Techniki Zarządzania Czasem 2/3

Ty decydujesz o tym, na co poświęcasz określoną ilość czasu. Zastanów się ile czasu poświęcasz na realizację tego co jest dla ciebie naprawdę ważne?
8 czerwca 2017
zdjęcie - Techniki Zarządzania Czasem 2/3

Techniki Zarządzania Czasem


ABC – Priorytety i hierarchia wartości

Teoria ta głosi: "Możesz zrobić bardzo wiele, ale nie wszystko". Zawiera takie techniki zarządzania, jak ustalanie hierarchii wartości i ranking zadań. Wychodzi z założenia, że jeśli wiesz, co chcesz osiągnąć, i czynisz w tym kierunku wysiłki, osiągniesz sukces.

  • ZADANIA TYPU A 
    zadania, które muszą być zrobione
  • ZADANIA TYPU B
    zadania, które powinny być zrobione
  • ZADANIA TYPU C
    zadania, które mogą być zrobione, jeśli zadania A i B są już wykonane

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Jeśli występujesz publicznie i chcesz pozbyć się tremy, wywołać pierwsze dobre wrażenie oraz być pewnym siebie podczas mówienia do szerszego grona odbiorców, zapraszamy na szkolenie z wystąpień publicznych z Jackiem Rozenkiem . Zobacz również: wizerunek  w miejscu pracy, sztuka-savoir-vivre.

Warunki do zakwalifikowania zadania do kategorii A:

  • co się stanie, jeśli zadanie nie zostanie wykonane
  • czy skutki wykonania zadania przybliżą nas do celu
  • czy zadanie to jest kluczowe dla innych zadań
  • jakie będą skutki wykonania tego zadania dla organizacji
  • bliski "deadline"

Regułę Pareto można odnieść do pracy umysłowej, a więc do pracy menedżera. Oznacza to, ze każdy kierownik może uzyskać 65% swojej "normalnej wydajności" przy wykorzystaniu 15% "normalnego czasu pracy". Musi jednak podzielić swoje zadania na:

  • zadania A, czyli te, których nie wolno mu przekazać zastępcy ani podwładnym, a więc najważniejsze zadania kierownicze, które wymagają decyzji ważnych dla całego przedsięwzięcia (zadania te absorbują od 5 do 15 % czasu a ich wkład w wyniki stanowi około 75%) Zadania typu A nie powinny zajmować więcej czasu pracy niż 2,5 godziny.

  • zadania B, czyli zarówno zadania pilne jak i zadania specjalne, które można jednak powierzyć zastępcy (zadania te stanowią około 20% ilości i tworzą około 20% wartości). Zadania typu B powinny zajmować około 1,5 godziny dnia pracy

  • zadania C, czyli najczęściej zrutynizowane zadania z dnia poprzedniego z reguły pilne, a nawet bardzo pilne, które można, a nawet należy przekazać zastępcy i podwładnym (zadania te zajmują około 75% czasu i tylko w 5% przyczyniają się do tworzenia dochodów zakładu). Na zadania typu C należy poświecić maksymalnie 45 minut dziennie

Następnie musi zebrać sformułowane na piśmie te zadania, które sam musi wykonać, oddelegować części zadań grupy B i przekazać zadania grupy C do wykonania właściwym ogniwom organizacyjnym i pracownikom. Przekazanie pracownikom zadań uwalnia menedżera od przeciążeń a im samym stwarza motywację do zaangażowanej twórczej współpracy z kierownictwem.

Lista spraw do załatwienia (analiza ABC):

  • Wybierz wszystkie zadania na dany dzień
  • Uporządkuj według ważności
  • Ponumeruj
  • Poklasyfikuj (ABC)
  • Kontroluj
  • Wprowadzaj poprawki
  • Deleguj

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Wybierz nasze webinary i szkolenia online

  • Brak ograniczeń geograficznych i lokalizacyjnych
  • Duża wartość szkoleniowo-merytoryczna
  • Pełna interaktywność
  • Popularne technologie: Microsoft Teams, Google Meet, Webex, Zoom, Clickmeeting

Zobacz nasze szkolenia online dla handlowców, szkolenia online menadżerskie czy szkolenia online z efektywności osobistej. Zapraszamy!

