Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem

Definicja zarządzania czasem

Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie czasem odnosi się do rozwoju procesów i narzędzi, które zwiększają wydajność i produktywność - jest to pożądane w biznesie, ponieważ dobre zarządzanie czasem rzekomo poprawia wyniki finansowe.

Dzisiejsza definicja zarządzania czasem jest szersza i obejmuje zarówno nasze życie osobiste, jak i zawodowe. Dobre zarządzanie czasem powinno poprawić naszą równowagę między pracą a życiem prywatnym, a zatem nasze ogólne szczęście.

Ta teoria nie jest jednak powszechnie akceptowana. “Nie ma czegoś takiego jak równowaga między pracą a życiem prywatnym. Jest praca, i jest życie prywatne, i nie ma równowagi”- mówi Sheryl Sandberg, dyrektor operacyjny Facebooka i autorka Włącz się do Gry (ang. Lean In). Skoro tak, to jaka jest wartość stosowania zarządzania czasem w naszym życiu osobistym?

Bliższe spojrzenie na zarządzanie czasem osobistym

Kiedy myślimy o zarządzaniu czasem, większość z nas myśli o zarządzaniu czasem osobistym, które jest luźno definiowane jako zarządzanie pozwalające marnować mniej czasu na robienie rzeczy, które MUSIMY robić, aby móc poświęcać więcej czasu na rzeczy, które CHCEMY robić.

Zarządzanie czasem jest często przedstawiane jako zestaw umiejętności; teoria mówi, że gdy opanujemy te umiejętności, będziemy bardziej zorganizowani, wydajni i szczęśliwsi.

Niezależnie od tego, czy  w to wierzysz, czy nie, każda osoba pracująca może z pewnością czerpać korzyści z doskonalenia swoich umiejętności zarządzania czasem.

Do osobistych umiejętności zarządzania czasem należą:

• Ustalanie celów
• Planowanie
• Określanie priorytetów
• Podejmowanie decyzji
• Delegowanie
• Układanie harmonogramu
  
  

Wiele osób uważa, że narzędzia zarządzania czasem, takie jak oprogramowanie PIM i aplikacje na telefon, pomagają im efektywniej zarządzać czasem. Na przykład aplikacja kalendarza może ułatwić planowanie i śledzenie wydarzeń oraz spotkań.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z technologicznych narzędzi do zarządzania czasem, czy zwykłego długopisu i kartki, pierwszym krokiem w efektywnym zarządzaniu czasem jest przeanalizowanie, jak obecnie spędzasz czas i zdecydowanie, jakie zmiany należy wprowadzi

System zarządzania czasem, który naprawdę działa

Potrzebujesz dobrego systemu zarządzania czasem

Wiele osób myli śledzenie czasu i zarządzanie czasem. Skrupulatnie śledzą wszystko, co robią każdego dnia, przez tygodnie, a nawet miesiące.

A potem przestają to robić, ponieważ nie zauważyli żadnych pozytywnych zmian. Rzeczywiście, wyeliminowali kilka zadań i określili inne jako priorytetowe. Ale tak naprawdę nie było w tym zarządzania; co najwyżej przestawianie. Ostatecznie wciąż są zdezorientowani i sfrustrowani.

Śledzenie tego, jak spędzasz czas, nie jest równoznaczne z zarządzaniem czasem. Zarządzanie czasem polega na wprowadzaniu zmian w sposobie spędzania go.

Aby efektywnie zarządzać czasem, musisz zastosować system zarządzania czasem, który pomoże ci zobaczyć, gdzie można i należy wprowadzić zmiany, co oznacza, że pierwszym krokiem do zarządzania czasem jest przeanalizowanie, jak faktycznie spędzasz swój czas, abyś mógł określić jakie zmiany chcesz wprowadzić.

Wykorzystaj te kategorie, aby uzyskać efektywny system zarządzania czasem

Rozwiązując nagłe problemy.

