Nowe rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej, które  obowiązuje od 1.1.2019 r. wprowadza bardzo poważne zmiany w zakresie sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy.

Co prawda dokumentacja ta, nie musi być przechowywana w aktach osobowych, ale trzeba będzie oddzielnie – w formie tradycyjnej lub elektronicznej –  przechowywać szereg dokumentów z zakresu czasu pracy.

Do nowych wymogów należy dostosować wygląd podstawowego dokumentu z tego obszaru, czyli karty ewidencji czasu pracy, co w wielu firmach wymaga dokonania zmian w systemie kadrowo-płacowym i trzeba się do tego wcześniej przygotować.

Również planowanie czasu pracy jest bardziej czasochłonne, gdyż w nowej dokumentacji ma znaleźć się kopia harmonogramu czasu pracy, potwierdzona przez pracownika, co znacznie komplikuje proces archiwizacji takich dokumentów.

Zapraszamy na kompleksowe 2-dniowe szkolenie, w trakcie którego poruszone zostaną bieżące problemy dotyczące czasu pracy, aktualne orzecznictwo z tego zakresu, a przede wszystkim omówione zostaną praktyczne sposoby  prowadzenia nowej dokumentacji czasu pracy od stycznia 2019 r.

Szkolenie skierowane jest do:
Pracowników działów kadr i płac, osób na co dzień zajmujących się planowaniem i rozliczaniem czasu pracy oraz wszystkich którzy chcą pogłębić swoją wiedzę z danego zakresu.

Zasady układania harmonogramów czasu pracy

• Jakie zasady w zakresie układania harmonogramów czasu pracy obowiązują pracodawców?
• W jakiej formie należy archiwizować zmiany wprowadzane do harmonogramów czasu pracy?
• Przez ile lat trzeba będzie przechowywać harmonogramy od 2019 r.?
• Czy posiadanie harmonogramu w systemie do zarządzania czasem pracy, w którym za pośrednictwem portalu pracowniczego zapoznaje się z nim pracownik jest wystarczające, aby uznać, że harmonogram jest przechowywany?
• Czy zmiany w zakresie dokumentacji wymuszą zmiany dotyczące wyglądu harmonogramów tworzonych elektronicznie?
• Czy harmonogram elektroniczny musi posiadać plik XML z wszystkimi metadanymi jak w przypadku dokumentacji w aktach osobowych?

Praca w godzinach nadliczbowych a nowe wymogi dotyczące dokumentacji

• Jak będzie należało dokumentować polecanie nadgodzin od 2019 r.?
• Czy wnioski o wyjścia prywatne będą musiały być przechowywane w dokumentacji czasu pracy, czy będzie nadal możliwe stosowanie książek wyjść?
• Czy wnioski o odbiory nadgodzin trzeba będzie przechowywać w aktach osobowych, czy wraz z dokumentacją z zakresu czasu pracy?
• Czy trzeba będzie na piśmie uzgadniać termin odbioru dnia wolnego za sobotę i taki dokument archiwizować?
• Jaki będzie okres przechowywania dokumentacji związanej z pracą w nadgodzinach?

Elementy, jakie musi zawierać ewidencja czasu pracy od 2019 r.

• Czy karta ewidencji czasu pracy będzie miała różne długości w zależności od przyjętego okresu rozliczeniowego?
• Czy w karcie będzie obowiązek wpisywania czasu pracy „od do”, zamiast liczby przepracowanych godzin np. 8?
• Jak będą wpisywane do kart ewidencji czasu pracy dyżuru pracowników?
• Czy w karcie trzeba będzie odznaczać dni wolne od pracy?
• Czy karta czasu pracy, podobnie jak harmonogramy, będzie musiała być podpisywana przez pracownika?

Nowa dokumentacja z zakresu czasu pracy

• Jakie wymagania będzie musiała spełniać dokumentacja czasu pracy prowadzona elektronicznie?
• Jakie dokumenty z dotychczasowych akt pracowniczych należy przechowywać w nowej dokumentacji czasu pracy?
• Jakie wnioski dotyczące czasu pracy należy przechowywać w nowej dokumentacji czasu pracy?
• Czy polecenia pracy w godzinach nadliczbowych wydane elektronicznie trzeba będzie drukować i przechowywać w dokumentacji czasu pracy?
• Jakie dokumenty dotyczące zadaniowego czasu pracy należało będzie archiwizować?
• Czy konieczne będzie przechowywanie wniosków o odbiór nadgodzin w postaci czasu wolnego od pracy?
• Czy dokumentacja z zakresu czasu pracy może być prowadzona w sposób elektroniczny, jeśli akta pracownicze będą nadal prowadzone w tradycyjnej formie?
• Jak dołączyć do dokumentacji elektronicznej czasu pracy wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy?

Zasady przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy

• Czy dokumentację z zakresu czasu pracy trzeba przechowywać przez ten sam okres co akta osobowe pracowników?
• Czy istnieją dokumenty z obszaru czasu pracy, które będzie należało przechowywać 50 lat?
• Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy będzie trzeba przechowywać 10 lat?
• Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy będzie można przechowywać jedynie przez okres 3 lat?

Dokumentacja dotycząca urlopów wypoczynkowych

• Czy w dokumentacji urlopowej należy przechowywać wnioski o urlopy szkoleniowe i okolicznościowe?
• Czy jest obowiązek przechowywania odrzuconych wniosków urlopowych?
• Czy wycofane wniosku urlopowego przez pracownika pozwala na wyrzucenie i niearchiwizowanie wniosku?
• Czy należy przechowywać dokumenty dotyczące odwołania pracownika z urlopu?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację urlopową?