Mamy świetne intencje. Chcemy, żeby ludzie wiedzieli o benefitach, terminach, nowych osobach. Tylko że oni… nie czytają. Nie dlatego, że nie chcą. Po prostu nie mają czasu ani siły przedzierać się przez nasze wiadomości. A my, jako HR, bardzo często piszemy tak, jakby czas nie miał znaczenia.
To nie kwestia braku umiejętności. Raczej starych przyzwyczajeń i przekonania, że „HR-owe rzeczy muszą brzmieć profesjonalnie”. Ale profesjonalizm to nie to samo, co sztywny język. Czas to zmienić.
Dlaczego piszemy, ale nikt nie czyta?
Z badań Microsoftu wynika, że pracownicy wiedzy otrzymują średnio 117 wiadomości oraz 153 wiadomości na Teamsach… dziennie. Może w Twojej firmie jest ich trochę mniej, ale jedno jest pewne: komunikaty od HR muszą konkurować o uwagę z dziesiątkami powiadomień mailowych, Slackowych/Teamsowych, spotkaniami zwoływanymi ad hoc, prośbami typu „tobie to zajmie minutkę” i wieloma podobnymi. Wiadomości HR nie są zwykle na szczycie priorytetów…
Jasne, nie zawsze to „wina” HR. Wyzwaniem może być zbyt duża liczba narzędzi komunikacji, chaos organizacyjny lub brak przykładu ze strony menedżerów, którzy ignorują komunikaty HR, pokazując tym samym, że „nie trzeba tego czytać”. Biorąc to pod uwagę warto przynajmniej sobie nie szkodzić. Nie pomaga bowiem sam styl pisania HR. Popełniamy często kilka podstawowych błędów, które, jak pokażemy dalej, łatwo na szczęście poprawić.
- „Ale o co właściwie chodzi?”. Psychologia mówi jasno: nasz mózg skanuje, a nie czyta. Pracownicy, zalani informacjami, nie klikną, jeśli pierwsze zdanie nie mówi, po co to wszystko. To mechanizm obronny – poznawczy filtr, który chroni przed przeciążeniem informacyjnym.
- „Co mam właściwie z tym zrobić?”. Komunikaty HR często nie zawierają jasnego call to action – wyrażenia, które wskazują na oczekiwane działanie. Albo są zbyt ogólne („zapraszamy do udziału”), albo zbyt szczegółowe („zobowiązuje się wszystkich pracowników do zapoznania…”). Brakuje wyważenia, tonu, który byłby ludzki i skuteczny.
- „Za długie, nie czytam”. Łatwo ulegamy pokusie, aby w mailu opisać cały kontekst i wszystkie możliwe aspekty danej sprawy, bo „przecież to są naprawdę ważne jest”. W ten sposób powstają elaboraty, które na zawsze trafiają do zespołowej niepamięci, niechęci i skrzynki z usuniętymi wiadomościami.
To teraz dwie narzędziowe propozycje, które mogą ułatwić Wam pracę nad budowaniem zainteresowania Waszymi komunikatami.
Rozwiązanie 1: Zasada „3W”
Pierwsze narzędzie pozwoli szybko sprawdzić, czy tekst HR ma szansę zadziałać. Należy popatrzeć na to, co się przygotowało i odpowiedzieć na trzy proste pytania:
- Wiemy – czy z pierwszego zdania wiadomo, o co chodzi, czego dotyczy wiadomość?
- Wybieramy – czy treść pozwala pracownikowi zdecydować, co zrobić dalej?
- Wzywamy – czy wiadomość kończy się jasnym wezwaniem do działania?
Oto prosty przykład. Zamiast pisać:
„W związku z aktualizacją systemu kafeteryjnego, informujemy o możliwości zgłaszania preferencji wyboru świadczeń w okresie 16-30 lipca”.
Lepiej napisać:
„Od dziś możesz wybrać benefity na nowy kwartał. Masz czas do 30 lipca. Zrób to w 2 minuty: [link]”.
Krótko, konkretnie, po ludzku. HR nie musi brzmieć jak regulamin.
Rozwiązanie 2: Metoda „2-1-0”
Większość komunikatów HR można skrócić o połowę, poważnie. Będą dzięki temu skuteczniejsze. Jak to zrobić? Podpowiadamy prostą metodę: 2-1-0.
- 2 linijki – w leadzie (pierwszym zdaniu lub dwóch) zmieść to, co najważniejsze.
- 1 temat – nie mieszaj informacji (np. o benefitach i szkoleniu). Jeden komunikat = jeden temat.
- 0 lania wody – żadne „uprzejmie informujemy”, „zachęcamy do rozważenia”, „w ramach strategii”; jeśli da się to powiedzieć prościej, zrób to.
W jednej z firm farmaceutycznych po zmianie tonu maili (bardziej bezpośredni, konkretny, z linkami do szybkiej akcji) wskaźnik otwarć wzrósł o 40% w dwa miesiące!
Teraz krótki przykład. HR musi poinformować pracowników, że zmienia się sposób składania wniosków urlopowych – od przyszłego miesiąca wszystko odbywa się przez nową platformę, nazwijmy ją UrlopyFirmowe. Możesz napisać to tak:
„Szanowni Państwo,
Informujemy, że z dniem 1 sierpnia 2025 r. następuje zmiana procesu składania wniosków urlopowych. Od tego momentu wszystkie wnioski należy składać wyłącznie przez platformę UrlopyFirmowe. Dotychczasowe formularze papierowe oraz mailowe zgłoszenia nie będą już akceptowane. W załączeniu znajdą Państwo instrukcję korzystania z nowego systemu. Prosimy o zapoznanie się”.
Lepiej jednak zrobić to tak:
Temat maila: Nowe zasady składania urlopów – od 1 sierpnia
Treść maila:
Od sierpnia urlopy zgłaszamy tylko przez platformę UrlopyFirmowe.
Nie trzeba nic instalować – wystarczy kliknąć i zalogować się: [link].
Zobacz 1-minutową instrukcję działania [PDF/link].
Inny przykład. Informacja o obowiązkowym szkoleniu RODO może wyglądać tak:
Temat maila: Obowiązkowe szkolenie RODO – zapisz się do piątku
Treść wiadomości:
Wybierz termin i zapisz się na szkolenie – to zajmie tylko 3 minuty.
Bez tego nie uzyskasz pełnego dostępu do systemu.
Link do zapisów i szczegóły: [link]
To przykłady, które spełniają założenia tej metody:
- 2 linijki – esencja informacji bez przydługich wstępów.
- 1 temat – jeden komunikat, zero dygresji.
- 0 lania wody – język ludzki, zero „uprzejmie informujemy”.
Jak pisać efektywnie? Warto popracować nad stylem
Zamiast mieć pretensje do odbiorców, weźmy odpowiedzialność za styl. Nie musimy być mistrzami pióra. Wystarczy, że zapamiętamy trzy rzeczy:
- Ludzie nie mają czasu – doceniają konkret.
- Pierwsze zdanie to wszystko – od niego zależy, czy ktoś kliknie dalej.
- Wezwanie do działania – bez tego nawet najlepszy komunikat przepadnie.
Dobra wiadomość? Możemy to zmienić. Od teraz.
Polecane lektury
Jeśli chcesz pogłębić temat, oto kilka propozycji książek:
- Handley A., „Treść jest kluczowa”
- Jabłoński A., „Jak pisać, żeby chcieli czytać (i kupować)”
- Rogers T., „Sztuka skutecznego pisania”
