Profesjonalny sekretariat

Dział: Szkolenia - efektywność osobista
Szkolenie dostępne w formie: online, zamknięte
Wyrozumiałość dla przełożonego i profesjonalizm na co dzień
Profesjonalnie prowadzony sekretariat to jeden z elementów prawidłowego funkcjonowania firmy. Utrata klienta spowodowana złą organizacją biura/sekretariatu może być szczególnie dotkliwa. Szkolenie profesjonalny sekretariat dostarcza technik pracy z klientem wewnętrznym i zewnętrznym.

INFORMACJE O SZKOLENIU

  • Dostarczamy narzędzia wspierające rozwój w postaci zadań przedszkoleniowych, poszkoleniowych oraz pigułek wiedzy (video, tekst, podcast).
  • Jeśli pojawiają się problemy techniczne w trakcie połączenia nasz asystent online jest dostępny i służy pomocą.
  • Cena obejmuje: udział w szkoleniu online, materiały w wersji elektronicznej, certyfikat PDF.

Szkolenie zamknięte

Program jest propozycją wstępną. Może zostać zmodyfikowany, aby odpowiedzieć na oczekiwania wynikające ze specyficznego kontekstu, dodatkowych potrzeb czy profilu grupy docelowej.

Zawartość może być realizowana w wersji warsztatowej, webinarowej, część materiału może być przedstawiona w formie pigułek wiedzy – video, podcast, infografiki. Może być również elementem większej akademii szkoleniowej.

Szkolenie otwarte
Szkolenia są organizowane w bardzo dobrych centrach edukacyjno szkoleniowych np. Golden Floor Tower w Warszawie. Centra są dobrze skomunikowane i nowoczesne. Mieszczą się w budynkach najwyższej klasy. W trakcie szkolenia zapewniamy catering i przerwy kawowe.

Dodatkową wartością szkolenia otwartego jest wymiana doświadczeń i wiedzy między uczestnikami i trenerem.

IDEA SZKOLENIA

Celem szkolenia dla sekretarek jest wzmocnienie skuteczności realizacji zadań sekretariatu, a jednocześnie profesjonalnej obsługi klienta, tak aby budować pozytywny wizerunek firmowy oraz własny.

Profesjonalnie prowadzony sekretariat to jeden z kluczowych elementów prawidłowego funkcjonowania firmy. W czasach kryzysu nabiera to szczególnego znaczenia, gdyż utrata klienta spowodowana złą organizacją biura / sekretariatu może być szczególnie dotkliwa. Proponowane szkolenie profesjonalny sekretariat rozwija u sekretarek / asystentów szereg umiejętności, które zagwarantują profesjonalne zarządzanie biurem / sekretariatem.

Szkolenie rozwija następujące umiejętności:

  • budowanie profesjonalnego wizerunku firmy
  • efektywna organizacja pracy sekretariatu
  • profesjonalne przyjęcie gości / klientów / partnerów
  • asertywne prowadzenie rozmów telefonicznych przychodzących / wychodzących
  • radzenie sobie w trudnych sytuacjach obsługowych
  • stosowania zasad savoir-vivre

Grupa docelowa:
Pracownicy sekretariatu bądź recepcji: sekretarki i asystenci

PROGRAM SZKOLENIA

1. Budowanie profesjonalnego wizerunku firmy, czyli rola sekretariatu w kształtowaniu wizerunku firmy

  • Kształtowanie dobrej opinii o firmie poprzez sposób prowadzenia rozmów Zasady komunikacji werbalnej i niewerbalnej

2. Rola sekretarki / asystenta  i oczekiwania przełożonego

  • Kluczowa rola zawodowa sekretarki /asystenta w czasach kryzysu Postawa proaktywna Punkt widzenia przełożonego a punkt widzenia sekretarki / asystenta – jak usprawnić porozumienie i współdziałanie?
  • Jakich określeń i zwrotów nie używać w rozmowie z przełożonym