Nieoczekiwany telefon. Raport, który jest niezbędny na spotkanie i powinien zostać wydrukowany wczoraj. Brakujący plik, który powinien znajdować się na biurku. Jaką część swojego dnia spędziłeś w trybie kryzysowym? Dla większości ludzi jest to kategoria negatywna, która zużywa ich energię i zakłóca ich produktywność.

Aby ulepszyć organizację plików

• Ustal system zarządzania dokumentami
• Opracuj niezawodny system archiwizacji
  
  

Radząc sobie z przeszkadzaniem i zakłócaniem pracy.

Rozmowy telefoniczne i osoby wpadające do twojego biura będą prawdopodobnie na szczycie listy tej kategorii. Ponownie dla większości ludzi jest to kategoria negatywna, ponieważ przeszkadza (a czasem zabija) wydajność.

Aby poradzić sobie z przeszkodami

• Uporaj się z przychodzącymi połączeniami telefonicznymi
• Udoskonal spotkania z klientami, które możesz prowadzić z domu
• Udoskonal prowadzenie udanej działalności biznesowej z domu
  
  

Wykonując zaplanowane działania.

Jest to najbardziej pozytywne wykorzystanie czasu w ciągu dnia pracy. Masz kontrolę nad tym, co robisz i osiągasz zamierzone cele. Planowane zadania mogą obejmować rozmowy telefoniczne, spotkania z pracownikami, a nawet odpowiadanie na e-maile - jeśli są to zadania, które umieściłeś w swoim kalendarzu.

Pracując nieprzerwanie.

Być może nie pracujesz nad zadaniem, które zaplanowałeś, ale coś osiągasz, a dla większości ludzi jest to bardzo produktywny, pozytywny tryb pracy.

Odpoczywając bez zakłóceń.

Ten czas w ciągu dnia pracy służy do przywracania energii i zbierania myśli. Przerwa na lunch lub poranną kawę liczy się, jeśli nie została zakłócona. Jeśli masz szczęście pracować a firmie, która oferuje na miejscu urządzenia do ćwiczeń lub pokoje relaksu, te miejsca też się liczą. Każdy potrzebuje pewnej ilości niezakłóconego odpoczynku, wbudowanego w swój dzień, aby być wydajnym w czasie pracy.

Tydzień z twojej przeszłości jest kluczem do przyszłości

Teraz gdy rozumiesz podział systemu zarządzania czasem, nadszedł czas, aby wykorzystać jego kategorie do analizy “typowego” tygodnia pracy. Korzystając z dowolnego systemu kalendarza, którego używasz do zapisywania codziennych wizyt i zajęć, wróć do ostatniego typowego tygodnia pracy. Przejrzyj wpisy z każdego dnia roboczego i podziel je na powyższe kategorie zarządzania czasem, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Podsumowanie całkowitej liczby czynności z każdej kategorii u dołu każdego dnia ułatwi ci zrozumienie, jak spędzasz swój czas w pracy.

Teraz masz dane potrzebne do wprowadzenia zmian w twoim sposobie spędzania czasu w pracy. Już wiesz, czy np. spędzasz zbyt wiele czasu na rozwiązywaniu nagłych problemów. Następnie musisz dokonać zmian organizacyjnych lub fizycznych, aby zapobiec nagłym kryzysom lub je opóźnić. Uporządkuj swoje biurko, abyś mógł łatwo znaleźć potrzebne pliki i ustal rutynę umieszczania plików potrzebnych na następny dzień na biurku, zanim wyjdziesz z pracy.

Brak niezakłóconego odpoczynku w ciągu dnia pracy? Lepiej zaplanuj swój czas w trakcie dnia pracy. Na przykład, przestań jeść posiłki przy swoim biurku i fizycznie opuść budynek na czas lunchu. Lub zaplanuj 10-15 minutową popołudniową przerwę, aby coś przekąsić i rozciągnąć się w biurze. Zaplanowane przerwy nie muszą być długie. Zaledwie pięć minut spędzonych na zrobieniu czegoś zupełnie niezwiązanego z pracą może być wystarczającym odpoczynkiem, który zwiększy twoją wydajność i dobre samopoczucie.