Techniki Zarządzania Czasem - Krzywa wydajności (Krzywa REFA)
  • Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o „rannych ptaszkach” , „śpiochach” albo „nocnych markach”
  • Ludzie określani przez naukowców o „wczesnym rytmie” szczególnie wydajnie mogą pracować rano natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy.
  • Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy.
  • Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach.
  • Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krzywej REFA.

Absolutna wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzeczą wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności. Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas których narządy ciała pracują na „zwolnionych obrotach” i nie powinny być nadmiernie przeciążane. Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem, kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania typu A.

  • Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności. Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania typu C. Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania typu B. W kształtowaniu dnia pracy powinno się uwzględnić wahania psychologicznej sprawności po to by móc planować zadania zgodnie z indywidualnym rozkładem wyżów i niżów wydajności.


Techniki Zarządzania Czasem  - Krzywa zakłóceń
Należy wykonywać najważniejsze zadania przed południem. Korzystnie jest załatwić je, zanim inne osoby osiągną stan najwyższej aktywności. Można dzięki temu uniknąć wielu zakłóceń i racjonalnie pracować.  
 
Techniki Zarządzania Czasem  - Taktyka salami
Podstawowym założeniem taktyki salami w kontekście zarządzania czasem jest dzielenie większych zadań na mniejsze. Od strony psychologicznej rozbudowane i trudne zadania mogą przytłaczać, powodować wzrost napięcia psychicznego, co w efekcie może doprowadzić do spadku efektywności psychofizycznej. To samo zadanie jeżeli zostanie podzielone na mniejsze (tak jak salami na plasterki) wydaje się prostsze i łatwiejsze w realizacji. Jeżeli po podzielaniu zadania na poszczególne etapy okaże się, że nie jesteśmy w stanie zrealizować jakiegoś elementu to wciąż możemy pracować nad tymi obszarami, w których czujemy się kompetentni.

Techniki Zarządzania Czasem  - Technika planowania od końca
Technika planowania od końca pomaga w określaniu czasookresów dla poszczególnych etapów realizacji zadania. Nawykowo i intuicyjnie planowanie zaczynamy od początku – dzielimy zadanie na poszczególne etapy i każdemu etapowi przyporządkowujemy określony czas wykonania. Wraz ze zbliżaniem się do końca zadania pozostaje nam coraz mniej czasu więc oszczędniej dzielimy go na pozostałe etapy. W efekcie bardzo często okazuje się, że czas został podzielony nierównomiernie – pierwsze etapy realizacji zadania mają go więcej niż ostatnie.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Zadbaj o profesjonalną obsługę klienta oraz savoir-vivre w twoim sekretariacie.  Zapraszamy na szkolenie z obsługi sekretariatu. Zobacz też multitasking, szkolenia z komunikacji Warszawa.


Niestety najczęściej okazuje się to dopiero podczas wykonywania zadania, kiedy jest już za późno na jakiekolwiek poważniejsze modyfikacje. Można uniknąć tej pułapki.  W tym celu należy planować podział czasu na poszczególne etapy zadania od końca. Jeżeli okaże się, że nierównomiernie podzielimy czas – to odbędzie się to w taki sposób, że niedoszacowanie nastąpi już w pierwszych etapach realizacji zadania.

Niedoszacowanie czasowe będzie miało więc miejsce we wczesnej fazie realizacji projektu, dając możliwość modyfikacji planu, innego rozłożenia czasu lub zaangażowania większej ilości współpracowników.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!

ZOBACZ NAJCIEKAWSZE ARTYKUŁY

z naszej strefy wiedzy

Dr Stephen Covey to jeden z 25 najbardziej wpływowych Amerykanów według magazynu Time. Całe swoje życie poświęcił na badanie natury człowieka, jego rozwoju i relacji z innymi. Na podstawie doświadczenia oraz poglądów głoszących, że osiągnięcie sukcesu powiązane jest z cechami charakteru i życiem zgodnie z ustalonymi zasadami, stworzył 7 nawyków skutecznego działania. Dzięki nim człowiek może zmienić samego siebie, poprawić relacje z innymi i stać się skutecznym przywódcą.

