ZARZĄDZANIE ZMIANĄ

Co w związku z tym powinny robić organizacje?

• Po pierwsze powinny jasno zdefiniować wizję i cel „podróży”, a także orientacyjne ramy czasowe.
• Po drugie powinny maksymalizować swoją produktywność.
• Po trzecie powinny być zarówno na poziomie organizacyjnym, jak i kulturowym elastyczne, aby móc w porę i odpowiednio zareagować na potrzebę zmian.

Jakie mogą być źródła zmian?

• Wewnętrzne:
  • ludzie i ich reakcje   
  • nowe projekty
  • zmiana kultury organizacyjnej
• Zewnętrzne:
  • otoczenie organizacji (mikrootoczenie, np. rynek lokalny, konkretny konkurent lub makrootoczenie (np. państwo, Unia Europejska)
    
    

Rodzaje reakcji na zmianę:

• zaprzeczanie istnieniu, zamknięte oczy – pracownicy bagatelizują zmianę
• unikanie – np. pracownicy nie chodzą na spotkania, nie czytają biuletynów informacyjnych
• opór – pracownicy aktywnie przeciwdziałają zmianie, bojkotują różne działania, przekonują innych, że zmiana nie ma sensu
• przyjęcie zmian – taka reakcja jest oczywiście najbardziej pożądana, ale żeby ją osiągnąć wprowadzając zmianę musi ona być bardzo starannie zaplanowana, a przede wszystkim zakomunikowana!
  
  

Źródła oporu wobec zmian u pracowników:

• Niepewność co do przyczyn i skutków zmiany
• Niechęć do rezygnacji z istniejących przywilejów
• Świadomość słabości rozwiązań (lub domniemana świadomość słabości rozwiązań)
• Brak komunikacji pomiędzy managementem, a pracownikami
• Ignorowanie zdania adresatów zmiany
• Wymuszanie czegoś na pracownikach, manipulacja ze strony managementu
  
  

Fazy procesu zmiany

Opisując proces zmiany wskazuje się na jego trzy fazy – rozmrażanie, zmiana zasadnicza, zamrażanie. Udane przejście przez proces zmiany wymaga szczególnych działań na każdym z tych etapów – a nieuważne potraktowanie któregokolwiek z tych etapów zwykle powoduje znaczne obniżenie efektywności procesu (opór, wydłużenie czasu, itp.). Na co więc trzeba zwrócić szczególną uwagę na każdym z tych procesów?

Rozmrażanie
Jest to etap przygotowania do procesu zmiany. Na tym etapie szczególnie ważnym elementem jest przygotowanie całej organizacji do procesu zmiany, a także zaplanowanie podziału zadań i odpowiedzialności w czasie zmiany. Zbagatelizowanie tego etapu powoduje wiele niepotrzebnych napięć związanych z obawą przed zmianą, a także chaos i nieskoordynowane działania na etapie zmiany zasadniczej.

To co jest szczególnie ważne na tym etapie, to przejrzystość komunikacji – pracownicy i tak będą się zmiany spodziewać, a w tym wypadku w szczególny sposób ma zastosowanie stwierdzenie, że najgorsza prawda jest lepsza, niż brak informacji – domniemania zwykle powodują bowiem znacznie więcej szkód, niż otwartość, nawet w przypadku trudnych zmian.

Szczególnie ważne na tym etapie jest również zaplanowanie podziału zadań i odpowiedzialności – określenie stopnia zaangażowania poszczególnych pracowników w proces zmiany – określenie na ile pracownicy zaangażowani muszą oddać część swoich „zwykłych” obowiązków osobom mniej zaangażowanym – gdyż najprawdopodobniej pełnowymiarowe łączenie obowiązków bieżących i tych związanych ze zmianą będzie niemożliwe.

Reasumując, na tym etapie, konieczne działania to:

• Jawna komunikacja zmiany
  • Przyczyny zmiany
  • Konsekwencje braku wprowadzenia zmiany
  • Korzyści związane ze zmianą
  • Koszty (pracy) na etapie wdrażania zmiany
• Podział zadań i odpowiedzialności
• Zasady komunikacji w czasie zmiany
• Określenie kamieni molowych zmiany

Na tym etapie warto również przeprowadzić tzw. analizę pola sił – czyli zdefiniować potencjalne źródła siły hamującej - oporu (zazwyczaj wpływowe osoby w organizacji, które są przekonane o osobistych stratach związanych ze zmianą), oraz zadbać o jak największą ilość  źródeł siły napędzającej - systemów wsparcia – np. sposobów działania pomimo oporu, wskazanie korzyści dla oporujących, lub zadbanie o „ambasadora zmiany” – czyli o zaangażowanie szczególnie wpływowej osoby, która jest przychylna zmianom.

Zmiana zasadnicza
Ten etap jest etapem najbardziej widocznym – bardzo często jedynym etapem zarządzania zmianą. Jeżeli etap poprzedni jest zrealizowany z należytą starannością – etap samej zmiany przebiega bardzo sprawnie – niejako „automatycznie”. Jeżeli jednak etap rozmrażania jest potraktowany niezbyt uważnie, etap zmiany jest zwykle ciągłym „gaszeniem pożarów”. Przy założeniu, że etap rozmrażania przebiegł właściwie, to, co jest szczególnie ważne na etapie zmiany to monitoring i komunikowanie kolejnych etapów zmiany.

Zamrażanie
Zamrażanie jest etapem kończenia wprowadzania zmiany i rozpoczęciem działania zgodnie
z nowymi wytycznymi. To, co jest szczególnie ważne na tym etapie to zakomunikowanie końca procesu zmiany i możliwie maksymalne pozbawienie możliwości funkcjonowania według starych zasad. Bardzo często bowiem szczególnie oporne jednostki sabotują zmianę i kontynuują działanie zgodnie ze starym sposobem funkcjonowania.

Tym osobom (zwykle chodzi tu o potrzebę bezpieczeństwa i obawę prze nie poradzeniem sobie) trzeba zapewnić szczególne wsparcie zarówno na poziomie instruktarzu, jak i wsparcia emocjonalnego.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!