Możesz efektywnie zarządzać swoim czasem

Wykorzystując powyższe kategorie zarządzania czasem i wprowadzając konieczne zmiany, aby spędzić większą część swojego czasu w pracy na czynnościach, należących do pozytywnych kategorii, a mniej na tych negatywnych, będziesz w stanie naprawdę efektywnie zarządzać swoim czasem - i osiągnąć prawdziwy cel zarządzania czasem, czyli poczuć się lepiej.

Typy osobowości zarządzania czasem i jak lepiej nim zarządzać

Do którego typu osobowości zarządzania czasem należysz?

Chcesz nauczyć się lepiej zarządzać czasem? Kluczem do zarządzania czasem jest poznanie siebie, ponieważ “zarządzanie” czasem to tak naprawdę zarządzanie naszym własnym zachowaniem.

Dla wielu z nas jest to naprawdę duże wyzwanie. Chociaż twierdzimy, że efektywne zarządzanie czasem jest priorytetem i że musimy po prostu być bardziej zorganizowani, nasze działania nie odpowiadają naszym określonym pragnieniom. Poniższe "typy" osobowości zostały wymyślone, aby pomóc opisać wzorce zachowań, które sabotują próby zarządzania czasem wielu ludzi.

Którym z poniższych typów osobowości zarządzania czasem jesteś? Chociaż ćwiczenie to ma być zabawą, może również dostarczyć wskazówek, pozwalających na bardziej efektywne wykorzystanie czasu; modyfikując swoje zachowanie, możesz lepiej zarządzać czasem i więcej osiągnąć.

5 popularnych typów osobowości zarządzania czasem i co każdy z nich może zrobić, żeby się poprawić

Strażak / strażaczka

Każde wydarzenie jest dla ciebie kryzysem. Jesteś tak zajęty “gaszeniem pożarów” (radzeniem sobie z sytuacjami kryzysowymi), że nie masz czasu zajmować się niczym innym - zwłaszcza nudnymi, przyziemnymi rzeczami, takimi jak zarządzanie czasem. Zadania kumulują się wokół ciebie, pędzisz od ognia do ognia cały dzień (zwykle z podwójnym espresso w dłoni). Podobnie jak większość strażaków / strażaczek, masz osobowość typu A - jesteś osobą uzależnioną od adrenaliny, która ciągle działa w otaczającej ją panice i dobrze radzi sobie ze stresem. Myślisz, że możesz być strażakiem / strażaczką? Spójrz na poniższy opis.

• Zazwyczaj widziany/a - biegnący/a do samochodu (prawdopodobnie nielegalnie zaparkowanego) ze smartfonem przyklejonym do ucha.
• Rozwiązanie: Wycofaj się i zacznij powoli osiągać to, co chcesz i powinieneś, zamiast spieszyć się od kryzysu do kryzysu; zaczynaj każdy dzień od planowania. Ustalenie codziennego planu i priorytetowych zadań dnia sprawi, że będziesz na bieżąco.
  
  

Zbyt zaangażowany/a

Twoim problemem jest to, że nie umiesz powiedzieć “nie” - masz problem z ustalaniem granic swojego zachowania lub jeśli jesteś szefem, z ustalaniem granic zachowania innych osób, które odpowiadają przed tobą. Wszystko, co należy zrobić to poprosić cię o coś, a zaczniesz przewodniczyć nowej komisji, weźmiesz na siebie nowy projekt lub zorganizujesz kolejne wydarzenie społecznościowe. Jesteś tak zajęty, że nawet nie masz czasu na zapisanie wszystkich rzeczy, które musisz zrobić! Jakoś nie jesteś w stanie wygospodarować czasu na wszystkie zobowiązania zewnętrzne oraz czasu potrzebnego na jedzenie, sen, relacje rodzinne, ćwiczenia, hobby itp. w ciągu normalnego 24-godzinnego dnia.

