Praca w zespole rozproszonym

Wirtualna współpraca to jedna z tzw. kompetencji przyszłości, czyli kluczowych umiejętności na rynku pracy.  Ośmiu na dziesięciu specjalistów globalnych firm pracuje dziś w zdalnych zespołach. Elastyczne formy zatrudnienia przy rekrutacji oferuje ponad 60 proc. firm na całym świecie. Wkrótce taka praca stanie się standardem w wielu branżach.

17 września 2019
zdjęcie - Praca w zespole rozproszonym


Praca w zespole rozproszonym

Jak osiągać dobre rezultaty w zespole rozproszonym?

Praca z zespołem rozproszonym ma jednak swoją unikalną specyfikę i wymaga zmiany sposobu myślenia i działania.

Wielu managerów ma wątpliwości, co do rzeczywistej efektywności wirtualnych zespołów i obawia się wyzwań, jakie niesie za sobą praca zdalna i zarządzanie rozproszonym zespołem - szczególnie jeśli chodzi o kontrolę efektów i zaufanie.

Doświadczenie zdobyte w biurze nie zawsze znajduje zastosowanie w zarządzaniu pracownikami, z którymi kontakt face to face jest ograniczony.

Zespoły rozproszone złożone są z pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach i czasem równych strefach czasowych.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Zapraszamy na zarządzanie projektami szkolenie. Na szkoleniu dowiesz się m. in.: jak opracować plan projektu? Jak zarządzić czasem i jakością w projekcie? Jak zadbać o przepływ informacji? Jakie są dobre praktyki w zarządzaniu projektami?


Powiązane z tym tematem: szkolenie zarządzanie zespołem pracowniczym, Prince2, szkolenia miękkie Warszawa.

Mogą być złożone z pracowników, którzy:

  • większość czasu spędzają poza centralą, np. handlowcy, informatycy, ludzie pracujący z domu
  • pochodzą z różnych organizacji albo odległych działów tej samej organizacji
  • są członkami zespołu sieciowego, który w określonym czasie pracuje projektowo
  • pracują w siedzibie klienta

Stają one przed większymi wyzwaniami związanymi z wydajnością niż ich realne odpowiedniki. Brak bezpośredniego kontaktu z pracownikami może stanowić przeszkodę dla komunikacji, współpracy, budowania relacji i wzajemnego dzielenia się wiedzą, dlatego tak ważne jest stworzenie odpowiednich warunków pracy takiego zespołu.

Co praca zdalna oznacza dla firmy?

  • niższe koszty: nie trzeba utrzymywać biura a w przypadku zatrudniania pracownika z odległej lokalizacji ponosić kosztów relokacji jego i jego rodziny czy kosztów dojazdu do miejsca pracy
  • możliwość wyboru najlepiej wykwalifikowanych pracowników z całego świata
  • szansę na przyciągnięcie młodych pracowników i zmniejszenie rotacji wśród obecnych pracowników - pokolenie Millenialsów bardzo ceni sobie work-life balance a wśród ich priorytetów znajduje się bliskość miejsca zatrudnienia od domu, niezależny styl pracy i elastyczny grafik
  • źródło pozapłacowej motywacji pracowników - 28% pracowników wyżej ocenia taki pozapłacowy bonus niż np. dodatkowe płatne wakacje
  • możliwość rozwijania biznesu w bardziej przystępnych lokalizacjach
  • skrócenie czasu realizacji zadań i większą wydajność zespołu
  • innowacyjność wynikającą z różnorodności pracowników
  • dostępność pracy dla osób niepełnosprawnych
  • możliwość pracy zmianowej pozwalającej na rozwijanie produktu przez 24 godziny na dobę,
  • szybkie reagowanie na awarie systemowe
  • międzynarodowe środowisko pracy
  • ograniczenie zanieczyszczeń środowiskowych związane z redukcją transportu pracowników.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Przeszkoliliśmy ponad 50 tys. osób na stanowiskach menedżerskich. Realizujemy szkolenia stacjonarne otwarte, szkolenia zamknięte oraz szkolenia menedżerskie online.


Zapoznaj się z naszymi szkoleniami menadżerskimi.

