Protokół dyplomatyczny w służbie ministerstwa w czasie prezydencji Polski w UE

Celem głównym szkolenia jest zapoznanie uczestników z podstawowymi zasadami protokołu dyplomatycznego, a w szczególności:

• wprowadzenie do zasad protokołu dyplomatycznego
• źródła historyczne i prawne protokołu dyplomatycznego
• normy występujące w protokole dyplomatycznym
• pojęcia i zadania występujące w protokole dyplomatycznym
• budowanie wizerunku urzędu, w tym typy strojów i zasady ich doboru,
• precedencja – zasady ustalania pierwszeństwa w Polsce oraz wybranych krajach UE
• ceremoniał – organizacja i przebieg uroczystości oficjalnych
• etykieta – zasady dobrego i umiejętnego zachowania w życiu codziennym i zawodowym,
• korespondencja – zasady i formy pisania listów, życzeń, zaproszeń, kondolencji, itp.,
• przyjmowanie gości zagranicznych i kontakty z przedstawicielami zagranicznymi.
• prowadzenia oficjalnych rozmów, negocjacji i mediacji w dyplomacji i biznesie.
• elementy autoprezentacji i wystąpień publicznych.
• organizacja przyjęć (typy przyjęć, rozsadzanie przy stole, dobór, sposób jedzenia, itp.),
• delegacje – wyjazdy i przyjmowanie delegacji – o czym pamiętać przy organizacji?

Metody prowadzenia szkolenia

Szkolenie prowadzone będzie z zastosowaniem teorii doświadczalnego uczenia się osób dorosłych
Dawida A. Kolba, pozwalającego zaangażować w istotny sposób wszystkich uczestników szkolenia w niezależnie od ich preferencji nauczania.

Dzięki temu szkolenie będzie dynamiczne, prowadzone metodami aktywującymi samych uczestników z rozbudowanymi elementami treningu umiejętnościowego.

Podczas szkolenia zostaną użyte takie metody szkoleniowe jak: prezentacja trenerska, mini-wykład, analiza nagrań i zdjęć z sieci.

MODUŁ 1:
Protokół dyplomatyczny na usługach urzędu

• Źródła historyczne protokołu dyplomatycznego.
• Wykorzystanie elementów protokołu dyplomatycznego w pracach urzędu.
• Pojęcia i zadania występujące w protokole dyplomatycznym.
• Normy regulujące nasze postępowanie, ich miejsce w etykiecie.

MODUŁ 2:
Kody strojów, budowanie wizerunku kompetentnego reprezentanta urzędu

• Pierwsze wrażenie, a budowanie własnego wizerunku i wizerunku organizacji – urzędu.
• Zachowanie czy wygląd – co bardziej ważne w sytuacjach służbowych?
• Charakterystyka ubiorów (casual, bizness casual, bizness dress) – które bardziej użyteczne?
• Dodatki jako ważny element kompozycji wizerunku (np. okulary, pióra, teczki-nesesery).
• Sytuacja wymagające korzystania ze strojów uroczystych i formalnych.

MODUŁ 3:
Prowadzenia oficjalnych rozmów, negocjacji i mediacji w dyplomacji i biznesie.

• Skuteczna komunikacja werbalna i poza werbalna w sytuacjach służbowych.
• Rola komunikacji niewerbalnej w sytuacjach międzykulturowych w UE.
  Komunikacja niewerbalna i jej znaczenie w krajach pozaeuropejskich (np. Azja, kraje arabskie).
• Autoprezentacja i wystąpienia publiczne – podstawowe zasady
• Prowadzenia oficjalnych rozmów, negocjacji i mediacji w dyplomacji i biznesie.

MODUŁ 4:
Zasada pierwszeństwa i wymiana wizytówek

• Przedstawianie osób wg starszeństwa, płci czy stanowiska?
• Procedencja w Polsce i krajach Unii Europejskiej.
• Precedencja w różnych sytuacjach (duchowieństwo, nauka, znamienici goście, ambasadorowie).
• Etykieta flagowa – zasady stosowania przed budynkami i w pomieszczeniach.
• Praktyka w posługiwaniu się wizytówkami w sytuacjach służbowych.

MODUŁ 5:
Tytułowanie gości i formy zaproszeń

• Tytuły honorowe, naukowe i służbowe w sytuacjach codziennych i uroczystych.
• Zasady tytułowania w różnych sytuacjach służbowych.
• Zaproszenia oficjalne i nieoficjalne – zawartość.
• Zasady redagowania i przesyłania zaproszeń na różne okazje – dobre praktyki.
• R.S.V.P., P.M. oraz inne międzynarodowe oznaczenia z zaproszeń.

MODUŁ 6:
Etykieta stołu, zasady organizacji przyjęć

• Rodzaje poczęstunków wg protokołu dyplomatycznego.
• Organizacja poczęstunków (dobór miejsca, rodzaj serwisu, menu, diety, inne).
• Serwisy do dyspozycji, czyli w jakiej konwencji organizujemy przyjęcie.
• Przygotowanie stołów do rozsadzania gości – zasady rozsadzania gości
• Przygotowanie toastów – sztuka wygłaszania toastu.

MODUŁ 7:
Zasady organizacji wizyt delegacji

• Przygotowanie wizyty: ceremonialna, oficjalna, służbowa.
• Elementy i czynniki międzykulturowe brane pod uwagę przy organizacji wizyty.
• Program oficjalny i program roboczy – sposoby rozpisywania.
• Rozmowy formalne i nieformalne – o co warto zadbać, organizacja, sposoby rozsadzania.
• Sposoby podpisywania umów – zasady w oparciu o zalecenia protokołu dyplomatycznego.

MODUŁ 8:
Korespondencja organizacyjna, Netykieta

• Korespondencja dyplomatyczna i korespondencja służbowa.
• Pisma w formie papierowej a pisma elektroniczne mail – podobieństwa i różnice
• Maile i SMS prywatne a służbowe – charakterystyka zagrożeń
• Komunikowanie się i korespondencja przy użyciu komunikatorów i na czatach – Netykieta
• Zasady netykiety w urzędzie: spotkania online wewnętrzne i z osobami z poza urzędu