• Zazwyczaj widziany/a - Pędzący/a z pracy, aby poprowadzić spotkanie rodziców/nauczycieli.
• Rozwiązanie: Zrozum, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest niezbędna dla dobrego samopoczucia. Naucz się odmawiać i zacznij to robić.
  
  

Wodnik

Jesteś ogólnie popularny/a wśród swoich współpracowników i masz godną podziwu radość życia, jednak istnieje coś takiego, jak bycie zbyt “wyluzowanym” - szczególnie, gdy zaczyna to zakłócać twoją zdolność do kończenia zadań lub przeszkadza w odbieraniu telefonu. Posiadanie stałego kręgu czatujących współpracowników wokół twojego biura nie sprzyja zarządzaniu zadaniami i produktywności. Podejście typu “zrobię jak zrobię” nie jest zarządzaniem czasem; to unikanie zadań.

• Zazwyczaj widziany/a - rozłożony/a wygodnie przy biurku, omawiając stratę swojej drużyny w meczu piłki nożnej.
• Rozwiązanie: Najpierw przypomnij sobie, dlaczego robisz to, co robisz. Jeśli chcesz to kontynuować, zrób krok do przodu i popracuj nad utrzymaniem motywacji. Nie zwlekaj.
  
  

Gaduła

Urodzony/a, aby udzielać się towarzysko, masz zdumiewające umiejętności komunikacji werbalnej i nie możesz oprzeć się wykorzystywaniu ich przy każdej okazji. Znasz wszystkich w biurze; wszyscy twoi współpracownicy są w pełni poinformowani o twoich problemach medycznych, historii rodziny i tym, co jadłeś wczoraj na kolację. Każda interakcja staje się długotrwałą rozmową - szczególnie gdy pojawia się nieprzyjemne zadanie, które chciałbyś odłożyć na później.

• Zazwyczaj widziany/a - Rozmawia z kimś osobiście, jednocześnie wysyłając SMSy.
• Rozwiązanie: Zacznij każdy dzień od sesji planowania, aby skoncentrować się na pracy i zorganizować codzienne zadania. Przypomnij sobie, że praca i życie towarzyskie to dwie różne strefy, a w pracy najważniejsza jest praca; być może będziesz musiał robić to wielokrotnie w ciągu dnia, jeśli jesteś osobą bardzo towarzyską. Staraj się ograniczać swoje interakcje społeczne, dopóki nie zostanie wykonana praca, która jest priorytetem na dany dzień.
  
  

Perfekcjonista / perfekcjonistka

Każda kropka nad ‘i’, którą stawiasz, musi być idealna. Dokładność jest twoim mottem przewodnim i uważasz, że żadne pośpiesznie wykonane zadanie nie może być dobrą robotą. Wykonywanie zadań, spełniających twoje standardy jest tak dużym problemem, że potrzebujesz nie tylko więcej czasu, ale więcej stref czasowych, aby wykonać swoją pracę.

• Zazwyczaj widziany/a - pochylony/a nad najnowszym projektem.
• Rozwiązanie: Po pierwsze, zrozum, że perfekcjonizm sam w sobie nie jest zły. Problemem jest jedynie rodzaj niezdrowego perfekcjonizmu, który powoduje, że dążysz do wysokich standardów kosztem wszystkiego innego oraz stwarzasz sobie silny niepokój i nieszczęście.
  
  

Czy któryś z tych typów cię opisuje?

Mamy nadzieję, że żaden z tych profili osobowości zarządzania czasem nie jest twoim odzwierciedleniem! Być może jednak te opisy skłonią cię do zastanowienia się nad różnymi sposobami zarządzania lub niewłaściwego zarządzania czasem oraz wskazówkami, które mówią, jak możemy zmienić nasze zachowanie, aby skuteczniej zarządzać czasem.