80% menadżerów twierdzi, że elastyczne opcje pracy pomagają zatrzymać najzdolniejszą kadrę
64% firm oferuje taką formę pracy podczas rekrutacji
58% uważa, że dostępność elastycznych form pracy zwiększa satysfakcję pracowników
91% jest zdania, że elastyczne przestrzenie robocze zwiększają produktywność pracowników podczas podróży służbowych
85% firm wprowadziło lub planuje wdrożyć elastyczną politykę dotyczącą pracy.
(badanie IWG z 2018 r. na 15 tys. respondentów z 80 krajów)

Jak efektywnie zarządzać rozproszonym zespołem

decyzję o wzięciu udziału w projektach wymagających pracy zdalnej pracownicy i menedżerowie muszą być na to odpowiednio przygotowani.

Rekrutacja do zespołu rozproszonego
Nie wszyscy potrafią pracować poza biurem. Pożądane cechy pracownika zdalnego to samodyscyplina i dobre zarządzanie czasem. Bardzo ważna jest też umiejętność komunikowania się na piśmie. To jednak nie wystarczy, by zespół pracował efektywnie.

Na relacje i motywację członków zespołu wpływa bariera przestrzeni i czasu, dlatego tak ważne jest ustalenie zasad pracy i sposobów komunikacji.

Zbudowanie zespołu
W zespole tradycyjnym relacje mają charakter nie tylko zawodowy. Znacznie trudniej identyfikować się z zespołem podczas pracy z domu. Warto zadbać o możliwość spotkań face-to-face i wygospodarować przestrzeń na aktywności niezwiązane z pracą podczas codziennej realizacji zadań - np. rozmowy o hobby.

Możliwe jest tu wykorzystanie narzędzi programowych do współpracy zespołowej, takich jak Slack, w których pracownicy mogą swobodnie rozmawiać na różne tematy.
Jeśli tylko część pracowników pracuje w zespole zdalnym, niezwykle ważne jest zapewnienie im wszelkich benefitów dostępnych dla reszty zespołu, jak bilety do kina czy karnety do siłowni.

Czytelne zasady
W związku z ryzykiem niezrozumienia, poczuciem izolacji i ograniczoną możliwością kontroli kluczowe jest poinformowanie zespołu, jakie wyniki są dla nas ważne i w jaki sposób będą nagradzani za osiągnięcia. Wszystkie zasady muszą być spisane i dostępne.

Organizacja pracy
Ze względu na ograniczenia komunikacyjne w zespole rozproszonym nie można pozostawiać zbyt wiele przestrzeni na dowolność i pozwalać, by pracownicy sami podzielili się zadaniami lub ustalili kolejność i priorytety spontanicznie.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Wybierz nasze webinary i szkolenia online

  • Brak ograniczeń geograficznych i lokalizacyjnych
  • Duża wartość szkoleniowo-merytoryczna
  • Pełna interaktywność
  • Popularne technologie: Microsoft Teams, Google Meet, Webex, Zoom, Clickmeeting

Zobacz nasze szkolenia online dla handlowców, szkolenia online menadżerskie czy szkolenia online z efektywności osobistej. Zapraszamy!

Ryzykujemy wtedy, że informacja nie dotrze do każdego. Ważne jest, by ustalić:

  • czas potrzebny na planowanie działań i realizację zaplanowanych celów - można go planować w perspektywie tygodniowej lub miesięcznej, w zależności od specyfiki firmy,
  • priorytety w realizacji celów szczegółowych, kolejnych zadań, kryteriów oceny i znaczenia zadań,
  • harmonogram realizacji zadań nadrzędnych i szczegółowych (pamiętając, że 10–15% strat czasu jest związana z wykorzystaniem technologii informacyjnej),
  • sposoby raportowania o zakończeniu zadania, szczególnym osiągnięciu lub niepowodzeniu i barierach
  • sposób przechowywania wiedzy zgromadzonej w czasie realizacji zadania i dostępu do niej przez członków zespołu i dalszego udostępniania informacji,
  • sposób reagowania na konflikty,
  • proces i sposób zatwierdzania decyzji.

Narzędzia do pracy zespołowej
Zespoły geograficznie i / lub czasowo rozproszone istnieją wyłącznie dzięki komunikacji i wymianie informacji. Dlatego kluczową rolę ogrywa technologia, jaką wykorzystuje się do pracy. Jest najczęściej jedynym dostępnym rozwiązaniem, jednak utrudnia rozwiązywanie konfliktów, blokuje sprzężenie zwrotne i może opóźniać realizację zadań.

