Szkolenie obejmujące zagadnienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w tym elektronicznych akt osobowych.

Spotkanie podzielone na dwa oddzielne dni. Pierwszego dnia zostaną poruszone kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, drugi dzień poświęcony elektronizacji dokumentacji.

W szkoleniu wykorzystane zostaną najnowsze stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące problematyki prowadzenia dokumentacji kadrowej.

ISTNIEJE MOŻLIWOŚĆ UCZESTNICTWA W WYBRANYM DNIU SZKOLENIA W CENIE 850 zł netto/os.

W programie m.in.

• Czy po 25 września 2024 r. trzeba przechowywać potwierdzenie zapoznania z procedurą zgłoszeń sygnalistów?
• Jakie dokumenty powinny być przechowywane w części E akt osobowych?
• Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
• Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?

DZIEŃ 1
PROWADZENIE I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

Zasady podziału dokumentacji na zbiory

• Jakie zbiory składają się na pojęcie dokumentacji pracowniczej?
• Co to jest dokumentacja zbiorowa?
• Jakie zbiory składają się na pojęcie dokumentacji niepracowniczej?

Zasady układania dokumentów

• Jakie są zasady dołączania dokumentów do akt osobowych?
• W których częściach akt warto tworzyć podczęści?
• W których częściach akt są obligatoryjne podczęści?
• Czy podczęści mogą być w aktach osobowych tylko części pracowników?
• Jaką pieczątkę należy przystawić na kopiach dokumentów?
• Czy kadry mogą potwierdzać za zgodność z oryginałem?
• Jakie są zasady układania dokumentów w aktach a jakie w pozostałej dokumentacji pracowniczej?
• Jakie dokumenty są przechowywane przez pracodawcę w oryginale?
• Jakie są zasady numerowania dokumentów przy ponownym zatrudnieniu
  pracownika?

Część A akt osobowych

• Jakie informacje, zgodnie z RODO można uzyskać od kandydata do pracy?
• Czym się różni kandydat od osoby przyjmowanej do pracy?
• Czy po 25 września 2024 r. trzeba przechowywać potwierdzenie zapoznania z procedurą zgłoszeń sygnalistów?
• Jak prawidłowo przejmować dokumenty dotyczące badań medycyny pracy od poprzedniego pracodawcy?
• Czy w części A powinny być przechowywane wszystkie świadectwa pracy?
• Czy umowy przedwstępne powinny być przechowywane w aktach osobowych?
• Czy w części A akt przechowujemy CV pracownika?
• Jakich dokumentów nie powinno się przechowywać w części A akt osobowych?

Część B akt osobowych

• Jakie informacje zgodnie z RODO można żądać od kandydata do pracy?
• Jakie nowe dokumenty pojawiły się w aktach osobowych w 2019 r.?
• Jakie dokumenty z zakresu pracy zdalnej trzeba przechowywać w części B akt?
• Jakie dokumenty dotyczące służby wojskowej przechowujemy w aktach osobowych?
• Jakie dokumenty dotyczące niepełnosprawności pracownika przechowujemy w aktach osobowych?
• Czy w katach osobowych przechowujemy zgody na dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia?
• Jakie dokumenty uprawniające do dodatkowych urlopów przechowujemy w aktach osobowych?
• Czy w aktach przechowujemy dokumenty dotyczące elastycznej organizacji
  pracy?

Część C akt osobowych

• Jakie dokumenty przechowuje się w części C akt osobowych?
• Czy dokumentację dotyczącą odprawy pośmiertnej powinno się przechowywać w części C akt osobowych?
• Jakie dokumenty dotyczące zajęć komorniczych powinny być przechowywane w części C akt osobowych?
• Dokumentację dotyczącą jakich badań medycyny pracy powinno się przechowywać w części C akt osobowych?

Część D i E akt osobowych

• Jakie dokumenty powinny być przechowywane w części D akt osobowych?
• Jakie są zasady usuwania kar porządkowych z akt osobowych?
• Kiedy można wcześniej usunąć karę z akt osobowych?
• Czy część E akt trzeba tworzyć, gdy nie ma dokumentów do przechowywania w niej?
• Jakie dokumenty powinny być przechowywane w części E akt osobowych?
• Jakie są zasady usuwania dokumentów z części E akt osobowych?