Trzy tajemnice zarządzania czasem

Istnieją trzy kluczowe elementy zarządzania czasem. Jeżeli masz ograniczoną ilość czasu, wykorzystaj ją na najważniejsze zadania, które masz do zrobienia. Wykorzystaj ten czas efektywnie. Przejdź do faktycznego wykonywania zadania, zamiast tylko myśleć lub mówić o nim.tym, co musisz zrobić.

Zacznij od najważniejszych rzeczy

Być może najważniejszym z sekretów zarządzania czasem jest robienie właściwych rzeczy w pierwszej kolejności. Łatwo jest stracić koncentrację i spędzić dużo czasu na wykonywaniu czynności, które są pilne, ale nie najważniejsze. Sztuką jest koncentrowanie się na ważnych rzeczach i niemarnowanie ograniczonej ilości czasu na cokolwiek innego.

Reguła 80/20, znana również jako Zasada Pareto, mówi, że 20% danej rzeczy jest odpowiedzialne za 80% wyników. Na przykład 20% produktów będzie miało 80% wad. Ten artykuł objaśnia tę zasadę bardziej szczegółowo i opisuje, w jaki sposób można ją wykorzystać, aby efektywniej zarządzać czasem i innymi aspektami swojego życia.

Możesz zaoszczędzić czas, wiedząc, kiedy musisz interweniować, a kiedy trzymać się na uboczu, jeśli pracownik ma problem. Menedżerowie muszą pozwolić pracownikom popełniać własne błędy, aby mogli się na nich uczyć. Należy szkolić swoich pracowników i doradzać im, ale pamiętać, że często to doświadczenie jest najlepszym nauczycielem. Dobry menedżer będzie się więc powstrzymywał impuls reagowania za każdym razem, gdy pracownik napotka trudności.

Zadanie, z którego nie możesz się wycofać, to trudny pracownik. Wielu menedżerów zmaga się z zarządzaniem trudnymi pracownikami. Możesz ulec pokusie, aby zostawić go samemu sobie i mieć nadzieję, że sytuacja poprawi się sama. Nie poprawi. Tego typu zadania zajmują mniej czasu, jeśli zajmiesz się nimi natychmiast; nie czekaj.

Efektywnie wykorzystuj czas

Nawet jeśli opanujesz tajemnicę zarządzania czasem, pracując tylko nad priorytetowymi zadaniami, nadal musisz być efektywny, jeśli chcesz zrobić całą resztę.

Nie możesz zrobić wszystkiego na raz. Wiele osób, które kiedyś były fanami multitaskingu, przerzuciło się na “chunking”, czyli metodę dzielenia informacji na małe części, aby przyspieszyć i ułatwić czytanie i zrozumienie, z wykorzystaniem takich elementów, jak listy informacji w punktach, krótkie podtytuły lub krótkie zdania. Nazwa nie brzmi dobrze, jednak wyniki są imponujące. Użyj tej metody, a zrobisz więcej w krótszym czasie.

Wiele osób próbuje wykorzystywać listy, aby pomóc sobie w zarządzaniu czasem. Jednak wciąż wydaje im się, że dzień nie jest wystarczająco długi, aby wszystko załatwić. Musisz stworzyć konkretną listę rzeczy do zrobienia, która pomoże ci trzymać się twoich priorytetów.

Ostatnim kluczem do efektywnego wykorzystania czasu jest znanie swoich możliwości; nie bierz sobie na głowę więcej, niż możesz zrobić. Często oznacza to, że musisz wiedzieć, kiedy odmówić swojemu szefowi.

Załatwiaj sprawy

Już wiesz, jak ważne jest robienie właściwych rzeczy w pierwszej kolejności i potrafisz efektywnie wykorzystywać swój czas. Ale żadna z tych rzeczy nie przyniesie wiele dobrego bez trzeciej tajemnicy zarządzania - musisz naprawdę załatwiać sprawy. Nie wystarczy wiedzieć, co robić lub myśleć o robieniu tego. Przejdź do działania.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!