Narzędzia współpracy mają znaczenie także dla podtrzymywania kontaktu i transparentności pracy zespołu. Ich zaletą jest to, że odpowiednio wykorzystane pozwalają uniknąć mikro-zarządzania, które z kolei może osłabiać zaufanie w zespole.

Dlatego optymalne wykorzystanie narzędzi to klucz do sukcesu. Ważne jest, by ustalić i spisać z zespołem zasady pracy oraz przyjęte narzędzia pracy i komunikacji (np. co wysyłamy mailem, co udostępniamy na dysku), z jakiej aplikacji do pracy zespołowej i zarządzania projektem korzystamy (np. Jiro, Trello, Asana idt), w jakich sytuacjach pracownicy mogą bombardować przełożonego wiadomościami prywatnymi na czacie itd.

Pomimo liczby dostępnych narzędzi do pracy w zespole rozproszonym taka komunikacja ma pewne ograniczenia.

Dlatego warto przestrzegać pewnych zasad:

  • ograniczaj komunikację tekstową (mail i czat). Bywa zawodna i nie ma nad nią kontroli,
  • regularnie organizuj spotkania wideo, jednak wcześniej zastanów się, czy zwoływanie całego zespołu jest konieczne,
  • starannie planuj agendę spotkań wideo, by służyły do podejmowania dalszych decyzji a nie dyskusjom nad problemem,
  • dokumentuj każde spotkanie wirtualne - to pomoże innym zacząć od miejsca, w którym ktoś inny skończył i pozwoli im zrozumieć przyczyny decyzji, jeśli nie było ich przy tym gdy zapadła,
  • zadbaj o spotkania twarzą w twarz - w miarę możliwości organizuj spotkania, które posłużą integracji zespołu,
  • zadbaj o możliwość dania każdemu pracownikowi feedbacku,
  • pozwól członkom zespołu wybrać narzędzia do komunikacji,
  • pamiętaj że na styl komunikacji mają wpływ różnice kulturowe, więc w międzynarodowych zespołach przyda się trening międzykulturowy.

Kontrola wyników

Wielu menedżerów obawia się, że zdalny zespół, pozbawiony kontroli nie będzie wydajny.

Tak nie będzie, jeśli:

  • zadbamy od początku o szczegółowe sprecyzowanie celów i oczekiwań a następnie zaplanujemy pracę zespołu, dostosowując narzędzia komunikacji do realizowanych celów i działań zespołu
  • zadbamy o sprawdzanie statusu realizacji zadań. Można to zrobić wprowadzając zasadę codziennych "spotkań projektowych" i raportowania na początek lub koniec dnia statusu wykonanych zadań. Może się to odbywać za pomocą wiadomości tekstowych lub krótkiej telekonferencji. Dodatkowo w wizualizacji może pomóc np. Tablica Kanban
  • będziemy często rozmawiać z pracownikiem zdalnym - możliwie często bezpośrednie, a w razie konieczności poprzez wideo
  • wykorzystamy aplikacje do wirtualnej pracy zespołowej, dające możliwość kontroli postępu prac bez poczucia nadmiernej kontroli
  • będziemy organizować efektywne wirtualne spotkania
  • będziemy w miarę możliwości organizować spotkania face to face
  • będziemy dokumentować zapadające decyzje

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!