3. Organizacja pracy sekretariatu

  • Organizacja czasu pracy przełożonego (prowadzenie terminarza, harmonogram zajęć, hierarchia zadań, pojęcie „złodzieje czasu”, sporządzanie notatek informacyjnych, przekazywanie informacji wewnątrz oraz na zewnątrz firmy) Przydatne techniki i narzędzia planowania czasu

4. Profesjonalna obsługa klienta zewnętrznego Zasady profesjonalnej obsługi  Klientów zewnętrznych firmy Metody radzenia sobie z trudnymi sytuacjami

5. Obowiązki reprezentacyjne sekretarki / asystenta Zasady savoir-vivre Dresscode

6. Podsumowanie szkolenia w formie praktycznych wniosków

MIELIŚMY PRZYJEMNOŚĆ PRACOWAĆ DLA:

1

Przeszkoliliśmy ponad 40000 dyrektorów, menedżerów, kierowników i naczelników.

2

W Akademiach menedżerskich, w których mierzyliśmy efektywność (47 projektów 286 dni szkol.) poziom kompetencji wzrósł średnio o 16%.

3

Pracujemy na poziomie kompetencji (wiem co i jak mam zrobić), motywacji (wierzę, że warto), postawy (zamierzam to zrobić) , wdrożenia (follow up)

4

Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez amerykańskie centrum Center for American Progress, koszt zastąpienia pracowników wynosi około 16% ich rocznego wynagrodzenia. W przypadku menadżera zwiększa się do 100%.

Według badania na potrzeby programu „Polaków Portret Własny” wśród cech, które szefowie najbardziej cenią u swoich sekretarek, tylko (4%), wskazało atrakcyjny wygląd, a aż 33% kompetencje.

Szkolenie związane z:
  • budowanie wizerunku
  • sekretariat
  • obsługa klienta
  • savoir-vivre

KORZYŚCI DLA ORGANIZACJI:

  • wzmocnienie wizerunku organizacji
  • wzmocnienie efektywności pracy jednostek posiadających sekretariat

KORZYŚCI DLA PRACOWNIKA:

  • zmniejszenie poziomu stresu negatywnego
  • efektywna organizacja pracy
  • umiejętność budowania profesjonalnego wizerunku

KORZYŚCI WSPÓLNE:

  • lepszy przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi
  • efektywniejsza organizacja spotkań
Profesjonalny sekretariat

TRENERZY SZKOLENIA

OPINIE O SZKOLENIACH

Marta Siębor


Front Desk Manager
tel.: 505 273 550
biuro@projektgamma.pl
Marta Siębor

Justyna Baryła-Rychert


Project Manager
tel.: 505 273 483
j.baryla@projektgamma.pl
Justyna Baryła-Rychert

Justyna Baryła-Rychert


Project Manager
tel.: 505 273 483
j.baryla@projektgamma.pl
Justyna Baryła-Rychert
Zaznacz liczebność grupy i zostaw dane kontaktowe, a odezwiemy się z wyceną szkolenia.

ZOBACZ NAJBLIŻSZE Szkolenia - efektywność osobista

Komunikacja to kompetencja fundamentalna - leży u podstaw większości czynności wykonywanych przez menedżerów, specjalistów i sprzedawców. Szkolenie z komunikacji to zestaw praktycznych, skutecznych narzędzi, które łatwo wdrożyć do swojej pracy. Serdecznie zapraszamy na trening komunikacji interpersonalnej!
08 grudnia 2025 - 09 grudnia 2025
2025-12-08
2025-12-09
Szkolenie online Szkolenie online
16 lutego 2026 - 17 lutego 2026
2026-02-16
2026-02-17
Szkolenie online Szkolenie online
Dostępne jest szkolenie zamknięte.
Szkolenie dostarcza narzędzi i metod, które pozwalają wyznaczyć priorytety w kontekście celów projektu oraz lepiej rozplanować i zorganizować własną pracę. Zapraszamy na warsztat: organizacja czasu pracy - multitasking i efektywność osobista.
12 stycznia 2026 - 13 stycznia 2026
2026-01-12
2026-01-13
Szkolenie online Szkolenie online
Dostępne jest szkolenie zamknięte.
Pewność siebie pozwala w pełni korzystać z własnych zasobów i talentów. Szkolenie pewność siebie  pozwoli wypracować szereg technik mentalnych i przekonań zwiększających potencjał psychologiczny w tym obszarze. Zapraszamy na kurs pewności siebie!
16 lutego 2026 - 17 lutego 2026
2026-02-16
2026-02-17
Szkolenie online Szkolenie online
Dostępne jest szkolenie zamknięte.