Codzienność zawodowa generuje wiele wyzwań. Dzięki nim nasza praca jest ciekawa, kreatywna i kształtuje rozwój, nie tylko zawodowy, ale i osobisty. Aby podpisać się pod powyższymi stwierdzeniami, wyzwania powinny być zrównoważone z chęcią ich stałego podejmowania. Co zatem może spowodować, że będziemy otwarci na to co nowe, niewiadome lub trudne i dotychczas nierozwiązane?

Ta metoda jest wykorzystywana również do poszukiwania kreatywnych rozwiązań. Może być praktykowana  indywidualnie, jak i grupowo. Jest znakomitym narzędziem dla menadżera do wszechstronnej analizy firmowych projektów i podsuwanych przez współpracowników pomysłów.

Pomodoro to prosta metoda pomagająca w zarządzaniu czasem, zwiększeniu koncentracji i podniesieniu efektywności.

Jedną z najbardziej popularnych koncepcji zadowolenia z pracy i motywacji wewnętrznej pracownika  jest Model Cech Pracy (JCM) autorstwa Hackmana i Oldhama. Teoria JCM wskazuje czynniki, które przyczyniają się do osiągnięcia zawodowej satysfakcji.

ZOBACZ LOSOWE ARTYKUŁY Z NASZEJ STREFY WIEDZY

Okno Johari to psychologiczne narzędzie, które pozwala poznać siebie i swoje relacje z otoczeniem. Wyznacza ono cztery obszary, które obrazują poziom samoświadomości jednostki i jej relacje z innymi ludźmi. Okno Johari stosuje się do wzmacniania komunikacji w pracy, budowania zespołów i rozwoju osobistego.

Test 12 pytań Gallupa Instytut Gallupa przez ponad 25 lat prowadził wywiady z ponad milionem pracowników. Pytano o różne aspekty pracy, w celu wyłowienia najważniejszych kwestii decydujących o odpowiedzi na pytanie: co to jest dobre miejsce pracy?

Raport Deloitte podsumowujący 2015 rok potwierdza, że najistotniejszym wyzwaniem dla liderów przedsiębiorstw okazało się budowanie kultury organizacyjnej i zaangażowania. Zdaniem autorów raportu to właśnie te dwie, kluczowe wartości stanowią receptę na coraz powszechniejsze trudności w przyciąganiu i utrzymywaniu pracowników o wysokim potencjale. Organizacje, które umiejętnie wykorzystają ten fakt, mają szansę wygrania boju o talenty i pozostawienia w tyle swoich konkurentów.   
Gamma przeprowadziła w marcu osiem specjalistycznych pokazów dotyczących Onboardingu 2.0, w których udział wzięło ponad 160 ekspertów. Ideą pokazu było możliwie dokładne odwzorowanie pierwszego dnia nowego pracownika w szeregach organizacji. Uczestnicy pokazów wcielili się w nowo zrekrutowanych specjalistów ds. HR w firmie Gamma, mieli szansę wejść w buty adepta.
Szanowni Państwo!
Od momentu, kiedy w latach osiemdziesiątych na Uniwersytecie Stanforda zaczęto pracować nad włączeniem idei Design Thinking do biznesu minęło ponad 30 lat. Dziś  Design Thinking wspiera organizacje w dynamicznym rozwoju, działając w obszarach: strategii, komunikacji, marketingu i HR.  Metodologia ta pomaga tworzyć innowacyjne rozwiązania, które dzięki zrozumieniu potrzeb docelowego odbiorcy, kreują unikalne doświadczenia. Jak powiedział Oren Harari: Elektryczne oświetlenie nie jest skutkiem ciągłego ulepszania świeczek.

Życzymy owocnej lektury!
Zespół Gamma
Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel: 22/266 08 48,

tel. kom.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Mysłowicka 15
01-612 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel: 22/266 08 48,
tel. kom.: 505 273 550

ul. Mysłowicka 15
01-612 Warszawa
NIP: 113-26-90-108

Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2019 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.