Chcesz ułatwić sobie delegowanie i egzekwowanie zadań? Metoda RACI przychodzi z pomocą. To narzędzie w formie matrycy, dzięki któremu zdefiniujesz i przypiszesz role oraz odpowiedzialność do zadań w projekcie. Nazywana również macierzą lub matrycą odpowiedzialności pozwoli Ci mapować cały proces i konkretne osoby, które realizują jego poszczególne etapy.
W jakich sytuacjach warto stosować metodę RACI
Metoda RACI szczególnie dobrze sprawdza się w zarządzaniu dużymi projektami, w które zaangażowanych jest wiele osób. Pozwala uniknąć sytuacji, gdy niektóre zadania pozostają nierealizowane, bo nie do końca wiadomo, kto jest za nie odpowiedzialny.
Doskonale sprawdza się również u liderów, którzy delegują wiele zadań. Dzięki temu możesz uporządkować zakres odpowiedzialności dla poszczególnych osób.
SZKOLENIE Z DELEGOWANIA ZADAŃ W GAMMIE
Chcesz poznać inne narzędzia przydatne w delegowaniu zadań? Sprawdź szkolenie „Od mikrozarządzania do delegowania”. Zdobądź praktyczną wiedzę o tym, jak przekazywać zadania bez stresu i nie pogubić się w gąszczu uprawnień i odpowiedzialności.
Jak krok po kroku stworzyć skuteczną matrycę RACI
Matryca RACI brzmi jak coś skomplikowanego. Tymczasem jest to zwykła tabela. Opiera się na przypisaniu konkretnych osób do 4 ról:
- Responsible – osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania,
- Accountable – osoba zatwierdzająca zadanie (ostatecznie odpowiedzialna za wynik),
- Consulted – osoba, z którą należy się skonsultować,
- Informed – osoba, którą trzeba poinformować.
Brzmi prosto, prawda? To otwórz Excela albo Google Sheets i zrób jedną na próbę – z naszym mini poradnikiem.
Tworzenie matrycy RACI w 5 krokach:
- Wypisz listę zadań, kamieni milowych i ważnych decyzji dla projektu. Umieść je w kolumnie po lewej stronie matrycy.
- Osoby pracujące nad projektem (np. Manager, Backend Developer, Frontend Developer, Specjalista SEO, Copywriter), umieść w górnym wierszu.
- Wypełnij komórki tabeli, przypisując wszystkim osobom odpowiednią rolę RACI dla każdego zadania.
- Sprawdź, czy każde z zadań ma przypisaną osobę z rolą R, czyli odpowiedzialną za wykonanie oraz A, czyli zatwierdzającego.
- Udostępnij tę matrycę całemu zespołowi – tak, by każdy miał świadomość, za co odpowiada.
Zobacz przykład matrycy RACI dla projektu optymalizacji witryny pod wyszukiwarki internetowe:
Jak w praktyce przypisywać role RACI do zadań
Jak widzisz w powyższej tabeli, nie wszystkie osoby muszą koniecznie mieć przypisane role. Nie ma sensu zawiadamiać deweloperów o artykułach tworzonych na bloga. Niektóre role (zwłaszcza I, czyli osoby informowane) mogą się powtarzać.
W praktyce musisz zadbać wyłącznie o to, aby każde zadanie miało zatwierdzającego (A) i kogoś, kto ma je wykonać (R).
Aby metoda działała, przypilnuj również tego, by był tylko jeden zatwierdzający dla każdego zadania. Dobrą praktyką jest również to, aby rolę R też przypisywać tylko jednej osobie, choć w teorii nie jest to konieczne. A jednak ustalenie jednego wykonawcy, który ostatecznie odpowiada za realizację zadania, pomaga uniknąć rozmywania się odpowiedzialności.
Co zrobić, gdy konkretna rzecz wymaga realizacji przez większą liczbę osób? Możesz na przykład mieć dwóch copywriterów, którzy będą tworzyć treści SEO. W takiej sytuacji warto skorzystać z rozszerzonej wersji metody RACI – metodę RASCI. Ten model dodaje kolejną rolę: S (Support), czyli wsparcie. Dzięki temu jednemu copywriterowi możesz przypisać R, a drugi wystąpi w roli S.
Jak wdrożyć matrycę RACI w zespole i procesach
Masz wiele równoległych projektów i aby zapanować nad tym chaosem, dla każdego z nich stworzyłeś matrycę RACI. Ale co dalej? Przede wszystkim porównaj je i sprawdź, czy nie przypisałeś zbyt wielu ról R do jednego pracownika. To częsta pułapka, zwłaszcza gdy w zespole masz kogoś, kto wybija się ponad innych.
Tyle że przeciążenie obowiązkami takiej osoby, to jak karanie za dobre podejście i umiejętności. Postaraj się rozłożyć ciężar odpowiedzialności tak równomiernie, jak to możliwe.
Przed ostatecznym wdrożeniem matrycy, warto również wysłać ją do uwzględnionych w niej osób z prośbą o zapoznanie się i ewentualne uwagi. Najlepiej zapytaj pracownika wprost: czy masz odpowiednio dużo czasu, czy masz całą niezbędną wiedzę i narzędzia? Bądź otwarty na feedback i gotowy na wprowadzenie niezbędnych poprawek. Ludzie będą bardziej skłonni realizować zadania, na które sami się zgodzili, niż takie narzucone im z góry bez pytania.
Narzędzia i szablony wspierające dokumentację RACI
Jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż tabeli zrobionej w Excelu, zwróć uwagę na oprogramowanie do zarządzania i śledzenia postępów w projektach. Do najpopularniejszych należą Asana, Confluence i Jira – dwa pierwsze dysponują gotowymi szablonami matryc RACI. Co więcej, w części tych programów możesz zintegrować matrycę z dokumentacją projektową.
