


W polskiej administracji publicznej język urzędowy często sprawia trudności zarówno osobom piszącym, jak i odbiorcom dokumentów. Wynika to z użycia skomplikowanych zwrotów, archaizmów czy zdań wielokrotnie złożonych. W praktyce prowadzi to do niejasności i frustracji po stronie obywateli, którzy oczekują jasnej i zwięzłej informacji. Złożoność języka urzędowego jest również barierą w skutecznej komunikacji pomiędzy urzędnikami a klientami urzędu.
Zmiana stylu pisania wymaga nie tylko znajomości zasad gramatycznych, ale również umiejętności ich praktycznego zastosowania w typowych pismach urzędowych, takich jak decyzje, wezwania czy odpowiedzi na wnioski. Zwrócenie uwagi na prostotę przekazu i eliminację błędów leksykalnych pozwala zbudować pozytywny wizerunek urzędu.
Najczęściej powtarzające się błędy w pismach administracyjnych to niewłaściwe stosowanie form grzecznościowych, niepotrzebne powtórzenia oraz stosowanie sformułowań niezrozumiałych dla przeciętnego odbiorcy. Zdarza się także niepoprawna interpunkcja oraz brak spójności logicznej w wypowiedzi. Takie niedociągnięcia mogą powodować nieporozumienia i konieczność ponownego składania wyjaśnień.
Poprawność językowa dotyczy nie tylko pisowni, ale także tonu wypowiedzi oraz jasności i zwięzłości przekazu. Zwracanie uwagi na te elementy jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdej instytucji publicznej i pozytywnej relacji z petentami.
Uproszczenie urzędowej korespondencji wymaga stosowania prostych, krótkich zdań i unikania specjalistycznej terminologii, o ile nie jest niezbędna. Zaleca się używanie aktywnych form wypowiedzi i jasno określonych struktur zdania. Istotne jest również dbanie o przejrzystość oraz logiczny układ treści w dokumencie.
Wdrażanie standardów komunikacji opartej na prostocie i precyzji wpływa pozytywnie na odbiór pism urzędowych. Pozwala szybciej rozwiązywać sprawy oraz budować wizerunek urzędu jako otwartego i przyjaznego obywatelowi.
Pisma urzędowe nie muszą być bezosobowe i hermetyczne. Możliwe jest przygotowanie tekstów, które zachowując formalny charakter, będą jednocześnie zrozumiałe i życzliwe. Kluczowe jest zastosowanie prostego słownictwa, logicznej struktury oraz wyjaśnianie trudniejszych terminów.
Komunikacja z obywatelem powinna być oparta na szacunku i otwartości. Przejrzystość języka ułatwia załatwianie spraw, a petent czuje się lepiej zaopiekowany przez instytucję publiczną.



Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2021 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.