Zen to done

Leo Babauta prowadzi bloga Zen Habits, na którym dzieli się z czytelnikami radami i wskazówkami dotyczącymi produktywności. Oprócz tego, zasłynął z e-booka Zen to Done, za pomocą którego zebrał w jedną całość swoją wiedzę w tym zakresie. Stworzył on inteligentny system zarządzania czasem, czerpiąc inspirację z dwóch innych wybitnych pozycji: „Getting Things Done” i „First Things First”.

Książka składa się z 17 rozdziałów, w których autor głównie skupia się na opisie dziesięciu nawyków, które powinniśmy wprowadzić do naszego życia. Pierwszy z nich to kolekcjonowanie: Babauta radzi, abyśmy zawsze mieli przy sobie notatnik i za każdym razem jak przyjdzie nam na myśl coś ważnego, do czego chcielibyśmy wrócić później, powinniśmy to w nim zapisać. Mowa tu o pomysłach, zadaniach do wykonania, rzeczach do przeanalizowania, drobnych informacjach godnych zapamiętania itp.

Drugi nawyk to przetwarzanie: kiedy wracamy do domu, wyjmujemy nasz notatnik i dokładnie przeglądamy wszystko, co w nim zapisaliśmy. Decydujemy które rzeczy powinniśmy zrobić natychmiast (ważne zadania do dokończenia, wyszukanie informacji w Internecie), które muszą zostać zrobione, które możemy przydzielić innym osobom, które możemy wykreślić z listy (bo są zupełnie niepotrzebne), a na które powinniśmy zwrócić szczególną uwagę. Najlepiej by było, abyśmy przejrzeli wszystkie zgromadzone notatki natychmiast i za jednym razem, a następnie wszystkie inne źródła wiadomości, takie jak mail, SMSy, poczta głosowa. Na podstawie tego możemy sporządzić odpowiednią listę obowiązków.

Następnym nawykiem jest planowanie – każdego dnia powinniśmy mieć dwa lub trzy ważne zadania do wykonania. Powinny to być rzeczy, które umieściliśmy na sporządzonej wcześniej liście jako pierwsze. To są najważniejsze elementy naszego dnia. Resztę dnia możemy wypełnić drobniejszymi sprawami. Nawyk czwarty to działanie. Nie jest to jednak punkt tak oczywisty, jak mogłoby się to wydawać na początku.

Najpierw musimy wybrać jedno zadanie z tych, które przeznaczyliśmy na konkretny dzień, a następnie wyeliminować wszystkie rzeczy, które mogłyby nas rozpraszać w jego wykonaniu – wyłączyć telefon, skrzynkę pocztową itp. Koncentrujemy się tylko i wyłącznie na projekcie. Jeżeli coś nam przeszkodzi, zapisujemy to w notesie (po zakończeniu pracy) i kontynuujemy to, co zaczęliśmy.

Krok piąty to prosty, zaufany system. Nasz system nie powinien bowiem być zbyt skomplikowany i złożony. Babauta sugeruje stworzenie kilku „to-do lists”: praca, sprawy osobiste, rzeczy do załatwienia, telefony do wykonania itp. Nawyk szósty brzmi „organizuj” – chaos jest naszym największym wrogiem. Wszystko powinno być na swoim miejscu i wykształcenie zwyczaju sprawdzania, czy wszystko jest dobrze uporządkowane to bardzo wartościowa rzecz.

Nawyk siódmy to przeglądanie. Co tydzień, poświęćmy chwilę na ustalenie tego, w jakim miejscu się obecnie znajdujemy i co chcemy osiągnąć w przyszłości. Autor sugeruje kilkustopniowy proces. Najpierw weryfikujemy nasz najważniejszy długoterminowy cel do osiągnięcia, a potem ten krótkoterminowy. Następnie, przeglądamy nasze notatki i sprawdzamy, czy na pewno niczego nie pominęliśmy. Potem sprawdzamy nasz kalendarz – upewniamy się, że o niczym nie zapomnieliśmy i że jesteśmy przygotowani na następny tydzień. Następnie ustalamy nasz cel na nadchodzące dni i zapisujemy ważne zadania, które będziemy po kolei wykonywać.

Nawyk ósmy to upraszczanie. Sprawdzamy, czy na naszej liście obowiązków nie ma irrelewantnych rzeczy, a jeśli występują, to je likwidujemy albo ograniczamy do minimum. Interesują nas przede wszystkim fundamentalne cele. Nawyk dziewiąty to rytuały: ustalamy dzienny rytuał zawierający w sobie jak najwięcej opisanych wyżej nawyków. Na koniec, odkrywamy swoją pasję – jeżeli nie pasjonujemy się tym, co robimy, bardzo trudno będzie wprowadzić te czynniki do naszego życia. Jeśli to lubimy, wykonywanie zadań będzie dla nas znacznie łatwiejsze i wręcz naturalne.