Zarządzanie projektami w Administracji Publicznej

Wiele organizacji administracji publicznej zdaje sobie sprawę z potrzeby rozwinięcia wśród pracowników kompetencji zarządzania projektami i wprowadzenia określonych standardów w tym zakresie do pracy operacyjnej. Nie chcą jednak ograniczać się do jednej, zwykle opartej na systemie certyfikacji metodyki, za to potrzebują szkolenia o uniwersalnym charakterze albo wręcz przeciwnie – programu dokładnie dopasowanego do rozpoznanych u siebie potrzeb i specyfiki organizacji.

Właśnie dla takich klientów powstała poniższa koncepcja szkolenia. Program można elastycznie konfigurować, wybierając określone części i tematy, ostatecznie decydując się na jedno, dwu lub trzydniowe szkolenie.

Proponowane szkolenie pozwala zapoznać uczestników z całościowym spojrzeniem na zarządzanie projektami w organizacji zarówno poziomu osoby odpowiedzialnej za ich realizację, kluczowych członków zespołów projektowych oraz osób odpowiedzialnych za zarządzanie portfelem projektów, szczególnie związanych z udostępnianiem zasobów ludzkich do projektów.

Program opiera się na najbardziej cenionych międzynarodowych standardach i dobrych praktykach zarządzania projektami uzupełnionych osobistym doświadczeniem i praktyką trenera.

Przykłady, na których pracują uczestnicy powstają na gorąco w trakcie szkolenia i osadzone są w środowisku pracy uczestników. Dzięki przejściu w formule warsztatu przez wszystkie etapy projektu związane definiowaniem jego założeń, planowaniem terminów, zasobów, analizą ryzyka, planem przeglądów i raportów postępu, wreszcie z zamknięciem i rozliczeniem realizacji celów uczestnicy będą mogli wypracować własne, dopasowane do specyfiki projektów prowadzonych w swoich organizacjach wnioski i pomysły na wdrożenie zmian.

1. Uporządkownie głównych pojęć

• Różnica między pracą operacyjną (procesową) a zadaniami projektowymi
• Główne ograniczenia projektu i zarządzanie relacjami między nimi – zakres, czas, budżet
• Cykl życia projektu w zależności od jego specyfiki – kiedy podejście tradycyjne, kiedy model adaptacyjny, a kiedy typowo zwinnie (agile). Jak wykorzystać silne strony każdego z tych podejść i stworzyć hybrydę dopasowaną do potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa
• Kontekts – jak umieścić projekt w strukturze organizacji?

2. Rozpoczynanie projektu

• Definiowanie celów – od problemu do rozwiązania, poprzez cele realizacyjne aż po mierniki oceny ich osiągnięcia
• Uzasadnienie Biznesowe – analiza ekonomiczna, wykonalności i wybór formuły realizacyjnej projektu
• Struktura zarządzania projektem – Sponsor (lub Komitet Sterujący), kierownik projektu, członkowie zespołu projektowego, kluczowi interesariusze – poziomy odpowiedzialności i uprawnień
• Analiza wymagań – czego tak naprawdę oczekują interesariusze zarówno zewnętrzni, jak i zewnętrzni
• Kluczowe ryzyka projektu – analiza ryzyk projektu względem całej organizacji i ryzyk realizacji samego projektu. Planowanie reakcji na ryzyko

3. Planowanie zakresu i przebiegu projektu

• Struktura Podziału Prac – definiowanie szczegółowego zakresu projektu i jego produktów cząstkowych
• Macierz Podziału Odpowiedzialności – przypisanie ról względem poszczególnych pakietów prac w projekcie
• Diagram Sieciowy – określenie zależności między wszystkimi zadaniami w projekcie, pierwsza analiza terminów, zadań krytycznych i optymalizacja czasu trwania projektu
• Harmogram – przeniesienie planu na oś czasu (Wykres Gantta), budżetowanie zasobów projektu
• Kamienie Milowe – ważne punkty kontroli zakresu i zaplanowane miejsca dużych bezkosztowych zmian w projekcie – korzyści finansowe z podejścia etapowego
• Metoda Łańcucha Krytycznego – jak skrócić teoretycznie już nieskracalny plan projektu i zwiększyć szansę realizacji celu projektu w terminie
• Plan Zarządzania Ryzkiem – szczegółowa analiza ryzyk, plan reakcji na nie, budżetowanie ryzyk

4. Realizacja projektu i jego monitoring

• Zarządzanie zmianami – procedury vs. podejście elastyczne
• Raporty okresowe i na kamieniach milowych – metody monitorowania projektu z poziomu Sponsora i Zarządu. Partycypacja w raportowaniu osób odpowiedzialnych za prace głównych obszarów w organizacji.
• Metody analizy stanu projektu i jego dalszych perspektyw oparte na harmonogramie i przepływach  finansowych

5. Zamykanie projektu

• Formalne rozliczanie projektu
• Przekazywanie produktów projektu do życia w działalności operacyjnej i standardy monitowania skutecznosci implemantacji
• Zbieranie doświadczeń z projektów – podejście systemowe pod kątem uczącej się organizacji