWA = TWORZENIE FIRMY INNOWACYJNEJTo nie jest więcej przemysłu w przemyśle, To jest więcej kreatywnego myślenia
Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

ZOBACZ NAJBLIŻSZE SZKOLENIA

powiązane z tematem artykułu

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Farysa 64
01-971 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel.: 505 273 550


ul. Farysa 64
01-971 Warszawa
NIP: 113-26-90-108


Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2021 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.