FAQ

Jak wygląda organizacja pracy?

Dobrze prowadzony sekretariat opiera się na jasnych zasadach organizacji zadań, priorytetyzacji oraz efektywnej obsłudze przełożonych i gości. Każdy dzień to planowanie, pilnowanie terminów i bieżące rozwiązywanie spraw. Znajomość narzędzi, takich jak kalendarze elektroniczne, protokoły przekazywania dokumentów i schematy komunikacji, znacząco podnosi jakość codziennej pracy. To właśnie tutaj liczy się sprawność, systematyczność i wyczucie, które zadania wymagają reakcji „tu i teraz”.

Co wyróżnia profesjonalny sekretariat?

Profesjonalny sekretariat działa według konkretnych procedur, zapewniając spójność komunikacji i wysoką jakość obsługi. Kluczowe są tu standardy obsługi klientów oraz współpracy z zarządem, ale też kultura korespondencji czy umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych. Dobre praktyki to nie tylko uprzejmość, ale też konsekwencja w przestrzeganiu zasad firmy oraz zachowanie tajemnicy służbowej. To daje stabilność pracy całej organizacji.

Wyróżnikiem jest również elastyczność – sekretariat często pierwszy mierzy się z nowymi wyzwaniami, które pojawiają się w firmie z dnia na dzień. Tu liczy się gotowość do szybkiej adaptacji i chłodna głowa.

Jak zarządzać korespondencją?

Odpowiednie prowadzenie dokumentacji i korespondencji to podstawa pracy sekretariatu. Ważne są tu sprawdzone szablony pism, nadawanie numerów sprawom, archiwizacja oraz pilnowanie poufności informacji. Zarówno w przypadku pism tradycyjnych, jak i e-maili obowiązują standardy, które usprawniają komunikację zewnętrzną i wewnętrzną. Przestrzeganie terminów i właściwe adresowanie dokumentów wpływa na tempo obiegu informacji w całej firmie.

Dlaczego komunikacja jest kluczowa?

W sekretariacie sprawny przepływ informacji to absolutna podstawa. Komunikacja dotyczy zarówno kontaktu z zarządem, jak i z klientami czy innymi pracownikami. Liczy się tu precyzja wypowiedzi, kultura słowa, a także umiejętność rozwiązywania sytuacji trudnych, np. w przypadku reklamacji lub napiętych terminów. Silną stroną profesjonalnej asystentki jest opanowanie oraz umiejętność słuchania. Bez tych cech łatwo o chaos i nieporozumienia.

Każda rozmowa – telefoniczna, mailowa czy osobista – buduje wizerunek całej firmy. Dlatego dbałość o jasność przekazu i cierpliwość do pytań są nie do przecenienia.

Jak radzić sobie ze stresem?

Sekretariat to miejsce, gdzie codziennie pojawia się wiele nowych tematów, zadań do pilnego załatwienia i trudnych sytuacji. Ważna jest umiejętność zachowania zimnej krwi, stosowanie technik radzenia sobie z napięciem oraz rozdzielania spraw pilnych od ważnych. Taka postawa pozwala unikać wypalenia i podtrzymywać wysoką jakość pracy nawet w gorących momentach.

Voucher rozwojowy 2025