Pozostała dokumentacja pracownicza

• Jakie dokumenty z zakresu czasu pracy należy przechowywać?
• Wnioski dotyczące których absencji należy przechowywać w dokumentacji
  czasu pracy, urlopowej oraz w aktach osobowych?
• Jakie elementy dokumentacji BHP są dokumentacją pracowniczą, a jakie nie?
• Czy można przechowywać roczne karty wynagrodzeń czy miesięczne listy płac?

Dokumentacja ZFŚS

• Jakie są zasady archiwizacji dokumentacji dotyczącej ZFŚS?
• Jakich dokumentów poza wnioskiem można żądać od pracownika i czy je przechowujemy?
• Na czym polegają coroczne przeglądy dokumentacji ZFŚS?
• Czy roczny przegląd dokumentacji ZFŚS musi zostać udokumentowany?

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

• Kiedy akta osobowe są przechowywane 10 a kiedy 50 lat?
• Kiedy dokumentacja czasu pracy jest przechowywana 3 a kiedy 10 lat?
• Jak długo należy przechowywać zwolnienia lekarskie i w jakiej postaci?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację ZUS i PIT?
• Przez jaki czas przechowuje się dokumentację chorób zawodowych i wypadków przy pracy?
• Ile się przechowuje dokumentację umów zlecenia oraz o dzieło?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację dotyczącą ZFŚS?

DZIEŃ 2
ELEKTRONIZACJA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Elektronizacja dokumentacji jako projekt HR

• Jak zbudować zespół projektowy wdrażający elektronizację dokumentacji pracowniczej?
• Jak zaplanować kolejne etapy w projekcie?
• Kiedy należy poinformować IOD o projekcie?
• Czy warto outsourcować usługi i które?
• Czy wybrać podpisy czy pieczęć elektroniczną?
• Jakie działania można jeszcze zautomatyzować?
• Jak wybrać dobrą e-teczkę, czy rozszerzać system kadrowo-płacowy czy wybrać osobny produkt?

Postać a forma dokumentu

• Jakie formy czynności prawnych przewiduje prawo cywilne?
• Jakie formy czynności prawnych są wykorzystywane w Kodeksie pracy?
• Jakie wymagania spełniać musi forma pisemna?
• Co oznacza forma elektroniczna dokumentu?
• Czym różnic się postać od formy dokumentu?
• Co oznacza w praktyce postać elektroniczna?
• Co do jakich dokumentów w Kodeksie pracy jest ostatecznie wymóg formy pisemnej?
• Jakie dokumenty mogą być składane w postaci elektronicznej?

Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną

• Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
• Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
• Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
• Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
• W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
• Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
• Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji

• Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
• Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
• Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
• Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
• Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
• Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

E-akta osobowe

• Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
• Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
• Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
• Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
• Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
• Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
• Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
• Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
• Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
• Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
• Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
• Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
• W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

Elektronizacja w pozostałych obszarach

• Jak prawidłowo archiwizować wnioski dotyczące różnych absencji?
• Jakie wnioski powinny być przechowywane bez względu na status, a jakie tylko zaakceptowane?
• Wnioski dotyczące których absencji powinny być przechowywane w aktach osobowych?
• Jak archiwizować listy płac i karty przydziału odzieży BHP?
• Czy warto stworzyć dodatkowe części w e-teczce?

Techniczne aspekty elektronizacji dokumentacji pracowniczej

• Jakie są podstawowe wymagania techniczne co do systemów e-teczek?
• Jakie formaty plików mogą być przechowywane w e-teczce?
• Co to są metadane i jakie muszą być przechowywane w e-teczce?
• W jakich przypadkach pliki z danymi z e-teczki będą miały format TXT?
• Jakie dane będą zawierały pliki XML i kiedy trzeba będzie je tworzyć?
• Jakie są zasady przekazywania danych między systemami teleinformatycznymi?
• Czy e-teczka może być rozproszona i dokumenty elektroniczne mogą być przechowywane w 2-3 systemach informatycznych?