ZOBACZ NAJCIEKAWSZE ARTYKUŁY

z tej strefy wiedzy

10 maja 2017
Budowanie kultury współodpowiedzialności Kultura polskich firm przypomina kulturę folwarku W ostatnich latach obserwujemy renesans zainteresowania kwestiami kulturowymi. Dzięki intensywnym kontaktom zagranicznym polscy studenci, naukowcy, robotnicy budowlani, informatycy, kierowcy autobusów, dentyści itd. na własnej skórze przekonują się czym jest odrębność kulturowa. Z badań przeprowadzonych przez prof. Janusza Hryniewicza i wielu innych opracowań, wyłania się specyficzny rys stosunków panujących w polskich firmach,...
29 czerwca 2017
Alternatywa dla ocen okresowych - Performance Management PO CO NAM PERFORMANCE MANAGEMENT? Przez niemal trzy dekady specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi przekonywali nas, że "systemy ocen pracowniczych są jednym z podstawowych wymogów profesjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi". Z drugiej jednak strony niemal nieustannie spotykaliśmy się z problemami z wdrożeniem tego typu rozwiązań. Dość powiedzieć, że 2/3 wdrożeń SOP upada w trakcie...
12 kwietnia 2018
Koncepcja poziomów wartości Gravesa Czym jest koncepcja poziomów wartości Gravesa? Koncepcja poziomów wartości Gravesa, wcześniej znana jako koncepcja Spiral Dynamics Becka i Cowana, odpowiada na bardzo istotne pytania związane z życiem i motywami działania człowieka: dlaczego niektórzy z nas aby osiągnąć zamierzony cel kierują się walką, a dla innych najważniejsze jest przestrzeganie zasad i porządek? Dlaczego dla niektórych najistotniejszą rzeczą...
9 lipca 2018
Test Badania Kompetencji Harrisona Wstęp Dlaczego niektórzy ludzie nie potrafią się „dopasować”, nie wykorzystują swojego pełnego potencjału lub nie są tak skuteczni, jak napisali w swoim CV?Dlaczego duża część zarządzania/przywództwa czy innych umiejętności społecznych nie zostaje przyswojona, dlaczego zostaje w szkolnej sali, zamiast przenieść się do miejsca pracy?Dlaczego tylu ludzi, posiadających ponadprzeciętne techniczne umiejętności pracy, ma problem z kontaktami międzyludzkimi?Odpowiedź...
10 lipca 2018
Dlaczego warto wprowadzić wellbeing w organizacji? Od czego zacząć? Autor: Agata Pelc, ekspert z zakresu wellbeing'u Wstęp Szanowni Państwo!Czym jest wellbeing i jak wykorzystać go do zarządzania organizacją? Jak właściwie dbać o dobrostan pracownika tak, aby połączyć zaspokojenie jego potrzeb i potrzeb organizacji? Jak dzięki well-beingowi stać się organizacją tętniącą dobrą i pozytywną energią, która zamienia tę energię na wartość...

ZOBACZ OSTATNIE ARTYKUŁY

z tej strefy wiedzy

27 kwietnia 2022
Znajomość własnej kultury i kultur, z którymi podejmowana jest komunikacja na jakimkolwiek poziomie owocuje wytworzeniem się świadomości kulturowej, czyli umiejętności rozpoznania i zrozumienia wpływu kultury na ludzkie zachowania i idee oraz wpływu własnej kultury na postrzeganie świata, proces oceniania i podejmowania decyzji. Aby dojść do etapu efektywnej komunikacji międzykulturowej niezbędna jest inwestycja czasu, energii i starań w wykluczenie uprzedzeń i...
28 lutego 2022
Zmienność i niepewność wpisała się w zawodowe i prywatne doświadczenia ludzi na całym świecie na tyle mocno, że mówienie o rzeczywistości VUCA wydaje się dziś truizmem. Wielu z nas wciąż nie wróciło do biur, ale okazało się, że w dalszym ciągu można nawiązywać kontakty, efektywnie współpracować i wprowadzać innowacje. Wiemy już, że przyszłość nie przyniesie stabilizacji. Turbulencje, jakie zafundowała nam...
24 maja 2021
Ocena potencjału pracowników jest jednym z ciekawszych przedsięwzięć z jakimi może mierzyć się dział HR niemal każdej organizacji. Wskaźniki z zakresu zarządzania Kapitałem Ludzkim pozwalają odpowiedzieć na pytanie: ile jest wart nasz zespół pracowników? jaką wartość tworzą oni dla organizacji? Ocena potencjału jest próbą odpowiedzi na pytanie: ile może być wart nasz zespół, jeśli odpowiednio wykorzystamy jego potencjał?
26 kwietnia 2021
Ocena potencjału zawodowego pracowników w zakresie kompetencji to jedno z podstawowych a zarazem najtrudniejszych wyzwań przed jakimi stają specjaliści HR. Źle przeprowadzona ocena nie tylko jest bezużyteczna, lecz także prowadzi do licznych nieporozumień a nawet konfliktów. Dlatego też nieustannie szukamy narzędzi, które ułatwią nam realizację takiego zadania. Jednym z nich są coraz bardziej popularne testy kompetencji.
25 marca 2021
TRANSFORMACJA CYFROWA = TWORZENIE FIRMY INNOWACYJNEJTo nie jest więcej przemysłu w przemyśle, To jest więcej kreatywnego myślenia
Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

ZOBACZ NAJBLIŻSZE SZKOLENIA

powiązane z tematem artykułu

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Farysa 64
01-971 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel.: 505 273 550


ul. Farysa 64
01-971 Warszawa
NIP: 113-26-90-108


Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2021 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.