Techniki Zarządzania Czasem

ABC – Priorytety i hierarchia wartości

Teoria ta głosi: "Możesz zrobić bardzo wiele, ale nie wszystko". Zawiera takie techniki zarządzania, jak ustalanie hierarchii wartości i ranking zadań. Wychodzi z założenia, że jeśli wiesz, co chcesz osiągnąć, i czynisz w tym kierunku wysiłki, osiągniesz sukces.

• ZADANIA TYPU A 
  zadania, które muszą być zrobione
• ZADANIA TYPU B
  zadania, które powinny być zrobione
• ZADANIA TYPU C
  zadania, które mogą być zrobione, jeśli zadania A i B są już wykonane

Warunki do zakwalifikowania zadania do kategorii A:

• co się stanie, jeśli zadanie nie zostanie wykonane
• czy skutki wykonania zadania przybliżą nas do celu
• czy zadanie to jest kluczowe dla innych zadań
• jakie będą skutki wykonania tego zadania dla organizacji
• bliski "deadline"
  
  

Regułę Pareto można odnieść do pracy umysłowej, a więc do pracy menedżera. Oznacza to, ze każdy kierownik może uzyskać 65% swojej "normalnej wydajności" przy wykorzystaniu 15% "normalnego czasu pracy". Musi jednak podzielić swoje zadania na:

• zadania A, czyli te, których nie wolno mu przekazać zastępcy ani podwładnym, a więc najważniejsze zadania kierownicze, które wymagają decyzji ważnych dla całego przedsięwzięcia (zadania te absorbują od 5 do 15 % czasu a ich wkład w wyniki stanowi około 75%) Zadania typu A nie powinny zajmować więcej czasu pracy niż 2,5 godziny.
  
  
• zadania B, czyli zarówno zadania pilne jak i zadania specjalne, które można jednak powierzyć zastępcy (zadania te stanowią około 20% ilości i tworzą około 20% wartości). Zadania typu B powinny zajmować około 1,5 godziny dnia pracy
  
  
• zadania C, czyli najczęściej zrutynizowane zadania z dnia poprzedniego z reguły pilne, a nawet bardzo pilne, które można, a nawet należy przekazać zastępcy i podwładnym (zadania te zajmują około 75% czasu i tylko w 5% przyczyniają się do tworzenia dochodów zakładu). Na zadania typu C należy poświecić maksymalnie 45 minut dziennie
  
  

Następnie musi zebrać sformułowane na piśmie te zadania, które sam musi wykonać, oddelegować części zadań grupy B i przekazać zadania grupy C do wykonania właściwym ogniwom organizacyjnym i pracownikom. Przekazanie pracownikom zadań uwalnia menedżera od przeciążeń a im samym stwarza motywację do zaangażowanej twórczej współpracy z kierownictwem.

Lista spraw do załatwienia (analiza ABC):

• Wybierz wszystkie zadania na dany dzień
• Uporządkuj według ważności
• Ponumeruj
• Poklasyfikuj (ABC)
• Kontroluj
• Wprowadzaj poprawki
• Deleguj

Techniki Zarządzania Czasem - Krzywa wydajności (Krzywa REFA)

• Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o „rannych ptaszkach” , „śpiochach” albo „nocnych markach”
• Ludzie określani przez naukowców o „wczesnym rytmie” szczególnie wydajnie mogą pracować rano natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy.
• Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy.
• Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach.
• Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krzywej REFA.
  
  

Absolutna wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzeczą wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności. Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas których narządy ciała pracują na „zwolnionych obrotach” i nie powinny być nadmiernie przeciążane. Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem, kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania typu A.

• Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności. Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania typu C. Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania typu B. W kształtowaniu dnia pracy powinno się uwzględnić wahania psychologicznej sprawności po to by móc planować zadania zgodnie z indywidualnym rozkładem wyżów i niżów wydajności.

Techniki Zarządzania Czasem  - Krzywa zakłóceń
Należy wykonywać najważniejsze zadania przed południem. Korzystnie jest załatwić je, zanim inne osoby osiągną stan najwyższej aktywności. Można dzięki temu uniknąć wielu zakłóceń i racjonalnie pracować.  
 
Techniki Zarządzania Czasem  - Taktyka salami
Podstawowym założeniem taktyki salami w kontekście zarządzania czasem jest dzielenie większych zadań na mniejsze. Od strony psychologicznej rozbudowane i trudne zadania mogą przytłaczać, powodować wzrost napięcia psychicznego, co w efekcie może doprowadzić do spadku efektywności psychofizycznej. To samo zadanie jeżeli zostanie podzielone na mniejsze (tak jak salami na plasterki) wydaje się prostsze i łatwiejsze w realizacji. Jeżeli po podzielaniu zadania na poszczególne etapy okaże się, że nie jesteśmy w stanie zrealizować jakiegoś elementu to wciąż możemy pracować nad tymi obszarami, w których czujemy się kompetentni.

Techniki Zarządzania Czasem  - Technika planowania od końca
Technika planowania od końca pomaga w określaniu czasookresów dla poszczególnych etapów realizacji zadania. Nawykowo i intuicyjnie planowanie zaczynamy od początku – dzielimy zadanie na poszczególne etapy i każdemu etapowi przyporządkowujemy określony czas wykonania. Wraz ze zbliżaniem się do końca zadania pozostaje nam coraz mniej czasu więc oszczędniej dzielimy go na pozostałe etapy. W efekcie bardzo często okazuje się, że czas został podzielony nierównomiernie – pierwsze etapy realizacji zadania mają go więcej niż ostatnie.

Niestety najczęściej okazuje się to dopiero podczas wykonywania zadania, kiedy jest już za późno na jakiekolwiek poważniejsze modyfikacje. Można uniknąć tej pułapki.  W tym celu należy planować podział czasu na poszczególne etapy zadania od końca. Jeżeli okaże się, że nierównomiernie podzielimy czas – to odbędzie się to w taki sposób, że niedoszacowanie nastąpi już w pierwszych etapach realizacji zadania.

Niedoszacowanie czasowe będzie miało więc miejsce we wczesnej fazie realizacji projektu, dając możliwość modyfikacji planu, innego rozłożenia czasu lub zaangażowania większej ilości współpracowników.