Na szkoleniu dowiedzą się Państwo jakie dokumenty i gdzie należy przygotować w związku z wprowadzonymi zmianami do kodeksu pracy.

Jak stanowiska UODO, resortu pracy, PIP i SN wpływają na zasady prowadzenia i archiwizacji dokumentacji pracowniczej.

W trakcie szkolenia omówione zostaną zasady prowadzenia akt osobowych, dokumentacji związanej z pracą zdalną, badaniem trzeźwości pracowników, ewidencją czasu pracy, archiwizacją i przechowywaniem dokumentów.

W szkoleniu wykorzystane zostaną najnowsze stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące problematyki prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Szkolenie odbędzie się na platformie Clickmeeting. Wystarczy aktualna przeglądarka Chrome lub Edge oraz mikrofon. Podczas szkolenia widzą i słyszą Państwo trenera, zadają mu pytania bezpośrednio jak i na czacie.

Po szkoleniu każdy uczestnik otrzymuje materiały szkoleniowe oraz certyfikat w wersji PDF.

PROWADZENIE I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

Zasady podziału dokumentacji na zbiory

• Jakie zbiory składają się na pojęcie dokumentacji pracowniczej?
• Co to jest dokumentacja zbiorowa?
• Jakie zbiory składają się na pojęcie dokumentacji niepracowniczej?

Zasady układania dokumentów

• Jakie są zasady dołączania dokumentów do akt osobowych?
• W których częściach akt warto tworzyć podczęści?
• W których częściach akt są obligatoryjne podczęści?
• Czy podczęści mogą być w aktach osobowych tylko części pracowników?
• Jaką pieczątkę należy przystawić na kopiach dokumentów?
• Czy kadry mogą potwierdzać za zgodność z oryginałem?
• Jakie są zasady układania dokumentów w aktach a jakie w pozostałej dokumentacji pracowniczej?
• Jakie dokumenty są przechowywane przez pracodawcę w oryginale?
• Jakie są zasady numerowania dokumentów przy ponownym zatrudnieniu
  pracownika?

Część A akt osobowych

• Jakie informacje, zgodnie z RODO można uzyskać od kandydata do pracy?
• Czym się różni kandydat od osoby przyjmowanej do pracy?
• Czy po 25 września 2024 r. trzeba przechowywać potwierdzenie zapoznania z procedurą zgłoszeń sygnalistów?
• Jak prawidłowo przejmować dokumenty dotyczące badań medycyny pracy od poprzedniego pracodawcy?
• Czy w części A powinny być przechowywane wszystkie świadectwa pracy?
• Czy umowy przedwstępne powinny być przechowywane w aktach osobowych?
• Czy w części A akt przechowujemy CV pracownika?
• Jakich dokumentów nie powinno się przechowywać w części A akt osobowych?

Część B akt osobowych

• Jakie informacje zgodnie z RODO można żądać od kandydata do pracy?
• Jakie nowe dokumenty pojawiły się w aktach osobowych w 2019 r.?
• Jakie dokumenty z zakresu pracy zdalnej trzeba przechowywać w części B akt?
• Jakie dokumenty dotyczące służby wojskowej przechowujemy w aktach osobowych?
• Jakie dokumenty dotyczące niepełnosprawności pracownika przechowujemy w aktach osobowych?
• Czy w katach osobowych przechowujemy zgody na dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia?
• Jakie dokumenty uprawniające do dodatkowych urlopów przechowujemy w aktach osobowych?
• Czy w aktach przechowujemy dokumenty dotyczące elastycznej organizacji
  pracy?

Część C akt osobowych

• Jakie dokumenty przechowuje się w części C akt osobowych?
• Czy dokumentację dotyczącą odprawy pośmiertnej powinno się przechowywać w części C akt osobowych?
• Jakie dokumenty dotyczące zajęć komorniczych powinny być przechowywane w części C akt osobowych?
• Dokumentację dotyczącą jakich badań medycyny pracy powinno się przechowywać w części C akt osobowych?

Część D i E akt osobowych

• Jakie dokumenty powinny być przechowywane w części D akt osobowych?
• Jakie są zasady usuwania kar porządkowych z akt osobowych?
• Kiedy można wcześniej usunąć karę z akt osobowych?
• Czy część E akt trzeba tworzyć, gdy nie ma dokumentów do przechowywania w niej?
• Jakie dokumenty powinny być przechowywane w części E akt osobowych?
• Jakie są zasady usuwania dokumentów z części E akt osobowych?

Pozostała dokumentacja pracownicza

• Jakie dokumenty z zakresu czasu pracy należy przechowywać?
• Wnioski dotyczące których absencji należy przechowywać w dokumentacji
  czasu pracy, urlopowej oraz w aktach osobowych?
• Jakie elementy dokumentacji BHP są dokumentacją pracowniczą, a jakie nie?
• Czy można przechowywać roczne karty wynagrodzeń czy miesięczne listy płac?

Dokumentacja ZFŚS

• Jakie są zasady archiwizacji dokumentacji dotyczącej ZFŚS?
• Jakich dokumentów poza wnioskiem można żądać od pracownika i czy je przechowujemy?
• Na czym polegają coroczne przeglądy dokumentacji ZFŚS?
• Czy roczny przegląd dokumentacji ZFŚS musi zostać udokumentowany?

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

• Kiedy akta osobowe są przechowywane 10 a kiedy 50 lat?
• Kiedy dokumentacja czasu pracy jest przechowywana 3 a kiedy 10 lat?
• Jak długo należy przechowywać zwolnienia lekarskie i w jakiej postaci?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację ZUS i PIT?
• Przez jaki czas przechowuje się dokumentację chorób zawodowych i wypadków przy pracy?
• Ile się przechowuje dokumentację umów zlecenia oraz o dzieło?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację dotyczącą ZFŚS?