W 2026 roku Polska jest zobowiązana do wdrożenia przepisów wynikające z Dyrektywy UE o transparentności wynagrodzeń. Dla HR to zmiana, która uderza w samo jądro systemu: w procesy wyceny pracy i spójność decyzji płacowych. Jeśli rozwiązania w tym zakresie nie są odpowiednie to wdrożenie zasady transparentności tylko to ujawni – szybko, publicznie i w sposób trudny do wytłumaczenia.
W teorii nowe obowiązki brzmią prosto: jasne i obiektywne zasady wynagradzania, możliwość identyfikacji i wyjaśniania luk płacowych (szczególnie ze względu na płeć), informowanie pracowników, gotowość do raportowania do instytucji zewnętrznych. W praktyce to oznacza jedno: firma musi umieć pokazać, dlaczego dane stanowisko jest wycenione tak, a nie inaczej – i zrobić to w sposób spójny, który przetrwa trudne pytania (od pracowników, kandydatów, a czasem także w formalnym trybie).
„Przecież mamy regulamin”: tu zaczyna się problem
W wielu organizacjach regulaminy wynagradzania istnieją. Czasem nawet są aktualizowane. A mimo to, gdy przychodzi do wytłumaczenia różnic płacowych, rozmowa schodzi na poziom: „bo tak wyszło”, „bo rynek”, „bo był kluczowy moment”, „bo ktoś lepiej negocjował”. To są prawdziwe powody biznesowe – ale w świecie transparentności muszą zostać przełożone na język zasad, kryteriów i danych. Bez tego powstaje luka między deklaracją a rzeczywistością.
I jeszcze jedno: transparentność nie wybacza „indywidualnych wyjątków”. Organizacje często żyją z kompromisami z przeszłości: stanowisko z inną nazwą, ale tym samym zakresem zadań; rola rozbudowana, ale opis sprzed wielu lat; premie przyznawane „za całokształt”, bo tak było wygodnie. To wszystko działa… do czasu. Dyrektywa przyspiesza moment, w którym te elementy przestają być „wewnętrzną sprawą HR”.
Gotowość do wdrożenia Dyrektywy: Spójność w 5 obszarach
Gotowość do transparentności wynagrodzeń nie polega na tym, że „wszystko jest idealne”. Polega na tym, że organizacja potrafi wykazać spójność w kluczowych obszarach, które w dyrektywie wracają jak refren.
- Opisy stanowisk – czy są na tyle kompletne, aby umożliwiały wartościowanie oparte na obiektywnych kryteriach (zakres zadań, odpowiedzialność, kompetencje, warunki pracy, wysiłek)?
- Struktura organizacyjna – czy role i poziomy są logiczne, a nazewnictwo nie tworzy „równoległych światów” utrudniających porównywalność?
- Zasady i regulaminy wynagradzania – czy są jednoznaczne, przejrzyste i nie tworzą obszarów ryzyka dyskryminacyjnego?
- System premiowania i składniki zmienne – czy kryteria przyznawania premii są mierzalne i obiektywne, czy raczej opisowe i „do interpretacji”?
- Systemy HR/kadrowo-płacowe/raportowe – czy dane są gotowe do raportowania i sprawozdawczości, czy trzeba je dopiero „ręcznie skleić” na ostatnią chwilę?
To są elementy, które albo trzymają się razem, albo nie. Jeżeli jeden z nich nie domaga, zwykle HR traci czas na tłumaczenia, a nie na zarządzanie systemem.
Audyt transparentności: nie wdrażaj w ciemno
Właśnie dlatego rozsądnym pierwszym krokiem nie jest „wdrożenie dyrektywy”, tylko audyt gotowości. Jego sens jest prosty: szybko i bezpiecznie ocenić, czy obecne rozwiązania spełniają wymagania, gdzie są luki i ryzyka oraz jakie zmiany są konieczne, a jakie tylko rekomendowane.
Audyt odpowiada na pytania, które i tak pojawią się na stole – tyle że w wersji uporządkowanej, zanim zrobi się nerwowo:
- Czy obecne rozwiązania HR i płacowe spełniają wymogi dyrektywy?
- Gdzie istnieje ryzyko prawne lub wizerunkowe?
- Co trzeba zmienić koniecznie, a co można zrobić później?
- Od czego zacząć i jak zaplanować wdrożenie, żeby nie rozjechać budżetu i nie spalić komunikacji wewnętrznej?
Efektem audytu jest Raport Otwarcia: ocena zgodności, identyfikacja kluczowych luk i obszarów ryzyka, rekomendacje zmian (krótkoterminowych i docelowych), sugestie dotyczące narzędzi IT/HRMS oraz konkretny Action Plan – co zrobić, w jakiej kolejności i z jakim priorytetem. To nie jest raport „do szuflady”. To jest plan prowadzący przez decyzje.
Trzy kwestie organizacyjne:
- audyt może zostać zrealizowany w formule zdalnej lub hybrydowej,
- czas trwania audytu to 2-4 tygodnie,
- po stronie klienta zaangażowany jest głównie HR (punktowo kadra zarządzająca).
Zrób audyt: nie czekaj na ostatni moment!
Obowiązek wdrożenia transparentności wynagrodzeń zweryfikuje nie deklaracje, lecz spójność systemu. Dlatego tak ważny jest audyt gotowości: a teraz możesz go zrobić z nami! Zapraszamy do kontaktu oraz do sprawdzenia naszych programów ułatwiających wdrożenie zasad transparentności. Lepiej przygotować się spokojnie, niż tłumaczyć się w pośpiechu.
Co dalej? Konkrety zamiast intuicji
Dobrze zrobiony audyt transparentności daje HR i zarządowi wspólny język. Zamiast dyskusji „czy coś robić”, pojawia się dyskusja „co robić najpierw, a co potem” – i to na podstawie konkretów, nie intuicji. A w 2026 roku ta różnica będzie decydowała o tym, czy transparentność stanie się dla firmy kolejnym kryzysem do obsługi, czy po prostu uporządkowanym projektem.
Autor: Grzegorz Filipowicz. Ekspert zarządzania kapitałem ludzkim, konsultant Gammy
