Rola sekretariatu w biurze

Bez wątpienia, jednym z ważniejszych filarów każdej firmy jest sekretariat. Sposób jego działania można rozpatrywać na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze, jest to organizacja wewnętrznej pracy firmy. Od sprawności i zorganizowania osób tam pracujących zależy bardzo wiele - między innymi właściwy obieg dokumentów, umawianie spotkań biznesowych czy też pilnowania terminarza. Jednym słowem, profesjonalna sekretarka dba o to, aby w firmie wszystko działało jak w szwajcarskim zegarku.

Drugi, bardzo ważny aspekt to kontakty z klientami. Sekretariat jest najczęściej pierwszą linią frontu w kontaktach biznesowych. Osoby, które przychodzą na spotkanie, bądź dzwonią z konkretnym pytaniem, zazwyczaj najpierw mają do czynienia z osobami pracującymi w sekretariacie. Od tego, w jaki sposób klient zostanie przyjęty, w dużej mierze zależą dalsze kontakty biznesowe. W życiu zawodowym, podobnie jak i w życiu prywatnym nie do przecenienia jest pierwsze wrażenie. Jeżeli ono wypadnie niepomyślnie, to dużo trudniej jest później zbudować zaufanie i stworzyć przyjazną atmosferę wzajemnego szacunku.

Jakie cechy powinna posiadać osoba pracująca w sekretariacie? Temat ten jest bardzo szeroki. Przede wszystkim osobę taką musi cechować pełen profesjonalizm podczas wykonywania obowiązków. Nie mogą do głosu dochodzić problemy prywatne czy gorsze samopoczucie. Pracownik sekretariatu powinien pamiętać, że to on jest wizytówką firmy - uśmiech i pozytywne nastawienie do klientów, to powinien być chleb powszedni. Równie istotna jest także organizacja pracy. Ze względu na dużą ilość dokumentów jakie znajdują się w obiegu wewnętrznym, pracownik sekretariatu powinien być przede wszystkim osobą niezmiernie zorganizowaną i terminową. Kreatywny chaos w tym przypadku zarezerwowany jest dla pracowników działów twórczych. Ważną cechą osobowości jest także odporność na stres. Mając codziennie styczność z klientami, osoba taka narażona jest na wiele niespodziewanych sytuacji, z których musi wychodzić obronną ręką. Właściciele firm powinni nieustannie inwestować w rozwój swoich pracowników, wysyłając ich między innymi na profesjonalne szkolenia z zakresu obsługi klienta.